Die digitale Zukunft der HR? Der Weg der Transformation

HR muss heute mehr denn je vielfältige Aufgaben in Unternehmen erfüllen und ist auch deshalb auf besondere Weise gefordert. Zwischen digitaler Transformation sowie steigenden Erwartungen der Teammitglieder und Vorgesetzten leisten Personaler:innen gleichsam administrative wie transformationale Arbeit. Die Zufriedenheit mit diesen HR-Services ist jedoch nicht immer optimal, wie die Neuauflage der Haufe HR Service Experience Studie zeigt. Wie verläuft also die (digitale) Transformation des Berufsfelds und worauf muss sich HR in Zukunft einstellen?

Vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel, demografischem Wandel und digitaler Transformation wird HR in Zukunft eine deutlich strategischere Bedeutung zukommen. Fast zwei Drittel der Personaler:innen sind davon überzeugt, ebenso knapp die Hälfte der Befragten im Top-Management (46,7 %). Wo müssen die HRler:innen dabei jedoch konkret ansetzen, um ihre strategische Rolle einzunehmen?

Mäßige Zufriedenheit und Bekanntheit          

Die befragten Mitarbeitenden geben an, mit den Leistungen von HR eher mäßig zufrieden zu sein – mit den transformationalen Services sogar weniger als mit der Administration. Die Personaler:innen selbst sehen v. a. beim Talent Management und der Beteiligung im Unternehmen Verbesserungspotenziale. Es gibt zudem eine Diskrepanz zwischen den Aufgaben, die Personaler:innen in den Augen der Mitarbeitenden ausführen, und jenen, die HR selbst angibt zu leisten. Um die Unzufriedenheit in den Unternehmen zu adressieren, bietet die andauernde digitale Transformation eine große Chance zur Positionierung von HR. Mit den richtigen Ansätzen lässt sich außerdem die Zufriedenheit mit den HR-Leistungen steigern, was zusätzlich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Wie also sieht der genaue Startpunkt für diese Veränderungen aus?

Faktencheck: Wie digital ist HR?

Derzeit ist HR noch nicht überall bestmöglich digitalisiert. Im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2021 ist der Digitalisierungsgrad in der Wahrnehmung der Belegschaft nur leicht gestiegen, von 58 % auf 61 % in 2024. Die Erhebung zeigt aber auch: Digitale Lösungen sind gar nicht immer und überall gewünscht. Bei Routinen sollen sie entlasten, jedoch wünscht sich eine Mehrheit aller Befragten, dass transformative Themen wie z. B. Unterstützung und Organisation von Weiterbildungen weiterhin persönlich gehandhabt werden. Es besteht dabei aber nicht immer Einigkeit zwischen Personaler:innen und Mitarbeitenden. Bei einigen Aufgaben, die HR bereits digitalisiert hat oder es möchte, schätzt die restliche Belegschaft den persönlichen Austausch. Kommunikation über Chats und Mails sowie spezifische HR Chatbots finden die Mitarbeitenden z. B. bei Formalitäten rund um Home-Office, Arbeitszeiten oder Freistellungen ungeeignet und wünschen sich hier mehr Face-to-Face-Kommunikation.

Die Rolle digitaler Self Services

Das Bedürfnis nach persönlichem Austausch ist also nicht zu vernachlässigen. Es zeigt sich jedoch auch, dass sich digitale Self Services steigender Beliebtheit erfreuen: 88 % der HRler:innen und 87 % der Mitarbeitenden sprechen sich dafür aus, gewisse Personalprozesse selbst zu verwalten. Damit ist die Akzeptanz im Vergleich zu 2021 noch gestiegen. Auffällig: 2024 liegt die Zustimmung der HR erstmals auf einem höheren Niveau als beim Rest der Belegschaft. 2021 stimmte HR der Nutzung von Self Services zu 81 % zu, die Mitarbeitenden zu 83 %. Es ist anzunehmen, dass als Folge der Corona-Pandemie die Akzeptanz vieler digitaler Lösungen noch gestiegen ist. Diese Tools können und sollen den persönlichen Kontakt natürlich nicht ersetzen. Das ist jedoch besonders dann auch nicht zu befürchten, wenn HR die zusätzliche Zeit durch Self Services in die Umsetzung der organisationalen Transformation und damit direkt in ein besseres Umfeld für die Mitarbeitenden investiert.

Auf einem guten Weg: digitale Zeiterfassung

Die positive Einstellung der Befragten erstreckt sich ebenfalls auf die digitale Zeiterfassung. Als Pflichtumsetzung gestartet bewerten 61,5 % der Mitarbeitenden die Regelung positiv, weil sie die Auswertung und Verwaltung der Arbeitszeiten vereinfacht und transparenter macht. Allgemein bemerken die befragten Mitarbeitenden die positiven Folgen der digitalen Zeiterfassung stärker als HR: Die entscheidenden Faktoren sind hierbei mehr Fairness und Klarheit (HR: ca. 60 %, Mitarbeitende: 65 %), Ruhezeiten und Pausen bewusster einzuhalten (HR: rund 50 %, Mitarbeitende: knapp 60 %) und die Begrenzung von Überstunden (HR: rund 40 %, Mitarbeitende: 50 %). Probleme hingegen tauchen v. a. bei der technischen Umsetzung auf, hier sehen mehr als 50 % der Mitarbeitenden noch Schwierigkeiten. In vielen anderen Punkten vermuten Personaler:innen aber ein negativeres Bild als die Mitarbeitenden. Beispielweise schätzen sie die Akzeptanz der Zeiterfassung geringer ein und sehen mehr Probleme, etwa beim Erstellen von Richtlinien oder durch die Mehrarbeit infolge der Zeiterfassung. Diese Einschätzungen decken sich nicht immer mit der Realität der Belegschaft.

Bereit für künstliche Intelligenz?

Mit einigen wenigen digitalen Lösungen ist es jedoch vielerorts nicht getan. KI soll die nächste große Stufe werden – aber auch für HR? Der Studie zufolge steht der KI-Einsatz hier noch am Anfang. Lediglich 13 % der Personaler:innen setzen die Technologie aktuell häufig ein. Mit 18,5 % sind die meistgenannten Einsatzgebiete das Recruiting, die Auswahl der Mitarbeitenden und das Employer Branding. Darauf folgt der Punkt Lernen und Entwicklung mit 15,6 %. Zukünftig ist der Einsatz von KI für die Befragten zusätzlich für Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Reporting denkbar. Doch sie sehen dabei auch Hemmnisse, allen voran die HR-Expert:innen: Rechtssicherheit, mangelnde digitale Skills und Datenschutz machen die häufigsten Nennungen aus. HR sorgt sich außerdem, dass der Betriebsrat sowie die Führungsebene zweifeln könnten und Gelder für Implementierung und Anwendung von KI fehlen. Die Kombination aus den richtigen Tools und der entsprechenden Weiterbildung ist gefragt, um diese Bedenken aufzulösen.

Potenziale der digitalen HR-Transformation heben

Die digitale Transformation bietet eine große Chance, HR klarer zu positionieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der passenden Strategie zu steigern. Entscheidend ist dabei, rechtssichere Lösungen zu implementieren und die individuellen Bedürfnisse der Belegschaft zu berücksichtigen. Die richtige Mischung aus digitalen Services und persönlichem Kontakt ist gefragt. Damit gibt die Studie Aufschluss darüber, wie HR ihre strategische Relevanz mit den passenden Ansätzen erhöhen und gleichzeitig einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten kann. Fest steht: Die Zukunft der HR ist digital – aber immer mit persönlicher Note!

Informationen zur Studie:

Zur Beantwortung der Forschungsfragen wurden im Februar und März 2024 Online-Interviews (CAWIs) mit 1.261 internen Kund:innen von HR sowie 647 Beschäftigten in Personalfunktionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. Sämtliche Befragte waren in Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden tätig, vom Mittelstand bis zum Großkonzern. Bei der „Non-HR-Stichprobe“ wurde über entsprechende Quotierungen zudem auf einen ausgewogenen Branchenmix geachtet.