Mehr als Effizienz:

Workforce Management als Stabilitätsfaktor im Gesundheitswesen

Dienstpläne, Dokumentation und Abstimmungen binden im Klinikalltag oft Zeit, die an anderer Stelle fehlt, vor allem bei der direkten Patientenversorgung. In einer Situation, in der Fachkräfte knapp sind, wird genau diese Zeit zum kritischen Faktor.

Der Druck auf das Gesundheitssystem ist hoch, denn in vielen Krankenhäusern fehlen Pflegekräfte und ärztliches Personal. Für die Beschäftigten bedeutet das: Überstunden, Zeitdruck und weniger Raum für die Versorgung der Patienten. Nach Prognosen des Statistischen Bundesamts werden bis 2049 im Gesundheitswesen 280.000 zusätzliche Pflegekräfte benötigt. Tendenz steigend. Die entscheidende Frage ist daher nicht mehr nur, wie zusätzliche Fachkräfte gewonnen werden können, sondern wie sich vorhandenes Personal so einsetzen lässt, dass die Systeme stabil bleiben.

Die FutureWorks Studie zeigt, dass sich nur jede vierte Organisation im Gesundheitswesen gut auf aktuelle Herausforderungen wie Personal- und Kapazitätsplanung vorbereitet fühlt. Gerade einmal fünf Prozent der Organisationen gelten als sehr gut vorbereitete Top-Performer. Zwei Punkte, die Top-Performer von anderen Organisationen unterscheidet: Sie arbeiten häufiger mit daten- und KI-basierten Zukunftsprognosen und betrachten Veränderung als Chance.

Eine reaktive Arbeitsweise ist in vielen Einrichtungen immer noch verankert: Dienstpläne werden unter Druck angepasst, Personalengpässe kurzfristig kompensiert und Prozesse manuell koordiniert. Kommt es zu Ausfällen, eskaliert die Situation schnell, mit direkten Auswirkungen auf das Personal und die Patientenversorgung.

Wenn Personalengpässe zunehmen, verlängern sich Wartezeiten, Behandlungen müssen verschoben werden und die Belastung der Mitarbeitenden nimmt weiter zu. Studien aus Deutschland zeigen, dass eine hohe Arbeitsbelastung und unzureichende Personalausstattung nicht nur das Risiko von Versorgungsdefiziten erhöhen, sondern auch das Burnout-Risiko von Mitarbeitenden signifikant steigern. Somit ist eine vorausschauende Personaleinsatzplanung nicht nur eine organisatorische Frage, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf die Versorgungsqualität, die Patientensicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Die Fähigkeit, Personalressourcen vorausschauend und bedarfsgerecht zu steuern, wird damit zu einem wesentlichen und entscheidenden Stabilitätsfaktor im Gesundheitswesen. Digitales Workforce Management kann hier dafür sorgen, vorhandene Kapazitäten effizienter und zielgerichteter zu nutzen und Belastungen strukturell und organisatorisch abzufedern, bevor sie ein kritisches Ausmaß erreichen. Einrichtungen, die das konsequent und systematisch umsetzen, schaffen nicht nur effizientere und reibungslosere Abläufe, sondern auch stabilere und verlässlichere Arbeitsbedingungen für ihr Personal.

Von manueller Planung zu datenbasierter Steuerung

Ein zentraler Hebel für mehr Produktivität liegt in der Organisation der Arbeit selbst. Moderne Systeme zur Personalplanung können auf Basis von Bedarfen, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Rahmenbedingungen automatisiert planen und frühzeitig erkennen, wo Engpässe entstehen.

Was das im Arbeitsalltag konkret bedeutet, beschreibt Andrea Schroll, Krankenschwester in den Kliniken Südostbayern, mit über 30 Jahren Erfahrung in der Pflege:

„Heute kann ich meine Wunschdienste direkt am Handy eingeben und habe damit deutlich flexibleren Einfluss auf meine Arbeitszeit. Früher musste ich dafür tatsächlich im Krankenhaus sein und es am PC erledigen. Auch der Überblick ist viel transparenter geworden. Ich sehe jederzeit meine Dienste, meine Überstunden, meinen Urlaubssaldo. Früher habe ich oft erst morgens um sechs Uhr erfahren, wo ich eingesetzt werde. Heute kann ich über die App schon am Nachmittag sehen, wo ich am nächsten Morgen arbeite.“

Es entsteht ein Perspektivwechsel: weg von kurzfristigem Reagieren, hin zu planender Stabilität. Somit lässt sich wertvolle Zeit einsparen und der Druck auf das Personal reduzieren. Die gewonnene Zeit fließt direkt in die Patientenversorgung zurück.

Technologie allein reicht nicht

Technologische Lösungen stoßen in der Praxis oft auf gewachsene Strukturen, heterogene IT-Systeme und Skepsis der Mitarbeitenden. Systeme, die schlecht integriert sind oder den Alltag komplizieren, erzeugen neue Reibung statt Entlastung.

Der erfolgreiche Einsatz moderner Technologien zeichnet sich deshalb oft durch die Fähigkeit aus, Veränderungen zu gestalten. Dazu gehört vor allem, das Personal frühzeitig einzubinden und die Systeme konsequent am Arbeitsalltag auszurichten.

Angesichts des Fachkräftemangels gewinnt die Bindung bestehender Mitarbeitender zunehmend an Bedeutung. Flexible Arbeitszeitmodelle, transparente Dienstplanung und mehr Mitsprache bei der Gestaltung der eigenen Arbeitszeiten werden für viele Beschäftigte zu entscheidenden Faktoren bei der Wahl ihres Arbeitgebers. Digitale Workforce Management-Lösungen können hier einen wichtigen Beitrag leisten, indem sie individuelle Wünsche stärker berücksichtigen und zugleich betriebliche Anforderungen abbilden. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das sowohl die Bedürfnisse der Organisation als auch die Erwartungen der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Der nächste Schritt: Antizipation durch KI

Während datenbasierte Systeme heute bereits zu mehr Transparenz und Stabilität beitragen, eröffnet der Einsatz von künstlicher Intelligenz eine neue Stufe.

KI-gestützte Anwendungen können Muster erkennen, die über klassische Planung hinausgehen. Auf dieser Grundlage lassen sich Personalbedarfe gezielt antizipieren und Dienstpläne proaktiv anpassen.

Konkret könnte das so aussehen: Ein KI-gestütztes System kann auf Basis historischer Daten erkennen, dass die Ausfallquote zu bestimmten Zeiten steigt, und schlägt entsprechende Gegenmaßnahmen frühzeitig vor. Oder es erkennt, dass eine Pflegekraft in den vergangenen Wochen überdurchschnittlich viele Nachtdienste hatte, und markiert sie automatisch für Entlastung im nächsten Planungszyklus. Diese Art von Mustererkennung ist zwar auch für Menschen möglich, im hektischen Klinikalltag jedoch oft kaum zu leisten.

Entscheidend ist dabei, dass KI nicht als autonomer Entscheider verstanden wird, sondern als unterstützendes System. Sie ergänzt menschliche Erfahrung, ersetzt sie aber nicht.

Vorausschauende Planung wird zum kritischen Erfolgsfaktor

Die Herausforderungen des Gesundheitswesens werden voraussichtlich in den nächsten Jahren nicht nachlassen. Der demografische Wandel in Deutschland wird zu einer steigenden Nachfrage nach Gesundheitsleistungen führen, während das Angebot an Fachkräften begrenzt bleibt.  Um unter diesen Bedingungen handlungsfähig zu bleiben, müssen Organisationen ihre vorhandenen Ressourcen künftig noch gezielter und flexibler einsetzen.

Entlastung, Produktivität und Resilienz entstehen nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch das Zusammenspiel aus Organisation, Technologie und Kultur. Eine vorausschauende, transparente und datenbasierte Steuerung der Arbeit ist hierzu ein zentraler Baustein.