Büroarbeit ist nicht länger selbstverständlich

Noch vor wenigen Jahren war das Büro für einen Großteil der Angestellten der Ort, an dem sie ihre gesamte Arbeit geleistet haben. Homeoffice oder Remote Work waren Begriffe, die eher mit dem Silicon Valley in Kalifornien in Verbindung gebracht wurden und hierzulande nur wenigen Mitarbeitenden vorbehalten waren. Doch dann kam die COVID-19-Pandemie und stellte das Arbeitsleben auf den Kopf. Millionen von Angestellten wurden über Monate ins Homeoffice geschickt – und das sehr erfolgreich. Der durch Fernarbeit befürchtete Verlust an Produktivität und Unternehmenserfolgen blieb aus. Stattdessen kamen sowohl Firmen als auch Mitarbeitende in den Genuss der vielen Vorteile von Remote Work und ihnen wurde klar, dass eine gute Leistung nicht vom Arbeitsort abhängt.

Seitdem ist nichts mehr so, wie es einmal war. Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. In den meisten digital arbeitenden Betrieben gehören Fünf-Tage-Wochen im Büro mittlerweile der Vergangenheit an. Bereits 2021 arbeitete in Deutschland knapp ein Viertel aller Arbeitskräfte an mindestens einem Tag der Woche von zu Hause oder einem anderen Ort aus – Tendenz steigend. Unternehmen müssen sich an diese hybride Form der Arbeit und die damit einhergehende Veränderung des Büroalltags anpassen. Denn wenn die Arbeit im Büro keine Selbstverständlichkeit, sondern nur noch eine Möglichkeit von vielen ist, muss der Büroalltag neu strukturiert werden.

Das hybride Büro ist digital

Schwankende Auslastung im Büro, leerstehende Arbeitsplätze, weniger sozialer Kontakt innerhalb der Belegschaft – ein hybrider Büroalltag kann Unternehmen und Mitarbeitende vor einige Probleme stellen. Um genau diesen strukturellen Unsicherheiten vorzubeugen, sollte sich jedes hybride Unternehmen mit digitalen Lösungen für sein neues Workplace Management auseinandersetzen. Um die Arbeit im digitalen Raum optimal zu managen, braucht es digitale Formate. Diese helfen dabei, das Beste aus dem veränderten Büro herauszuholen und den neuen Arbeitsalltag für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten. Zusätzlich können Unternehmen damit die Produktivität steigern, während sie gleichzeitig die Kosten senken.

Koordination macht zufriedener und produktiver

Der Schlüssel zu mehr Produktivität und Zufriedenheit ist die Koordination des hybriden Arbeitsalltags. Mitarbeitende können in digitalen Systemen mit wenigen Klicks kommunizieren, wann sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, können sich im Voraus Arbeitsplätze neben ihren Teamkolleg:innen reservieren und nachvollziehen, wer am gewünschten Tag sonst noch im Büro ist. Auch spontane Planänderungen sind in wenigen Sekunden eingepflegt. So können die Mitarbeitenden selbstständig ihre Hybridarbeit koordinieren und sich unkompliziert absprechen. Das stärkt trotz verringerter Anwesenheit im Büro den Zusammenhalt im Team und beugt gleichzeitig stressigen Situationen vor, die z. B. durch die flexible Schreibtischnutzung und die damit verbundene Arbeitsplatzsuche am Beginn des Arbeitstages entstehen können.

Das zahlt sich doppelt aus; denn Mitarbeitende, deren Hybridarbeit koordiniert ist, sind nachweislich zufriedener und produktiver. Pro Woche können Unternehmen so durch strukturierte Hybrid Work bis zu einen Tag an Produktivität hinzugewinnen, während sie gleichzeitig das Wohlbefinden im Team stärken. Eine Win-Win-Situation, die sich langfristig positiv auf das Unternehmen und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.

Kosten sparen durch Workplace Management

Ein wirkungsvoll koordiniertes Hybridbüro spart nicht nur Kosten durch gesteigerte Produktivität und eine bessere Mitarbeiterbindung. Auch direkte Ersparnisse durch eine effizientere Ressourcennutzung und eine angepasste Bürogestaltung sind mit digitalem Workplace Management möglich.

Die Koordination des hybriden Arbeitsalltags und der Anwesenheit der Mitarbeitenden im Büro ermöglichen Rückschlüsse über die tatsächliche Nutzung der Büroräume und der darin vorhandenen Ressourcen. Ergibt eine Analyse der Büroauslastung, dass aufgrund von Homeoffice, Krankheit oder Urlaub regelmäßig ein gewisser Anteil der Schreibtische ungenutzt bleibt, können Unternehmen über die Reduzierung der Bürofläche nachdenken. Allein dieser Schritt ermöglicht eine monatliche Ersparnis von bis zu 30 Prozent der Büroausgaben durch verringerte Miete und Nebenkosten. Auch andere Ressourcen wie Parkplätze, Meetingräume und Büromaterialien können ins Workplace Management eingebunden werden. Die so generierten Nutzungsdaten helfen dabei, weitere Einsparmöglichkeiten aufzudecken und unterstützen Unternehmen so dabei, ihre Ausgaben besser zu kontrollieren und zu reduzieren.

Ein sozialeres, attraktiveres Büro

Ein sinnvoll organisiertes Workplace Management kann dabei helfen, das Büro nach vielen Monaten der Heimarbeit wieder in den Fokus der Mitarbeitenden zu rücken. Aufgrund von Hybridarbeit haben sich nämlich auch die Anforderungen an das Büro geändert: Es ist für viele nun nicht mehr länger ein reiner Arbeitsort, sondern Katalysator für soziales Miteinander, Teamwork und kreatives Arbeiten.

Leerstehende Arbeitsplätze müssen deshalb auch nicht zwangsweise ein kleineres Büro bedeuten: Der freigewordene Raum kann genauso gut in neue Gemeinschaftsbereiche oder weitere Meetingräume umgewandelt werden. Diese fördern zusätzlich den sozialen und kreativen Fokus des Büros und schaffen eine klare Abgrenzung zum Homeoffice. Für viele wird das Büro somit ganz selbstverständlich wieder ein zentraler und wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags und Teams rücken wieder näher zusammen.

Digitales Workplace Management als Schlüssel zum Erfolg

Der Trend hin zu mehr Homeoffice und Hybridarbeit hat für viel Veränderung und Verunsicherung in der Arbeitswelt gesorgt. Wie lässt sich die Vermischung aus Büroalltag und Homeoffice organisieren? Was können Unternehmen tun, um die Mitarbeitenden wieder ins Büro zu locken? Wie kann ein Büro den veränderten Ansprüchen der Belegschaft gerecht werden? Und braucht man in Anbetracht von Hybrid Work wirklich noch ein so großes Büro? Auf all diese Fragen kann digitales Workplace Management Antworten liefern. Vor allem, wenn es darum geht, den Arbeitsalltag langfristig und effektiv auf Hybridarbeit umzustellen, ist es unverzichtbar. Wichtig dabei: individuell die Bedürfnisse der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz abfragen und analysieren und darauf basierend die richtige Lösung für das eigene Arbeitsplatzmanagement auswählen. So können Unternehmen von Vorteilen wie Kostenersparnissen, neuen Raumkonzepten und einfacher Handhabung profitieren, die den neuen Arbeitsalltag enorm erleichtern – der Schlüssel zu einer positiven Bürokultur und damit zu einem langfristigen Unternehmenserfolg.