Künstliche Intelligenz im HR-Bereich: Herausforderungen und Chancen

Die Nutzung von KI steckt bei den meisten HR-Abteilungen noch in den Kinderschuhen und ist dort bislang kein großes Thema. Dies unterstreicht auch eine aktuelle Studie von Kienbaum. Rechtsunsicherheiten und fehlende Kompetenzen sind dabei die größten Hindernisse. Um den Anschluss nicht zu verpassen, sind folgende Maßnahmen notwendig:

1. Kompetenzen Aufbauen

Viele HR-Abteilungen verfügen nicht über die erforderlichen Fähigkeiten, um die Veränderungen durch KI zu nutzen. Es ist daher essenziell, gezielte Weiterbildungsprogramme anzubieten. Diese sollten sowohl technische als auch ethische Aspekte der KI umfassen. Dabei geht es nicht nur um das Verständnis der Technologie selbst, sondern um die Fähigkeit, die Ergebnisse zu interpretieren und in die Praxis umzusetzen. Ohne entsprechende Schulungen und Weiterbildungsprogramme können HR-Mitarbeiter die Potenziale von KI nicht hinreichend ausschöpfen.

Dienstleistungsunternehmen aus dem IT- und Trainingsumfeld haben sich gerade in diesem Feld professionalisiert. Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten für HR-Mitarbeiter sind durch Online-Trainings bzw. durch individuelle Präsenzworkshops entstanden. Sie decken Basistrainings bis hin zu spezifischen Kursen für dedizierte Aufgaben durch „blended Trainings“, die eine Kombination aus Online-Trainings und Präsenzveranstaltungen bilden. Die Inhalte gliedern sich in maschinelles Lernen, effizienten Datenanalyse beispielsweise aus Excel-Tabellen und ethische Fragestellungen. Durch Beispiele und Verständnisfragen kann sehr individuell auf die Teilnehmer eingegangen werden. Es entsteht ein gemeinsames Lernen und fördert die Neugierde hinsichtlich der Möglichkeiten dieser ständig verbesserten Technologie. Durch die zunehmende Nutzung von KI-Tools wie Chat CPT  verbessert sich kontinuierlich die Effizienz von Routinearbeiten, die fast automatisch erbracht werden.

Der Einsatz von KI im HR-Bereich wirft auch ethische Fragen auf. Es besteht die Gefahr, dass KI-Systeme Vorurteile und Diskriminierung verstärken, wenn sie auf voreingenommenen Daten trainiert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre KI-Anwendungen fair und gerecht sind und regelmäßig überprüft werden, um mögliche Verzerrungen zu erkennen und zu korrigieren.

2. Rechtsunsicherheiten klären

Die Unsicherheit bezüglich rechtlicher Rahmenbedingungen hemmt die Implementierung von KI. Hier sind klare Richtlinien und Regularien notwendig, die den Einsatz von KI im HR-Bereich regeln und noch fehlen. Unternehmen ohne interne Rechtsabteilung sollten externe Unterstützung durch spezialisierte Kanzleien in Anspruch nehmen, um Compliance sicherzustellen.
Wichtig ist zu prüfen, dass alle Anwendungen, die das Unternehmen plant einzuführen, die rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllen und den strengen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Nur dadurch ist gewährleistet, dass die KI-Technologien sicher und rechtskonform implementiert werden.

3. Kulturwandel fördern

Oftmals herrscht in HR-Abteilungen eher Ablehnung als Offenheit gegenüber einer Transformation durch KI. Ängste hinsichtlich des Verlusts von existierenden Aufgabenbereichen und Mitarbeiterabbau hemmen eine erfolgreiche Implementierung vereinfachter Prozesse. Ein Kulturwandel ist notwendig, um die Vorteile von KI zu erkennen und zu nutzen. Die Attraktivität neuer, interessanter Aufgaben im HR-Bereich muss gefördert werden. Führungskräfte sind dafür die besten Vorreiter. Sie sollten die Möglichkeiten von KI stärken, vorleben und ihre Mitarbeiter in dieser Transformation unterstützen. Eine positive Kommunikation an die Mitarbeiter ist essentiell. Im Schulterschluss mit der Geschäftsleitung, der internen Kommunikation, den Führungskräften und HR sollten die Vorteile durch „Best Practices“ vermittelt werden. Die vorherrschende Skepsis mancher Mitarbeiter gegenüber neuen Technologien und die daraus resultierenden Ängste können damit bereits im Vorfeld reduziert und das Interesse für ein effizienteres Arbeiten geweckt werden. Zusätzlich werden neue Aufgabenbereiche geschaffen, die neue Entwicklungschancen für interessierte Mitarbeiter bieten.

4. Pilotprojekte initiieren

Pilotprojekte in bestimmten Themenfeldern helfen, KI-basierte Aufgabenfelder zu testen und aus den Herausforderungen bei der Implementierung zu lernen. Dies erleichtert einen erweiterten und reibungsloseren Rollout. Erfolgreiche Pilotprojekte können als Best Practices dienen und die Akzeptanz von KI fördern. Die häufigsten Anwendungen im HR-Bereich beginnen im Recruiting, wo eine automatisierte Bewerberauswahl stattfindet. Lebensläufe können mit entsprechender Software durch KI automatisch analysiert und nach geeigneten Kandidaten priorisiert werden. Dadurch wird die Bewerberauswahl signifikant reduziert. Die gewonnene Zeit kann für die Vor- und Nachbereitung persönlicher Bewerbergespräche genutzt werden. Auch Entgeltprozesse, Performancemanagement sowie vorwiegend administrative Aufgaben laufen heute bereits digital ab. Viel effektiver wird es durch den erweiterten Einsatz von KI-Anwendungen, die es ermöglichen, aus der Summe aller Personaldaten die richtigen Entscheidungen zu treffen. Eine wesentliche Quelle wäre beispielsweise die Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit. Häufig liegen Personaldaten nicht in einheitlich strukturierten Daten vor. Dazu bedarf es Spezialisten, die durch Programmierung diese „Dateninseln“ konsolidieren können.

5. Zusammenarbeit mit Experten

Die Zusammenarbeit mit KI-Experten und Technologieanbietern kann den Einstieg erleichtern. Externe Berater können wertvolle Einblicke und Unterstützung bieten, um die Implementierung von KI erfolgreich zu gestalten. Für eine gezielte und langfristige Implementierung ist der Aufbau dieser Experten im Unternehmen als Teil der HR-Abteilung unerlässlich. Diese Experten sollten über ein klares Verständnis der HR-Prozesse verfügen und zugleich tiefgehende technologische Programmierungskenntnisse besitzen. In überregionalen Organisationen existieren häufig unterschiedliche HR-Systeme mit unterschiedlich strukturierten Personaldaten. Die Herausforderung liegt in der Integration, um die Datenqualität sicherstellen zu können. Hier bedarf es eines komplexeren Programmierungsaufwands, um die wertvollen Daten strukturiert und aussagekräftig aufzubauen.

6. Welche Themen sollten vor der Einführung von KI-Technologien im HR-Bereich sichergestellt werden?

Existierende KI-Unternehmensziele in der Value Chain des Unternehmens sollten mit denen in der HR-Organisation verknüpft werden. Dabei ist eine klare Festlegung der Schwerpunktbereiche notwendig, die eine unternehmensweite Nutzung von KI fördern und ermöglichen sollen. KI fließt ganzheitlich in die Unternehmensstrategie ein und sollte synchron mit der Unternehmenstransformation in den unterschiedlichen organisatorischen Einheiten verbunden sein.

Die gewonnenen Erkenntnisse durch KI-Anwendungen mit den möglichen Risiken durch regulatorische Einflüsse wie veränderten Datenschutzmaßnahmen, sowie den erreichten Prozessoptimierungen sollten durch eine Kommunikationsplattform über aktuelle Veränderungen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Diese beinhaltet die Erfolge und den Reifegrad der einzelnen Entwicklungsschritte der gesamten Organisation.

Startet der HR-Bereich mit KI-Anwendungen nachrangig gegenüber der Produktion, dem Vertrieb und dem Marketing, so helfen diese bisher erreichten Erfolge für die Bahnung bevorstehender Implementierungen für die HR-Organisation.

7. Warum scheitern KI-Projekte?

Häufig werden technologische Probleme als Hauptursache mangelnder Implementierungserfolge genannt. Dennoch werden drei wesentliche Gründe menschlicher Natur genannt. Dazu zählen die Ablehnung durch die Nutzer von KI-Lösungen. Der Widerstand durch die interne Politik des Unternehmens. Sowie die unangemessenen Erwartungen an die sofortigen Erfolge, die sich nicht automatisch durch KI-Anwendungen einstellen. Die Haupthindernisse für eine erfolgreiche Einführung sind die Komplexität und die Zugänglichkeit von relevanten Daten, die erschwerte Möglichkeit, den Wert der Analysen zu messen und vor allem den Mangel an Personal, Fertigkeiten sowie Technologiewissen.

Fazit

Die erfolgreiche Einführung von KI im Personalbereich hängt wesentlich von der ganzheitlichen Unterstützung des Führungsteams und der Förderung dieser Ausrichtung im gesamten Unternehmen ab. Das bedeutet, die Implementierung bereits im Vorfeld professionell vorzubereiten, indem man möglicherweise auf bereits eingeführte KI-Maßnahmen aus operativen Einheiten zurückgreift.

Durch diese Maßnahmen können HR-Organisationen die Herausforderungen meistern und die Chancen, die KI bietet, optimal nutzen. Die schnellen Entwicklungszyklen im Markt erlauben keinen Aufschub. Es ist an der Zeit, die notwendigen Schritte zu unternehmen und die Zukunft der HR-Arbeit aktiv zu gestalten.