Immer häufiger schwebt Angestellten ein Gefühl vor, dass das Büro nicht ganz zu den aktuellen Aufgabe passt oder eine flexiblerer Arbeitsplatz besser wäre. Dieser Fall tritt immer häufiger auf. Viele moderne Unternehmen wenden sich einem spannenden Konzept zu, das dieses Problem genau adressiert: Aktivitätsbezogenes Arbeiten – oder ABW. Das stellt den traditionellen Büroalltag auf den Kopf: Anstatt allen Mitarbeitenden einen festen Schreibtisch oder ein Büro zuzuweisen, basiert „activity-based working“ darauf, den Arbeitsraum um verschiedene Aktivitätsbereiche herum zu gestalten. Es geht darum, den Raum an die Arbeit anzupassen und nicht umgekehrt. Der große Vorteil von Aktivitätsbezogenem Arbeiten (ABW) ist die Freiheit und Flexibilität, die es bietet. Mitarbeitende können selbst entscheiden, wo sie arbeiten möchten, je nachdem welche Aufgabe sie gerade erledigen. Dieser Ansatz steigert oft sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit, da Mitarbeitende genau dort arbeiten können, wo sie sich am produktivsten fühlen. Smarte Tools können dabei die Kosten für Betriebe durch eine verbesserte Ressourcennutzung reduzieren, indem sie Echtzeitdaten zur Raumauslastung liefern und somit Leerstände minimieren. Außerdem ermöglicht dies eine effiziente Energieverwaltung und -steuerung, senkt Betriebskosten durch Automatisierung von Abläufen und ermöglicht eine bessere Arbeitsplatzoptimierung, was zu geringeren Miet- und Betriebskosten führt. Check-In Optionen per Smartphone sollen einen nahtlosen Start in den Bürotag gewährleisten mithilfe von QR-Codes, Sensoren oder einem digitalen Check-In. So werden künftig auch, „No-Shows“ vermieden.

Künftig werden Bereiche temporär außer Betrieb genommen

Die zukünftige Bürogestaltung sieht vor, dass einzelne Bereiche gezielt und temporär außer Betrieb genommen werden können. Dieser scheinbar mutige Schritt, bestimmte Abteilungen oder Bereiche für einen begrenzten Zeitraum nicht zu nutzen, steht nicht nur für eine innovative Denkweise, sondern markiert auch einen pragmatischen Ansatz hin zu einer effizienteren und kostengünstigeren Büroinfrastruktur. Der Grundgedanke ist, dass ungenutzte oder selten genutzte Flächen nicht nur ungenutztes Potenzial darstellen, sondern auch unnötig Ressourcen verbrauchen und damit unnötig hohe Kosten verursachen. Durch den Einsatz fortschrittlicher, intelligenter Tools und Technologien erhalten Büroflächenmanager einen tiefen und detaillierten Einblick in die tatsächliche Nutzung der Büroumgebung. Diese Einblicke basieren auf einer umfassenden Analyse von Nutzungsdaten, sowohl aus der Vergangenheit als auch mit prognostizierten Trends für die Zukunft.

Intelligente Buchungssysteme und Sensortechnologien ermöglichen es, den Bedarf an Büroflächen exakt zu ermitteln und darauf aufbauend bestimmte Bereiche, komplette Etagen oder sogar ganze Gebäudeteile temporär von der Buchbarkeit auszuschließen. Damit lässt sich nicht nur der Energieverbrauch gezielt reduzieren, indem beispielsweise Heizung, Kühlung und Beleuchtung nur dort aktiviert werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Steuerung über ein Administrationsportal eine schnelle und einfache Anpassung der Raumbelegung und -verfügbarkeit. Mit wenigen Klicks können Administratoren Räume aktivieren oder deaktivieren und so flexibel auf sich ändernde Anforderungen im Büroalltag reagieren. Die strategische Reduzierung der der aktiven Bürofläche als Reaktion auf den tatsächlichen Bedarf ist eine entscheidende Maßnahme, um Betriebskosten zu senken und gleichzeitig eine dynamische, anpassungsfähige Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens gerecht wird.

Büroverantwortliche werden bald „Gebäude verstehen“ und Sensoren nutzen

Bei der Planung oder Optimierung einer Bürofläche stehen oft zwei wichtige Fragen im Raum : Wie viel Platz habe ich und wie viel Platz benötige ich? Hochmoderne Sensoren bieten die perfekte Lösung, um das Bauchgefühl mit echten Daten abzugleichen. Die effektive Implementierung sowohl von Desk Sharing als auch von Aktivitätsbezogenem Arbeiten (ABW) erfordert weit mehr als nur eine Umstrukturierung des physischen Raums. Es geht darum, moderne Technologie zu nutzen, um diesen Übergang nahtlos und effizient zu gestalten. Digitale Lösungen sind in dieser Hinsicht unerlässlich. Die Verwaltung von Arbeitsplatzbuchungen kann beispielsweise eine Herausforderung sein, wenn viele Mitarbeitende flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln. Hier kann eine Software ins Spiel kommen. Eine solche Lösung, die Echtzeitinformationen über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen bietet, kann nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch helfen, stets den optimalen Arbeitsplatz für die aktuellen Bedürfnisse zu finden.

Smarte Funktionen in Büroräumen werden individuell gestaltet

In der heutigen dynamisch-asynchron sowie hybrid funktionierenden Arbeitswelt ist es wichtig, flexibel Büroflächen anzupassen – beispielsweise durch die Schließung bestimmter Etagen oder Bereiche an Tagen, die nicht genutzt werden – um die Ressourcen optimal zu nutzen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem Entscheider verstehen, wie das wirklich Büro genutzt wird. Die virtuelle Entscheidungs- und Anpassungsmöglichkeit mit entsprechenden Admin-Portalen ist entscheidend, um die volle Freiheit zu haben, die Büroräume individuell anzupassen: Kleinigkeiten wie etwa das Festlegen der Öffnungszeiten, die Definition von Check-in-Regeln oder das Ermöglichen anonymisierter Buchungen sowie weitere Anpassungen ganz nach Unternehmens-Bedürfnissen wird in den kommenden Jahren zum unabdingbaren Bestandteil international arbeitender Unternehmen werden. Nur so können sie auch skalierbar bleiben trotz Home Office und Co. In der Ära der Internationalisierung werden alltägliche Dinge im Büro wie der Besprechungsraum immer gefragter. Faktoren wie Größe, Ausstattung oder anderen spezifischen Merkmalen sollten nach Möglichkeit gefiltert werden können – schließlich bedarf nicht jedes Meeting eines riesigen Konferenzraumes. Benutzerfreundliche Filteroptionen in Buchungssoftware soll hier ermöglichen, die Suche mühelos zu verfeinern und die idealen Räumlichkeiten für alle Anforderungen zu finden.

Kosten senken und Effizienz steigern: Wie Activity-Based Working die Bürolandschaft transformiert

Durch die gezielte Anpassung der Büroräume an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und den Einsatz moderner Technologien zur Raumoptimierung können Unternehmen ihre Betriebskosten deutlich senken. Eine intelligente Raumnutzung, die Vermeidung von Leerständen und ein effizientes Energiemanagement tragen zu einer wirtschaftlicheren Bürogestaltung bei. Flexibilität und ein verbessertes Arbeitsumfeld erhöhen nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern senken auch die traditionell hohen Kosten für Büromiete und -instandhaltung. In einer Zeit, in der Unternehmen nachhaltiger und effizienter arbeiten wollen, stellt das ABW-Konzept eine zukunftsorientierte Lösung dar, die es ermöglicht, Büroflächen dynamisch und kosteneffizient zu gestalten. Durch den strategischen Einsatz von Technologie und die Neuausrichtung der Büronutzung können Unternehmen nicht nur finanzielle Vorteile erzielen, sondern auch einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. So wird das Büro der Zukunft nicht nur ein Ort für effizientes Arbeiten, sondern auch ein Vorbild für ökonomische und ökologische Nachhaltigkeit. Darüber hinaus bietet das ABW-Konzept Unternehmen eine einzigartige Flexibilität, die es ihnen ermöglicht, Wachstum und Expansion effizient zu bewältigen, ohne notwendigerweise in zusätzliche Büroflächen investieren zu müssen. Durch die aufgaben- und projektbezogene Organisation der Arbeitsbereiche anstelle starrer Abteilungsstrukturen können Ressourcen dynamisch zugewiesen und genutzt werden. Dies fördert nicht nur eine kollaborative und agile Arbeitskultur, sondern minimiert auch die Notwendigkeit, bei jeder Geschäftserweiterung neue Räumlichkeiten zu erwerben oder umfangreiche Umbauten vorzunehmen. Auf diese Weise unterstützt das ABW-Konzept Unternehmen dabei, ihre räumlichen Kapazitäten optimal zu nutzen und gleichzeitig die Agilität und Anpassungsfähigkeit zu bewahren, die für das moderne Geschäftsumfeld unerlässlich sind.