Was ist PIM und wo liegen die Vorteile?
Der deutsche Onlineshop-Markt macht es sich schwer: Produktdaten lagern abteilungsverstreut an unterschiedlichen Stellen in verschiedenen Datei-Formaten bei immer anderen Mitarbeitern. Bilder kommen aus dem Marketing, technische Infos aus der Produktion, Lagerbestände und Preise aus dem ERP-System. Mit jeder Verknüpfung und Überarbeitung tauchen permanent neue Probleme auf. Kein Wunder, denn siebzig Prozent der E-Commerce-Betreiber arbeiten nur in pflegeintensiven Excel-Tabellen und laden die Dateien im Nachhinein auf die Verkaufsplattformen. Permanente Überarbeitungen umfangreicher Dokumente, die oftmals noch in unterschiedlichen Ausführungen und Sprachen existieren, schaffen viel Redundanz und unnötige Arbeitsstunden. Mit durchdachtem Produktinformationsmanagement (PIM) lassen sich genau diese Fehlerquellen vermeiden.

PIM ist der Mittelpunkt des Produktdatenmanagements und erhält seine rudimentären Produktinformationen aus ERP-Systemen, Excel- und CSV-Dokumenten. Die Produktdaten werden durch Bild- und Videodatenbanken angereichert und die Marketingabteilung sowie eventuell externe Lieferanten erhalten Zugriff, um die Produktdaten weiter zu veredeln. Nachdem der Marketer die Daten auf Vollständigkeit geprüft hat, pflegt er alle als relevant markierten Produktdaten, und gibt sie im nächsten Schritt an eigene und externe Onlineshops, Apps und Printmedien weiter.

Als Datenbank zur zentralen Verarbeitung und Pflege von Produktinformationen genießt PIM den Vorteil eines multioperablen Ausgabe-Cockpits und erlaubt die zentrale Steuerung des E-Commerce aus einer Datenbasis. Das PIM-System dockt an das bestehende ERP-System und an ein Onlineshop-System an. Dank bidirektionaler Schnittstellen kann es für beidseitigen Datenaustausch sorgen. Individuell lassen sich, je nach Bedürfnis des Nutzers, Konnektoren programmieren. Für diese Entwicklungstätigkeit stellt der Markt Spezialanbieter bereit. „PIM-erfahrene IT-Berater stellen dem Markt passgenaue Schnittstellen für alle gängigen Systeme bereit“, so Markus Kerth, Geschäftsführer der Vision IT Consulting GmbH. „Hierbei gilt es, jedem Kunden die für sein Unternehmen kostengünstigste und effizienteste Methode für den Datenaustausch zur Verfügung zu stellen.“

Im PIM-System sollten folgende Informationen vorliegen:

• Stammdaten wie Artikelnummer, Bezeichnung, Preis
• Herstellerdaten wie Bestellnummer, Herstellernummer, Einkaufspreis
• Produktmerkmale wie Abmessungen, Material, Farbe
• Marketing-Informationen, also Beschreibungstexte inklusive unterschiedlicher Sprachversionen
• Beziehungen zu weiteren Produkten wie Zubehör, Ersatzteile, Sets
• Assets wie Bilder, Zeichnungen, Dokumentationen

In vielen Fällen kommt PIM erst dann zum Einsatz, wenn Versuche, Produktdaten mithilfe von Content-Management-Systemen oder ERP-Systemen handhabbar zu machen oder zu konsolidieren, gescheitert sind.

 Welchen Aufwand benötigt die Einrichtung?

Sobald das PIM eingerichtet ist, spart es Zeit, Nerven und Arbeitsstunden. Allein die Einrichtung des Systems ist aufwendig: Etwa 6 bis 12 Monate Einführungsphase sind realistisch, daher muss pro aktives Change-Management gelebt werden. Dann kann selbst dieser Umbruch viel

Potenzial liefern, denn die üblichen Organisationswege werden infrage gestellt. Hierarchien können abgeflacht und Wege verkürzt werden, um ein noch effizienteres Arbeitsumfeld zu schaffen und Informationen und Daten umso schneller in Shop und Katalog einzufügen.

PIM im Vergleich

PIM vs. ERP: ERP-Systeme sind auf Datenhaltung in der Warenwirtschaft ausgerichtet, PIM jedoch auf produktbezogene Kundenkommunikation, beispielsweise durch die Erstellung von Printerzeugnissen und Datenausgaben für Onlineshops. Diese unterschiedlichen Ausgaben sind durch die medienneutrale Hinterlegung der Daten möglich.

PIM vs. MAM: Media-Asset-Management – MAM arbeitet mit identischen Daten, aber versetzt mit Informationen zu Investor-Relations- und PR-Zwecken. PIM ist daher wesentlich produktbezogener.

PIM vs. CMP: Bei Cross Media Publishing – CMP geht es um die Bedienung verschiedener Kanäle im Bereich der werblichen Kommunikation und deren Verbreitung, also um Mediaschaltung und die Gestaltung des Marketings. Dagegen bezieht sich PIM auf Kosteneffizienz und Konsistenz der Datenhaltung für Produkte, also um das Daten-Handling.

PIM vs. CMS: Ein Content-Management-System dient ausschließlich der Pflege von Webseiten.

PIM als Problemlöser

Wenn sich Produktinformationen zentral gebündelt befinden, entlastet dies viele Mitarbeiter und Abteilungen. Daraus entsteht weniger Fehlerpotenzial, denn doppelte Tätigkeiten in der Datenpflege oder redundante Daten entfallen – alle ausgegebenen Daten in jedem Shop und jeder Sprache sind dieselben. Durch die gepflegteren Produktinformationen steigt das Wissen der Einkäufer über den angebotenen Artikel. Dieses frühe und umfangreiche Wissen führt zu mehr Sicherheit und dadurch zu einer steigenden Conversionrate. Zusätzlich sinkt durch klare Produktkenntnis die Umtauschquote, was nachhaltige Kostensenkung zur Folge hat.

Der Einsatz eines PIMs ermöglicht schnelle Reaktionszeiten am Markt und auf das Marktgeschehen. Produktspezifische und -bezogene Kundenkommunikation auf allen Kanälen gestaltet sich so einfacher. Außerdem spart die Verwendung von PIM-Systemen Kosten für Mediengestaltung und Medienpflege, da Nutzer auch diese Daten zentral speisen und bearbeiten können. Direkte Reaktion ohne Umwege ist so auch im Design möglich.

Strategie und Konzept gelebt durch PIM

Um ein Unternehmenskonzept konsequent umzusetzen, muss das Datenmanagement mitspielen. Denn nicht nur Aktualität, sondern auch die technische Schnittstelle zum Kunden und die Auswertung von Informationsflüssen sind wichtige Faktoren im Marketing. Warenwirtschaftssysteme leisten längst solche Erhebungen von Informationsflüssen in der Logistik, PIM verknüpft diese Informationen mit Kundenkontakt und Omnichannel-Marketing. Zusätzlich stellen diese Systeme Verbindungspunkte zum Controlling oder Vertrieb her, um Kampagnen zu verfolgen und auszuwerten. Eine ganzheitliche Pflege der Unternehmensstrategie nach innen und außen stellt dieses Management-System so jedem Anwender sicher und zeigt das Marketing transparent.

Wessen Schmerzen kann PIM stillen?

Gerade Händler im B2B-Bereich profitieren von der zentralen Organisation ihrer Produktdaten aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Varianten ihrer Güter und deren Diversifizierung in jeglichen Onlineangeboten. Omnichannel-Marketing funktioniert aus PIM einfach und zentral. Insbesondere mittelständische Unternehmen profitieren von Open-Source-Angeboten, die kostengünstig und erweiterbar sind. „Mit Lösungen, die den Mittelstand in ihren Fokus rücken, sind auch KMUs in der Lage, Produktdaten effizient und ressourcenoptimiert zu pflegen“, weiß Kerth.