Im Gespräch mit Frank Weishaupt.

Inwiefern kann die neue Mobilitätslösung unsere Arbeits- und Bürokultur beeinflussen?

Das 49-Euro-Ticket kann vor allem für jene Unternehmen eine Chance sein, die sich angesichts verwaister Büros um ihreUnternehmenskultur sorgen. Wenn Unternehmen ihre bisherige Jobticket-Variante auf das Deutschlandticket umstellen, können sie ihren Arbeitnehmenden den Weg ins Büro zumindest tageweise wieder schmackhaft machen. Wir glauben jedoch nicht, dass die Rückkehr ins Büro erzwungen werden sollte. Ein hybrides Modell, das sowohl Bürotage als auch Homeoffice-Tage kombiniert, ist eine gute Lösung, Arbeitgebenden den Wunsch nach Präsenz zu erfüllen, während die Mitarbeitenden weiterhin von der Flexibilität profitieren, die sie während der Pandemie erlangt haben. Das gibt ihnen die Möglichkeit dort zu arbeiten, wo sie ihre Arbeit am besten erledigen können.

Für Arbeitgebende, die das 49-Euro-Ticket komplett zahlen oder es als Jobticket über die Lohnabrechnung bezuschussen, gilt das Ticket übrigens als sogenannter Sachbezug und ist damit steuer- und sozialabgabenfrei.

Was sind die Vorteile solch hybrider Arbeitsmodelle, die durch das Deutschlandticket begünstigt werden?

Mit dem 49-Euro-Ticket wird eine zusätzliche Hürde beseitigt, um Mitarbeitende wieder ins Büro zu bringen. So können sie flexibel und ohne Mehrkosten wählen, an welchen Tagen sie ins Büro kommen möchten und an welchen Tagen sie lieber von zu Hause arbeiten. Mit der zunehmenden Etablierung von New Work-Modellen ist diese gelebte Flexibilität in Bezug auf Ort und Zeit für Unternehmen natürlich auch auf dem Arbeitsmarkt ein ungemeiner Vorteil. Denn in den vergangenen Jahren haben viele Angestellte die Vorzüge der digitalen Zusammenarbeit erkannt und sind nur ungern bereit auf Homeoffice oder den Ausgleich, den die Hybridarbeit bietet, zu verzichten. Unsere jährlich durchgeführte Studie „State of Hybrid Work“ aus dem Jahr 2022 hat gezeigt, dass sich einige Arbeitnehmende (26 Prozent) so sehr an die Arbeit von zuhause aus gewöhnt haben, dass sie ein Jobangebot ablehnen würden, wenn potenzielle Arbeitgebende keine Möglichkeit für einen flexiblen Arbeitsort bieten.

Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle fördern und ihren Mitarbeitenden das 49-Euro-Ticket anbieten, signalisieren also nicht nur eine moderne Arbeitskultur, sondern ziehen auch talentierte Arbeitskräfte an, die sich nach einer ausgeprägteren Work-Life-Balance sehnen.

Hybride Arbeitsmodelle sind also gekommen, um zu bleiben?

Definitiv! Flexible Mobilitätslösungen allein reichen aber nicht aus, wenn hybride Zusammenarbeit nachhaltig gelingen soll. Auch die optimale Ausstattung der Arbeitsplätze ist ein entscheidender Faktor, um den Erfolg neuer Arbeitsmodelle sicherzustellen. Hier gilt es nachzurüsten und sich intensiver mit den eigenen Kollaborationsstrategien auseinanderzusetzen sowie die Arbeitsprozesse und die Organisationsstrukturen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden anzupassen.

Bei vielen Unternehmen läuft die hybride Zusammenarbeit tatsächlich schon sehr gut. Durch die Pandemie sind Arbeitgebende an den Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit deutlich gewachsen und konnten teilweise erfolgreiche Kollaborationsstrategien etablieren. Wir sehen allerdings auch, dass viele Unternehmen die hybride Zusammenarbeit ihrer Teams oft durch unüberlegte IT- und Strategieentscheidungen unbewusst sabotieren. Das resultiert dann bei den Mitarbeitenden leider oft in Überforderung, Stress, technischen Problemen oder Benachteiligung, wie eine Umfrage von uns aus dem Frühjahr zeigt. Demnach gab beispielsweise über ein Drittel (35 Prozent) der regelmäßig hybrid Arbeitenden an, von der Menge der zu verwendenden Kollaborations-Tools überfordert zu sein. 55 Prozent der hybrid Arbeitenden haben zudem mindestens einmal im Monat mit technischen Problemen zu kämpfen.

Mit welchen IT- und Strategieentscheidungen können Unternehmen die digitale Zusammenarbeit fördern?

Wenn die hybride Zusammenarbeit gelingen soll, muss sich die Flexibilität unserer neuen Arbeitskultur auch in der verwendeten Technik widerspiegeln. Mit Zoom, Google Meet, Slack, Microsoft Teams & Co. gibt es mittlerweile eine Reihe an etablierten und beliebten Plattformen, die eine nahtlose virtuelle Kommunikation ermöglichen.

Dennoch muss bei der Auswahl der Kollaborations-Tools umsichtig vorgegangen werden. Bevor neue Tools eingeführt werden, sollten Unternehmen dringend darauf achten, dass die IT auch tatsächlich auf die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden zugeschnitten ist. Da die Anforderungen an Kollaborations-Tools je nach Arbeitsort, Arbeitsweise und technischen Fähigkeiten variieren, ist es wichtig,Mitarbeitende bei der IT-Auswahl mit einzubeziehen. Laut unserer Umfrage haben viele Mitarbeitende (58 Prozent) jedoch wenig Einfluss darauf, welche Tools und Dienste für die hybride Zusammenarbeit an ihrem Arbeitsplatz ausgewählt werden. Lediglich 37 Prozent werden aktiv vom Management nach ihren IT-Bedürfnissen befragt oder haben die Möglichkeit, Vorschläge für Anschaffungen zu machen. 14 Prozent halten die für sie bereitgestellten Tools für hybride Zusammenarbeit oft sogar für nutzlos. Daher sollten Unternehmen auch nach der Anschaffung regelmäßige Prioritäts-Checks durchführen, um zu überprüfen, dass die gewählten Lösungen die Mitarbeitenden auch tatsächlich in ihrem Arbeitsalltag unterstützen. Sie sollten zudem ausreichend im Umgang mit neuen Tools geschult werden.

Welche Rolle spielt die IT im Büro?

Natürlich erfordern nicht nur unsere Arbeitsplätze zuhause funktionierende und inklusive Konferenz-Tools. Auch Meetingräume sollten ein konstruktives (digitales) Zusammenarbeiten jederzeit ermöglichen. Das gilt vor allem für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden dazu bewegen wollen, wieder häufiger ins Büro zu kommen. Das gelingt auf lange Sicht nur, wenn gut ausgestattete Konferenzräume und die passende IT vorhanden sind.

Unserer Umfrage konnten wir allerdings entnehmen, dass auch die Technik im Büro nicht immer auf dem neusten Stand ist und hybride Zusammenarbeit teilweise eher behindert, als sie zu fördern. Die Mehrheit der Befragten (62 Prozent) bevorzugt es demnach, sich bei hybriden Meetings im Büro vom eigenen Laptop zuzuschalten. Gemeinsame Meetings im Konferenzraum werden aufgrund zu langer Einrichtungszeiten, befürchteten technischen Schwierigkeiten oder gar komplett fehlender Technik häufig gemieden. Wenn die hybride Zusammenarbeit gelingen soll, dürfen Mitarbeitende, die das Büro bevorzugen, also nicht durch einen Mangel an passender Technologie benachteiligt werden. Büros und Konferenzräume müssen für die neue Art des Arbeitens besser ausgestattet und zu Orten der Begegnung und Kreativität umgestaltet werden.

Um eine effektivere Zusammenarbeit zu gewährleisten, können beispielsweise adaptive Lösungen wie digitale Whiteboards und 360-Grad-Videokameras eingesetzt werden, die mithilfe von KI arbeiten. Im Gegensatz zu starren Front-of-Room Kameras wählen einige 360-Grad Kameras automatisch den aktuell sprechenden Teilnehmenden aus und integrieren so Remote-Teilnehmende optimal in das Meeting-Gefüge. Dadurch werden dann auch Körpersprache und Sprechweise für alle Teilnehmenden sichtbar, sodass Missverständnisse vermieden werden können.

Das Büro hat also noch nicht ausgedient?

Auf keinen Fall – es ist und bleibt ein Ort der Zusammenkunft für kollaborative Arbeit, kreative Ideenfindung und persönliche Interaktion. Da aber eben auch das Homeoffice seine Vorteile mit sich bringt, kann es sich für viele Unternehmen lohnen, das Konzept der sogenannten aufgabenbasierten Hybridarbeit einzuführen. Mitarbeitenden wird dabei die Freiheit geben, an den Orten zu arbeiten, an denen sie für die jeweiligen tagesaktuellen Aufgaben am produktivsten sind. So kann das Büro beispielsweise für Brainstorming, Teambesprechungen und das Kennenlernen neuer Leute produktiver sein, während sich die Arbeit von zu Hause aus besser für kreatives Denken oder konzentriertes Arbeiten eignet. Mit Mobilitätslösungen wie dem 49-Euro-Ticket können Unternehmen solche flexiblen Arbeitsmodelle fördern, indem Mitarbeitende eine ihren Anforderungen entsprechende Arbeitsumgebung jederzeit frei wählen können.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen aber auch weiterhin die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen und flexibel auf die Veränderungen in der Arbeitswelt eingehen. Dazu gehört eben auch, neue Kollaborationsstrategien zu adaptieren – für Büros, Konferenzräume und den Arbeitsplatz zuhause.

Die verwendeten Daten beruhen auf einer Online-Umfrage der YouGov Deutschland GmbH im Auftrag von Owl Labs, an der 1024 Personen mit bürobasierten Tätigkeiten zwischen dem 07. und 13.03.2023 teilnahmen.