Wie Unternehmen Feedback aus den eigenen Reihen sinnvoll nutzen

Grauzone Post-Mitarbeiterbefragung:  Wie Unternehmen Feedback aus den eigenen Reihen sinnvoll nutzen

Ein abgeschlossener Mitarbeiter-Survey ist nur die halbe Miete, wenn es darum geht, die Arbeitsplatzkultur umzugestalten. Befragen heißt verändern! Jetzt kommt es darauf an, die Ergebnisse zu verstehen, überzeugend zu kommunizieren und die richtigen Maßnahmen anzustoßen. So schöpfen Arbeitgeber das volle Potenzial einer Mitarbeiterumfrage aus und zeigen ihrer Belegschaft, dass sie es mit der Arbeitgeberattraktivität ernst meinen. Silke Masurat, Programm-Organisatorin, verrät im Interview, welche Strategien die  Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig steigern.

Wie stellen Unternehmen die effektive Nutzung von Stimmungstests sicher?

Masurat: „Stimmungstests geben Aufschluss über unternehmensinterne Stärken und Schwächen und bilden die Basis für präzises Veränderungsmanagement. Aus den Ergebnissen einer Erhebung leiten Unternehmen spezifische Ziele ab, die das Mitarbeiterwohlbefinden nachhaltig stärken. Ich beobachte häufig, dass Firmen in dieser Phase dazu neigen, alles auf einmal anzupacken und sich darüber in Details zu verlieren. Dabei ist planvolles Vorgehen und Maßnahmen-Priorisierung erfolgsentscheidend. In Zeiten des Wandels ist das Sicherheitsbedürfnis der Belegschaft besonders hoch und stetige, transparente Kommunikation der Führungsebene über anstehende Veränderungen die Quintessenz. Gleichzeitig macht dieses Vorgehen der Belegschaft klar, dass sie durch Beteiligung an Mitarbeiterumfragen Einfluss auf die Unternehmensentwicklung nehmen. Dadurch steigt ihre Bereitschaft, zukünftig an weiteren Befragungen teilzunehmen.“

Wie lassen sich Befragungsergebnisse in konkrete Verbesserungsmaßnahmen übersetzen?

Masurat: „Eine Strategie benötigt ein Ziel. Die Verantwortlichen müssen aktiv werden und die Befragungsergebnisse als Führungs- und Steuerungsinstrument nutzen. Nur so führen die Maßnahmen zu mehr Zufriedenheit im Unternehmen, als auch einem verbesserten Zeit- und Geldinvestment. Eine anspruchsvolle Aufgabe, die mithilfe des Top-down- und Bottom-up-Prinzipis deutlich leichter vonstattengeht.

Beide Prinzipien helfen Unternehmen bei der Auswertung umfangreicher Fragebögen. Beim Top-down-Prinzip analysieren die Unternehmensleitung, die obere Führungsetage und gegebenenfalls der Betriebsrat mit Unterstützung einer Expert:innen-Gruppe gemeinsam Umfrageergebnisse. Gemeinsam schaffen sie passende Maßnahmen für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Beim Bottom-up-Prinzip schauen Führungskräfte und Abteilungen gemeinsam nach Lösungen. Das Aufschlüsseln von individuellen und kollektiven Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen ermöglicht, gezielte Maßnahmen zu entwickeln. Um die Prinzipien zu veranschaulichen, habe ich ein gelungenes Praxisbeispiel mitgebracht:

Ein mittelständisches Familienunternehmen für Flurförderzeuge entschied sich für das Top-down-Prinzip und konnte durch regen Austausch mit Expert:innen erfolgreich an ihren Schwächen arbeiten. Regelmäßige Präsenztermine mit dem gesamten Team schafften eine offene Kommunikation und integrierten alle Mitarbeitenden in die Prozesse mit ein. Das Vorgehen sowie die erreichten Meilensteine waren Inhalt des regelmäßigen Zusammenkommens. Themen wie die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele und deren Umsetzungszeiträume gehörten nun zum festen Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation. Zielgerichtete Maßnahmen in Kombination mit einem offenen Austausch verholfen zu mehr Zufriedenheit im gesamten Unternehmen.“

Wie gelingt die Umsetzung in der Praxis? Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt?

Masurat: „Der passende Strategieplan dient als erster Schritt für erfolgreiche Maßnahmenumsetzung. Das Aufschlüsseln von Themenschwerpunkten bietet eine gute Übersicht, wo genau der Schuh bei den Mitarbeitenden drückt. Um zügiges Handeln voranzutreiben, lohnt ein Blick auf die Quick Wins. Diese zeigen die am häufigsten genannten Unzufriedenheiten der Mitarbeitenden auf. Beispiele sind:

geringfügige Anpassung des Arbeitszeitmodells, der Wunsch nach einer flexibleren Pausengestaltung oder die Etablierung von Teambesprechungen auf Ebene des Tagesgeschäfts. Die daraus entstehenden Themenschwerpunkte bilden den optimalen Maßnahmenplan. Bei jedem Schritt gilt, Missverständnisse vermeiden, dazu gehört auch eine klare Rollenaufteilung der beteiligten Akteure:

Die Geschäftsführung verantwortet die strukturierte und zielgerichtete Weiterentwicklung der Organisation und identifiziert Fokusthemen auf Unternehmensebene. Gleichzeitig tragen sie Ressourcen an die Abteilungen heran, welche die Maßnahmenumsetzung gewährleisten.

Führungskräfte stellen sicher, dass ihre Teams Zugang zu den nötigen Ressourcen für die Maßnahmenrealisierung erhalten, wie Workshops. Den Zeitplan der Maßnahmenrealisierung behalten sie im Fokus.

Die Teammitglieder selbst steuern zur gewünschten Verbesserung bei. Sie tragen Ideen heran, die als Input für die Maßnahmenumsetzung genutzt werden. So können passende Workshops zu den gewünschten Themen wie beispielsweise Verbesserung der Arbeitsplatzkultur oder der Zusammenarbeit organisiert werden.

Eine entscheidende Rolle im Geschehen spielen die HR-Verantwortlichen. Als Schnittstelle zwischen Führungskräften, Geschäftsführung und Mitarbeitenden sorgen sie für transparente Kommunikation zwischen den Parteien. Sie entwickeln, initiieren und steuern den Prozess rund um den Steigerungsprozess der Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Umsetzung und Einhaltung der geplanten Maßnahmen durch eine unmissverständliche Rollenaufteilung schaffen Klarheit für alle Beteiligten. Ein Gemeinschaftsgefühl stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit direkt und nachhaltig.“

Wie sichern Unternehmen die Prozessqualität zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit? Inwieweit ist letzteres messbar?

Masurat: „Ein gelungener und nachhaltiger Folgeprozess steht und fällt mit dem Management. Es bildet die leuchtende Spitze der Organisationsentwicklung und treibt sie an. Scheitert die Führungsetage, scheitert auch der Veränderungsprozess. Die erfolgreiche Nachbereitung von Mitarbeiterbefragungen erfordert konstante Kommunikation der Ergebnisse, eindeutig definierte Verantwortlichkeiten, eine strukturierte Umsetzung von Maßnahmen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts. Wiederholende Mitarbeiterbefragungen dienen als Messinstrument und machen erzielte Fortschritte faktisch sichtbar. Ein zielgerichtetes Vorgehen sichert die Akzeptanz der Maßnahmen auf allen Unternehmensebenen und sorgt für einen generationsübergreifenden Impact auf die Arbeitsplatzkultur. Mitarbeiterbefragungen erzielen einen Win-Win für den internen und externen Unternehmenserfolg.“

Über die Autorin
Silke Masurat ist Gründerin und Geschäftsführerin einer bekannten GmbH, einem Zentrum für Arbeitgeberattraktivität. Dort fördert sie im Rahmen eines Programms die Arbeitsplatzkultur und Nachhaltigkeit von Unternehmen inklusive regelmäßig erscheinender Studien zur deutschen Arbeitskultur.