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Office Transformation – Arbeiten im virtuellen Büro

In Zeiten von steigenden Lebenshaltungs- und Energiekosten bieten virtuelle Büros einen Kostenvorteil
5. Juni 2022

 

Die Arbeitswelt befindet sich seit Beginn der Corona-Pandemie im digitalen Wandel – und so ist auch die Transformation des klassischen Büros in vollem Gange. Denn im Büroalltag ist mittlerweile vieles möglich, was vor ein paar Jahren noch für nicht umsetzbar gehalten wurde: die vollständige Digitalisierung von Kommunikation und Arbeitsabläufen sowie Remote- und Homeoffice. Nach unzähligen Online-Meetings sind – besonders für Startups und kleine Teams – virtuelle Büros ein möglicher, nächster Schritt, der auch noch Kostenvorteile bietet.

Die Art und Weise wie wir zusammen arbeiten hat sich in den letzten zwei Jahren stark verändert. Die Kollaboration im Team beschränkt sich seither in vielen Unternehmen nicht mehr nur auf Personen, die gemeinsam an einem Ort sitzen. Digitale Kommunikationsmittel wie Videocalls und Instant-Messaging-Dienste bieten die technologischen Voraussetzungen, aber auch in den Köpfen der Menschen hat sich die Sicht auf das Arbeiten als Remote-Team verändert und erzielt immer breitere Akzeptanz. Aufgrund der besonderen Umstände durch die Corona-Pandemie wurden Unternehmen über alle Branchen und Sektoren hinweg offener gegenüber Remote Work und Homeoffice. Plötzlich spielt es keine Rolle mehr, wo sich Mitarbeiter:innen gerade befinden. Denn es ist für alle offensichtlich, dass die Produktivität der Arbeitnehmer:innen nicht zwangsläufig mit einem Schreibtisch im Büro zusammenhängen muss.

 

Unternehmen machen positive Erfahrungen mit flexiblen Organisationsstrukturen und gesteigerter Agilität. Heute wird vermehrt multilokal und virtuell in agilen Teams gearbeitet. So werden – häufig auch externe – Experten flexibel und ganz nach Bedarf in bestehende Teams integriert, egal wo sie sich befinden. Als virtuelle Teams arbeiten sie zusammen an gemeinsamen Projekten. Und, wenn die Teammitglieder von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, ist in vielen Fällen kein Büro mehr notwendig. Allerdings ist für Unternehmen in vielen Branchen eine Büroadresse, ggf. sogar an einem prestigeträchtigen Standort, für ein professionelles Erscheinungsbild noch sehr relevant. Ein virtuelles Büro kann hier eine Lösung darstellen.

 

Virtuell und doch existent 

 Das Konzept eines virtuellen Büros ist schnell erklärt: Für einen festen monatlichen Preis erhalten die „Mieter“ eine offizielle Geschäftsadresse sowie eine Reihe von bürobezogenen Dienstleistungen. Dazu gehören beispielsweise eine eigene Geschäftsrufnummer mit einem geschulten Telefondienst oder Postdienstleistungen.

 Anrufbeantwortungsdienste mit Live-Rezeptionist:innen nehmen eingehende Telefonate direkt entgegen, als ob sie zum jeweiligen Unternehmen gehören würden. Sie können Anrufer weiterleiten, Kund:innen begrüßen, grundlegende Fragen zum Unternehmen beantworten und Termine buchen. Diese Dienste helfen Unternehmen nicht nur dabei, äußert professionell zu wirken, sie sorgen auch dafür, dass Mitarbeiter:innen nicht den ganzen Tag über durch Anrufe unterbrochen werden und sich ganz auf die eigentliche Tätigkeit konzentrieren können.  Postdienstleistungen umfassen zum Beispiel die Möglichkeit, die Post im virtuellen Büro empfangen zu können oder dass diese an eine private Adresse weitergeleitet wird.

 Weitere Angebote, wie der Zugang zu Büro- oder Besprechungsräumen an der entsprechenden Adresse, lassen sich in der Regel wie ein Hotelzimmer für eine bestimmte Zeit dazubuchen. So können Teammeetings oder Besprechungen mit externen Parteien auch persönlich im Büro stattfinden. In diesen Fällen sind Empfangsmitarbeiter:innen vor Ort, die Kund:innen, Lieferant:innen oder Investor:innen begrüßen und sie in den Besprechungsraum führen, um dem Unternehmen ein professionelles Erscheinungsbild zu verschaffen. Sie können auch bei den üblichen Aufgaben von Verwaltungsassistent:innen unterstützen.

 Virtuelle Büros sind in der Regel mit kompletten „Business-Suiten“ ausgestattet, die je nach Mitgliedschaftsplan genutzt werden können. Hier stehen den Mieter:innen Fax-, Druck- und SaaS-Tools und -Geräte zur Verfügung, zu denen sie in ihrem Heimbüro möglicherweise keinen Zugang haben.

 

Virtuelle Büros sind für Unternehmen interessant, die mit ihren Mitarbeiter:innen flexibel und remote arbeiten möchten, aber trotzdem nicht auf eine repräsentative Geschäftsadresse verzichten wollen. Auch die Kosten für einen virtuellen Standort sind in der Regel wesentlich geringer als für eine physische Bürofläche – nicht nur bei der Miete, auch die Ausgaben für entsprechende Ausstattung und Möbel sowie die Zahlung der Nebenkosten entfallen. Zudem gibt es bei virtuellen Büros in der Regel keine langfristigen Mietverträge. Das macht das Modell besonders für Startups oder agile Unternehmen in einer Wachstumsphase interessant.

 

Vorteile eines virtuellen Büros

 

  • Flexibilität. Dadurch, dass man nicht an einen geografischen Standort gebunden ist, steht Unternehmen ein wesentlich größerer Pool an potenziellen Mitarbeiter:innen und externe Expert:innen zur Verfügung. So wird die Auswahl der Teammitglieder nicht durch den Ort eingegrenzt. Zudem werden die für viele Menschen heute immer wichtiger werdenden Werte wie Freiheit und Flexibilität durch rein remote arbeitende Teams wirklich gelebt.

  • Kosteneffizienz. Die Kosten für ein virtuelles Büro sind wesentlich geringer als bei der Anmietung herkömmlicher Büroräume. Zudem entfallen unter anderem die Ausgaben für Mobiliar, Versicherungen und Nebenkosten. Bürobezogene Dienstleistungen und Services können meist kostengünstig und nach Bedarf hinzugebucht werden. In den USA rechnet man, dass Unternehmen bis zu 11.000 US-Dollar pro Mitarbeiter einsparen können, wenn sie vollständig auf Remote Work umstellen und damit ihre Gesamtkosten für Büros eliminieren.

  • Professionelles Erscheinungsbild. Besonders für Startups oder Selbstständige ist es häufig relevant, eine physische Geschäftsadresse zu haben, um vor Investor:innen, oder Geschäftspartner:innen professionell und etabliert zu erscheinen. Bei vielen virtuellen Büros haben die „Mieter:innen“ sogar die Möglichkeit ein Firmenschild anzubringen. Eine Geschäftsadresse an einem repräsentativen Ort trägt zudem dazu bei, das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken.

  • Privatsphäre und Sicherheit. Viele Startups oder kleine Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter:innen komplett remote arbeiten, haben kein „richtiges“ Büro. Die Privatadresse der Gründer:innen oder Geschäftsinhaber:innen wird meist als offizielle Geschäftsadresse genutzt und dann in sämtlichen Unterlagen aufgeführt. Dies kann unter Umständen ein Datenschutz- bzw. Sicherheitsproblem darstellen, denn mit einer schnellen Google-Suche ist die Privatadresse schnell gefunden. Mit einem virtuellen Büro erhalten Unternehmen eine physische Postanschrift, die sie auf allen offiziellen Dokumenten angeben können, wodurch es für Dritte schwieriger wird, die persönliche Adresse der Gründer:innen zu finden. Zudem entfallen damit auch die Kosten und organisatorischen Tätigkeiten für die Änderung der Geschäftsadresse, die sonst bei einem privaten Umzug anfallen würden.

 

Fazit

 

Die Entscheidung für ein virtuelles Büro ist weit mehr als ein reines Immobilienthema. Die Arbeitskultur und Organisationsstruktur des Unternehmens spielen hier eine entscheidende Rolle. In vielen Unternehmen hat sich die Arbeitsweise in den vergangenen zwei Jahren stark verändert und so haben sich auch die Anforderungen an ein Büro weiterentwickelt. Flexible Arbeitsmodelle wie Remote Work sind heute an der Tagesordnung und vor allem von den Mitarbeiter:innen gefordert. In Zeiten von Corona ist zudem das Stigma verschwunden, dass erfolgreiche Unternehmen ein prestigeträchtiges Büro haben, in dem alle Mitarbeiter von Montag bis Freitag zusammenarbeiten.

 

Diese Entwicklungen zeigen, dass virtuelle Büros – vor allem für Startups, Selbstständige oder kleine Unternehmen, die flexibel und remote mit unterschiedlichen Experten arbeiten – eine sinnvolle Option sein können. Gerade in Zeiten von Inflation und steigenden Energiepreisen ist der Kostenfaktor Büro für viele junge Unternehmen erheblich. Die Möglichkeit, für Meetings oder Konferenzen auf ein professionelles Arbeitsumfeld an der Geschäftsadresse zurückgreifen zu können, ohne die mit einem gewerblichen Mietvertrag verbundenen Kosten tragen zu müssen, kann ein enormer Vorteil sein.

 

Wenn man den aktuellen Hype rund um das Metaverse verfolgt, dann ist es sogar vorstellbar, dass zukünftig immer mehr Unternehmen eigene virtuelle Office-Umgebungen erschaffen, in denen sich Mitarbeiter:innen als Avatare bewegen. Diese können so interaktiv gestaltet werden, dass zufällige Begegnungen und Flurgespräche möglich sind. Auch, wenn das heute noch Zukunftsmusik ist, steht fest: die Bürowelt nach Corona ist im Wandel.

Peggy ist Vice President International Expansion von Fiverr, der weltweiten Plattform, die Unternehmen aller Größen mit qualifizierten Freiberufler:innen aus mehr als 550 Service-Kategorien verbindet. Peggy ist seit 2012 bei Fiverr tätig, u.a. als Marketing Director und VP Corporate Marketing.

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