Digitale Prozessautomatisierung als größter Hebel

Compliance einfacher herstellen und effizienter arbeiten

Der zunehmende Fachkräftemangel gepaart mit strengen regulatorischen Vorgaben bereitet Unternehmensleitungen erhebliche Kopfschmerzen. Digitalisierungsinitiativen stocken häufig aufgrund veralteter, nicht miteinander kompatibler Systeme und teilweiser Abhängigkeit von analogen Prozessen. Ein geeignetes Framework kann hier Abhilfe schaffen, indem es sowohl die Digitalisierung von Prozessen als auch die Integration von Legacy-Systemen ermöglicht. So wird eine digitale Verarbeitung mit hohem Automatisierungsgrad möglich und Unternehmen profitieren von gesteigerter Effizienz, reduziertem Ressourcenbedarf und einer einfacheren Einhaltung der Compliance-Anforderungen.

Die Zukunft ist digital und damit die Systeme in Unternehmen. In der perfekten Welt sieht das so aus: Die durchgängige Digitalisierung diverser Aufgabenbereiche erlaubt eine nahtlose Kommunikation sowie abteilungsübergreifende Prozesse – natürlich ohne Medienbrüche. Dadurch wird ein hoher Automatisierungsgrad möglich. Dank Datenabgleichs- und Validierungsmechanismen werden nur präzise, konsistente und fehlerfreie Daten integriert und verarbeitet. Eine manuelle Überprüfung ist nicht mehr notwendig, menschliche Fehler damit ausgeschlossen und die Integrität und Qualität der Daten über alle Prozessschritte hinweg konstant hoch. Die Abläufe sind effizient und dank der guten Datenlage werden fundierte Entscheidungen möglich.

Unzureichende Digitalisierung und inkompatible Altsysteme

Die Realität ist allerdings eine andere: Zahlreiche Prozesse sind nicht oder nur teilweise digitalisiert und die Zettelwirtschaft noch lange nicht ad acta gelegt. So werden Anträge, Complains, Bestellungen etc. immer noch manuell auf Papier festgehalten, müssen dann ins System abgetippt werden – mit der entsprechenden Fehlerwahrscheinlichkeit – oder sie werden übersehen, landen auf einem Stapel auf dem Schreibtisch und werden vergessen oder gehen verloren. Das Papier muss abgeheftet werden, die Reihenfolge der Bearbeitung hängt von den Prioritäten des Sachbearbeiters ab. Unvollständige und fehlerhafte Unterlagen sind das Ergebnis. Die mangelnde Effizienz verschärft den fast überall vorherrschenden Ressourcenmangel und die Personalknappheit. Eigentlich müsste die Belegschaft ihre Zeit optimal nutzen, stattdessen wird sie von administrativen Aufgaben aufgefressen.

Dazu kommen die Altsysteme: veraltete Technologien, isolierte Inseln in eigener Softwareumgebung, die hoheitlich einzeln bedient werden und nicht mit anderen Systemen bzw. einer modernen Infrastruktur kompatibel sind. Werden klassische Bereiche wie Lagerwirtschaft, Bestell- und Rechnungswesen oder Salesysteme im Vertrieb mit diesen Legacy-Systemen abgewickelt, ist eine Automatisierung nicht möglich. Um dem Ziel der reibungslosen digitalen Prozessabläufe näherzukommen, müssen Unternehmen zwei Dinge tun: analoge oder halbdigitale Prozesse und ihre Komponenten ordnen, verbessern und digitalisieren. Und danach ein System implementieren, das in der Lage ist, die Altsysteme anzubinden und damit unterschiedliche Datenformate, Protokolle und Architekturen zu unterstützen. So kann Interoperabilität entstehen und eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden – ohne aufwändige Migrationen.

Prozessdigitalisierung mit moderner Software

Die Software ist idealerweise in der Lage, neue Prozesse digital aufzubauen und bestehende zu integrieren. Der Prozessablauf folgt dabei vordefinierten Regeln – um die relevanten Daten in der notwendigen Qualität zu erhalten und damit die angestrebte Automatisierung so einfach wie möglich zu machen.

Bei der Bestellung zum Beispiel von Material beginnt der Prozess damit, dass nur autorisierte Mitarbeiter eine Bestellung ausführen dürfen. Mengen- oder Budgetüberschreitungen können bei der Eingabe erkannt und je nach definierter Regel verhindert oder ein Folgeprozess angestoßen werden. Ist der Antrag korrekt ausgefüllt, kann er abgeschickt werden. Möglicherweise wurde ein Vieraugenprinzip als weiteres Kriterium definiert oder Bagatellschwellen eingeführt, so dass Aufträge unter einer gewissen Grenze und innerhalb eines Jahresbudgets automatisch auch ohne Prüfung ausgeführt werden können. Ein System kann auch die Zeit, die für die Bearbeitung notwendig ist, überwachen und benachrichtigen, wenn der definierte Zeitrahmen überschritten wurde. Der Antrag kann dann automatisch umgeleitet werden – das gilt auch für den Fall einer Urlaubsvertretung. Ein Zeitrahmen wird auch für die Freigabe festgelegt, wird dieser überschritten, kann der Auftrag eskaliert werden. Derart definierte Prozesse bedeutet im Übrigen nicht, dass keine Flexibilität möglich ist: Die Möglichkeit Prioritäten zu vergeben und eine Eskalation zu beschleunigen stellt hier ein Steuerungselement dar.

Zusammengefasst gibt das Programm die Arbeitsstrecke, die Voraussetzungen und damit einen geregelten Ablauf vor. Der Sachbearbeiter muss nichts mehr interpretieren, da der Kontext der Aufgabe klar ist und der Sachverhalt nicht extra erklärt werden muss. Ein gutes System fragt die notwendigen Antworten ab und erlaubt keine Lücken, die die Automatisierung des Prozesses stören würden. Durch diese Standardisierung sowie Plausibilisierung- und Konsistenzprüfungen gelangen nur korrekte Daten in die Weiterverarbeitung – die Datenqualität ist damit durchgängig hoch und kann bei Bedarf durch Regeln wie eine Mindestauflösung von Bildern weiter verbessert werden.

Da digital alle Daten schon im Rechner vorliegen, gesucht und abgerufen werden können, kann das Team gesichert effektiver und schneller arbeiten – manuelle Eingaben oder die aufwändige Suche bzw. Vervollständigung von Daten entfallen, ebenso Nachfragen beim Kunden. Vereinbarte Servicelevel (SLA) für Prozesse und Eskalationsschritte lassen sich ohne Weiteres einhalten.

Dabei ist es gleich, um welchen Unternehmensbereich es sich handelt – das Lager, das Personalwesen mit der Urlaubsplanung oder die Verwaltung der Infrastruktur wie Meeting- und Konferenzräumen. Im Falle der letzteren kann die Buchung digital erfolgen und ebenso die Bestellung von Verpflegung, Technik und Bestuhlung oder dem Aufräumservice.

Compliance sicherstellen

Mit Blick in die Zukunft ist es wahrscheinlich, dass die Regulierungsdichte seitens EU und Gesetzgeber weiter steigen wird. Zentral für die Compliance ist stets die Dokumentation – Unternehmen müssen nachweisen, was sie wie und wann getan haben.

Sind die Abläufe und Prozesse sauber digitalisiert, ist diese Dokumentation ein Abfallprodukt. Denn was digital vorliegt, kann einfach ausgewertet werden – hier müssen die relevanten Daten nur extrahiert werden, etwa, ob das Vier-Augen-Prinzip eingehalten wurde oder gemäß SLA alle Anfragen innerhalb von einer Stunde beantwortet wurden. Das Team kann auf diese Weise während der Arbeit automatisch künftige Dokumentationspflichten erfüllen – ohne Extraaufwand und zusätzliche Kosten.

FMC: das technologische Grundgerüst

Das Solution-Framework  macht all dies möglich. Die relevanten Daten und Inhalte können aus diversen Prozessen und Altsystemen extrahiert, zugeordnet und in die richtigen Kanäle für eine Weiterbearbeitung geleitet werden. Dafür wird die Plattform technologisch vor alle anderen Systeme gesetzt: für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Die Basis der Technologie stellt dabei das FMC (Fundamental modelling concept) dar, das die Software auf einer grafischen, ingenieurstechnischen Ebene visualisiert – sie wird wie ein Haus aufgebaut. Mit FMC können Geschäftsprozesse, IT- Architektur und technische Umsetzung ganzheitlich und durchgängig dargestellt werden, was Planung und Kommunikation vereinfacht.

Drei Betrachtungsebenen – Aufbau mit den Systemkomponenten, Abläufe mit Geschäftsprozess und Programmablauf sowie Wertebereich mit Informationsbeständen und Datenstrukturen – können auf die Stakeholder zugeschnitten werden. Es gibt keine methodischen Brüche, Terminologie und Symbole bleiben gleich. Der Kunde kann also bereits in der Planung Grundriss, Dimension, logische Einheiten und den Ablauf des Prozesses erkennen. So ist sein Verständnis sichergestellt, Missverständnisse und Fehlannahmen werden verhindert. Wie beim Hausbau müssen auch bei der Software die Einzelteile zueinander passen und kongruent sein. Fachplanung wie Gas, Elektrik und Architektur und Globalplanung leiten sich voneinander ab. Übertragen auf FMC wird der Globalplan mit dem Kunden, die Fachplanung mit der IT abgestimmt. Der neue, aktuelle Gesamtplan wird produziert, so dass der Kunde genau das erhält, was er benötigt statt einer bestehenden Lösung, die irgendwie angepasst wird. Der Globalplan ist so aufgesetzt, dass künftige Umplanungen einfach möglich sind.

Fazit

Eine Software, die zu den Bedürfnissen eines Unternehmens passt, global digitale Prozesse aufsetzen und bestehende Daten aus Altsystemen extrahieren und in die richtigen Kanäle weiterleiten kann: Sie klingt nach Eier legender Wollmilchsau, ist aber anders als diese tatsächlich plan- und realisierbar. So können Unternehmen ihre Prozesse stringent digitalisieren, einen hohen Automatisierungsgrad erreichen und damit ihre Ressourcen schonen – bei gleichzeitiger einfache Compliance.