Unsere Arbeitswelt wird immer komplexer. Besonders Servicemitarbeiter müssen regelmäßig Schulungen und Fortbildungen absolvieren, um mit der rasanten technischen Entwicklung mitzuhalten. Jedes Zahnrad, jede Funktion müssen sie bei ihrer Arbeit kennen. Die schiere Menge an Informationen und Details, die es bei Wartungsarbeiten zu beachten gibt, nimmt regelmäßig zu.

Kurzgesagt haben Techniker nicht nur einen anspruchsvollen Job, sondern auch einen enorm wichtigen. Gründe, warum Wartungsarbeiten unerlässlich sind, gibt es nämlich einige.

Reibungsloser Ablauf

Auf die fehlerfreie Funktion eines Geräts oder eines Systems können wir uns nie absolut verlassen. Durch regelmäßige Wartungen können Servicemitarbeiter Störungen aber frühzeitig erkennen und beheben. Und nur durch solche Überprüfungen lassen sich im schlimmsten Fall Totalausfälle verhindern. Unternehmen, die ihre Wartungsplanung durchdacht und automatisiert aufbauen, haben einen enormen Vorteil. Weniger Stillstände bedeuten nämlich immer mehr Produktion. Und davon profitiert jedes Unternehmen.

Längere Einsatzzeit

Wer sein Auto regelmäßig ölt und in die Werkstatt bringt, hat daran über tausende Kilometer Freude. Diese Weisheit lässt sich auch auf andere Bereiche übertragen. Bei regelmäßiger Wartung haben alle technischen Geräte und Anlagen einen nachweisbar längeren Lebenszyklus. Und das optimiert schließlich den Einsatz und trägt zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen und mehr Nachhaltigkeit bei. Zudem haben die letzten Jahre gezeigt, wie schnell es zu Lieferengpässen kommen kann. Auf jederzeit verfügbare Ersatzteile oder ganze Maschinen sollte man sich jedenfalls nicht verlassen.

Kosten reduzieren

Die Kosten für Reparaturen, Ersatzteile oder komplette Neuanschaffungen können ziemlich schnell in die Höhe gehen. Besonders ärgerlich ist es, wenn es um teure Sonderanfertigungen oder Spezialequipment geht oder im schlimmsten Fall ganze Anlagen, Systeme oder Maschinen ersetzt werden müssen. Eine professionelle Wartungsplanung kann dies verhindern und die Ausgaben erheblich reduzieren. Proaktive Wartung ist damit ein Erfolgsfaktor, vor allem in Zeiten, in denen viele Unternehmen noch mehr auf ihre Ausgaben achten müssen.

Kundenbindung

Stillstände in der Produktion oder in anderen Bereichen eines Unternehmens wirken sich nicht nur negativ auf das eigene Haus aus, sondern auch auf die Kundenbeziehungen. Instandhaltungen und Wartungen gehören zu den essentiellen Serviceaufgaben, die die gesamte Qualität der Produkte, Abläufe und Dienstleistungen beeinflussen. Störungen können natürlich vorkommen, aber sollten sich diese häufen oder vermeidbare Probleme entstehen, können auch die tiefsten Partnerschaften darunter leiden. Nachvollziehbare und transparent verfügbare Informationen über anstehende und durchgeführte Wartungsarbeiten dagegen stärken die Partnerschaft mit Kunden und Lieferanten.

Gesetzliche Vorgaben

Alle Unternehmen und Organisationen müssen ihr Equipment regelmäßig prüfen und warten. Mal ist es nur die jährliche Prüfung sogenannter elektrischer Betriebsmittel, die die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung vorgibt (DGUV V3). In anderen Häusern geht es aber auch darum, bestimmte Standards wie DIN 31051, DIN EN 13306 oder eine ISO 27001-Zertifizierung zu erreichen. An professionellen Wartungsarbeiten kommt niemand vorbei.

Unterstützung durch den digitalen Helfer

Auf den Schultern von Servicemitarbeitern lastet viel Verantwortung. Dabei geht es nicht nur um das technische Know-how, sondern auch um Themen wie Organisation, Planung, Beschaffung oder Dokumentation. Und das teilweise bei mehreren Aufträgen parallel. Es gibt also viele Punkte zu überblicken. Aber damit eben auch viele Punkte, an denen Fehler entstehen können.

Warum also nicht die Möglichkeiten der Digitalisierung und Erfahrungen aus dem Servicemanagement in der IT nutzen? Aus dieser Frage erwuchs das Add-on für Wartungsplanung für unser ITSM-System. Professionelle Wartungsplanung gehört nahtlos in das Servicemanagement eingebettet statt wie ein unbequemer Appendix irgendwo angeflanscht oder noch schlimmer: auf einer Insel.

Ein ganzheitlicher Ansatz, bei dem die Wartungsplanung ein integraler Bestandteil des Servicemanagements ist, bietet etliche Vorteile. Vor allem, dass so kein Systemhopping nötig ist und es zu keinen Medienbrüchen kommt. In einem ITSM-System sind alle wartungsrelevanten Daten bereits vorhanden – die doppelte Datenpflege entfällt. Durch die Automatisierung aller Servicetätigkeiten lässt sich auch die Anzahl der manuellen Fehler deutlich reduzieren und in Verbindung mit einem Self Service Portal sind Kunden und Anwender stets über Wartungsaufgaben an ihren Geräten informiert. Auch ist die nahtlose Integration von Aufgaben auf mobile Endgeräte ein weiterer Baustein für eine durchgängige Digitalisierungslösung – um nur ein paar Aspekte zu nennen.

Durch eine digitale Wartungsplanung haben Servicemitarbeiter ihre Aufträge jederzeit im Blick. Als Teil des Servicekatalogs können die Mitarbeiter ihre Wartungspläne nicht nur anlegen und einsehen, sondern auch nachträglich bearbeiten oder deaktivieren. Die Darstellung erfolgt auch übersichtlich in einer Kalendersicht, in der neben der Planung von aktuellen und fälligen Wartungsarbeiten auch weiter in der Zukunft liegende Aufgaben dargestellt werden. An jedem von einer Wartung betroffenem Gerät ist auch ein geräte-individueller Kalender verfügbar. Eventuelle Folgewartungen können so nicht untergehen.

Im Zusammenspiel mit einem ITSM-System kann eine solche Lösung Auftrags-, Asset- und Wartungsmanagement kombinieren. Neue Wartungsaufgaben werden automatisch als Ticket erfasst, und auch zugehörige Tickets eines Auftrags lassen sich direkt einsehen. Sämtliche Arbeitsschritte, festgestellte Mängel und etwaige Zusatzaufträge werden im System dokumentiert, sodass sich auch andere Kollegen zu einem späteren Zeitpunkt schnell einarbeiten können.

Tools dieser Art bieten in der Regel individuelle Konfigurationsmöglichkeiten, sodass es beim Einsatz quasi keine Beschränkungen gibt – sei es in der Verwaltung oder in weitläufigen Industrieanlagen. Für Letztere ist zudem die Kombination mit einer App ziemlich empfehlenswert. So lassen sich alle Arbeitsschritte direkt vor Ort dokumentieren. Manche Apps bieten dafür auch einen Offline-Modus, etwa für Keller oder andere Bereiche ohne Empfang. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten automatisch.

Fazit

Professionelle Wartung und Instandhaltung funktionieren optimal, wenn sie in die Service-Abläufe eingebunden sind. Unternehmen, Organisationen und andere Einrichtungen sollten sich deshalb genau überlegen, ob für sie ein solches Upgrade in Frage kommt. Ein zeitgemäßes System zur Wartungsplanung sorgt für Kosteneinsparungen, effizientes Arbeiten und letztendlich auch für einen Vorsprung zu Wettbewerbern.