Obwohl dieser Kommunikationsstil Vorteile bietet, berichten Führungskräfte von sinkender Effektivität und möglichen negativen Auswirkungen auf das Geschäft, wenn diese nicht verbessert wird. Eine Umfrage* im Auftrag von Grammarly, dem Unternehmen und Anbieter des gleichnamigen KI-Schreibsassistenten, gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen The Harris Poll ergab, dass 72 Prozent der Mitarbeitenden asynchrone Kommunikation häufiger als im Vorjahr nutzen. Allein für US-Unternehmen belaufen sich die versteckten Kosten schlechter Kommunikation jährlich auf bis zu 1,2 Billionen Dollar. Um die volle Wirkung von Kommunikation zu nutzen, müssen wir unsere Annahmen über Kommunikation im Arbeitsumfeld gründlich überdenken und in die richtigen Tools investieren.

Weitverbreitete Fehlkommunikation schafft Hindernisse für hybride Teams

Die schriftliche Kommunikation in Unternehmen hat im Vergleich zum Vorjahr um 18 Prozent zugenommen, während Schulungen und Tools zur Verbesserung der kommunikativen Fähigkeiten nicht in großem Umfang eingesetzt werden. Das kann zu Fehlern führen, die Teams verlangsamen und Zweifel aufkommen lassen. Laut der Grammarly und The Harris Poll Studie erleben 66 Prozent der befragten Führungskräfte mindestens einmal täglich Fehlkommunikation, während 48 Prozent mehrmals am Tag damit konfrontiert sind. Für viele ist die schriftliche Kommunikation am Arbeitsplatz eine Herausforderung. Da diese jedoch die Mehrheit bilden, ist es wichtig, die besonderen Bedürfnisse von Wissensarbeitenden zu verstehen. Unter den Befragten waren die größten Schwierigkeiten das Finden der richtigen Worte, um andere nicht zu beleidigen (71 Prozent), das Finden des richtigen Gleichgewichts zwischen zu förmlicher und zu informeller Ausdrucksweise (71 Prozent), der hohe Zeitaufwand, um eine Botschaft auf die richtige Weise zu vermitteln (63 Prozent) und die Verunsicherung über den richtigen Ton (56 Prozent). Ineffektive Kommunikation stellt auch eine Barriere für Inklusion dar. 42 Prozent der Führungskräfte  und 62 Prozent der Wissensarbeitenden gaben an, dass die Remote-Arbeit Kommunikation mit Teammitgliedern aus anderen Kulturen und mit anderem Hintergrund erschwert.

Schlechte Kommunikation behindert Effizienz und Umsatzgenerierung

In diesem Jahr steht die Verbesserung der betrieblichen Effizienz ganz oben auf der Prioritätenliste von Gründern und Geschäftsführern und hat seit dem letztjährigen Bericht noch an Bedeutung gewonnen. Zu den Top Prioritäten von Führungskräften zählt die Verbesserung der betrieblichen Effizienz (64 Prozent), die Steigerung des Umsatzes oder der Rentabilität (61 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung (60 Prozent), die Zufriedenheit und Bindung von Kundinnen und Kunden (60 Prozent) und die Optimierung der Teamproduktivität (51 Prozent).

Fehlkommunikation gefährdet die Unternehmensziele

Versäumte Fristen, mangelnde Klarheit und erhöhte Kosten sind allesamt negative Auswirkungen einer ineffektiven Kommunikation. Diese Hürden hindern die Mitarbeitenden daran, ihr volles Potenzial zu entfalten. Mit 43 Prozent geben Führungskräfte an, dass besonders die Produktivität durch schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz leidet. Von den Führungskräften, die aufgrund von Kommunikationsfehlern Geschäfte verloren haben, schätzten 68 Prozent, dass es sie 10.000 Dollar oder mehr gekostet hat. Eine von fünf Führungskräften war außerdem der Meinung, dass die Glaubwürdigkeit ihrer Marke durch schlechte Kommunikation beeinträchtigt wurde.

Uneinigkeit, wie ineffektive Kommunikation gelöst werden kann

Die meisten Führungskräfte und Wissensarbeitenden sind sich einig, dass Inhalt, Tonfall und Einfühlungsvermögen sehr wichtige Elemente der Kommunikation sind. Allerdings ist die Art oder die Plattform, über die sie erfolgt, für Führungskräfte viel wichtiger als für Arbeitnehmende. Die Konzentration auf den Tonfall der Kommunikation kann zu einer besseren Abstimmung und letztlich zu einer besseren Leistung führen, z. B. zu schnelleren Reaktionszeiten und einer höheren Arbeitsqualität.

Überschätzte Fähigkeiten weisen auf organisationsweite Kommunikationsprobleme hin

Laut der Grammarly und The Harris Poll Studie neigen Wissensarbeitende und Führungskräfte dazu, ihre eigenen Kommunikationsfähigkeiten verglichen mit der, die sie von anderen erhalten, zu überschätzen. Dies deutet auf eine Wahrnehmungslücke hin und zeigt, dass die Kommunikation innerhalb von Organisationen möglicherweise nicht so effektiv ist, wie gedacht. Obwohl Führungskräfte zuversichtlich sind, was ihre Fähigkeiten angeht, empfinden 45 Prozent der Wissensarbeitenden die schriftliche Kommunikation mit ihnen als nicht effektiv genug.

Wie effektive Markenkommunikation die Kundenzufriedenheit steigert

Führungskräfte aus der Wirtschaft haben in diesem Jahr eine deutliche Verschiebung ihrer allgemeinen Prioritäten festgestellt – ihr Fokus auf Kundenzufriedenheit und -bindung ist im Vergleich zum Vorjahr um zehn Prozent gestiegen. Da Kundinnen und Kunden immer wählerischer werden, müssen die Teams ihr Vertrauen in die Kommunikation stärken, um wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Aufträge zu erhalten. Unternehmen, denen dies nicht gelingt, müssen mit einem Rückgang dieser Kennzahlen rechnen. Eine von drei Führungskräften gibt an, dass sie durch wirksame Kommunikation neue Aufträge oder Geschäftsabschlüsse erzielen konnte. 50 Prozent der Leitenden Befragten freuen sich über einen besseren Ruf in Folge effektiver Kommunikation.

Richtig gemacht, beschleunigt asynchrone Kommunikation die Teamleistung

Die Mehrheit der Wissensarbeitende, insbesondere jüngere Arbeitnehmer:innen, Millennials und Gen Z, sind sich einig, dass eine Kultur der asynchronen Kommunikation ihre Arbeit flexibler gestaltet. Laut einer Umfrage finden 78 Prozent aller Wissensarbeitenden asynchrone Kommunikation sehr nützlich, da sie zu höherer Produktivität und Inklusion beiträgt. Obwohl hybride Arbeitsplätze und asynchrone Kommunikation Vorteile bieten, können sie persönliche Beziehungen beeinträchtigen.. Laut der Umfrage berichten 29 Prozent aller Arbeitnehmer:innen davon, dass Fehlkommunikation ihre Beziehungen zu Mitarbeitenden belastet. Etwa 30 Prozent der Mitarbeiter:innen erleben aufgrund dessen eine Verringerung ihres Selbstvertrauens. 15 Prozent haben in Erwägung gezogen, ihr Team wegen dieser Probleme zu verlassen.

Verbesserung des Tonfalls soll Produktivität und Arbeitsqualität steigern sowie Beziehungen optimieren

Die asynchrone Kommunikation erfordert nuancierte Schreibfähigkeiten und kann die Flexibilität, Produktivität und Inklusion in der Hybridarbeit steigern. Ein adäquater Tonfall in der schriftlichen Kommunikation kann zu einer positiveren Wahrnehmung des Absenders führen. Mehr als 75 Prozent der leitenden Angestellten und Wissensarbeitenden sind sich einig, dass es in schriftlicher Kommunikation schwieger ist, den Tonfall der Nachricht eindeutig zu erkennen. Dessen Bedeutung ist jedoch für die Verständigung von weltweit verstreut arbeitenden Teams globaler Unternehmen nicht zu unterschätzen.

Das richtige Kommunikationsfundament: Schlüsselfragen für Führungskräfte

Wie aus den Daten des diesjährigen Berichts hervorgeht, erreichen die meisten Unternehmen kein optimales Leistungsniveau. Die Effektivität der Kommunikation ist im Vergleich zum Vorjahr um zwölf Prozent zurückgegangen, und Wissensarbeitende berichteten übereinstimmend, dass eine ineffektive Kommunikation für sie Herausforderungen in Form von Stress und Produktivitätseinbußen mit sich bringt. Führungskräfte, die davon ausgehen, dass Fehlkommunikation an ihrem Arbeitsplatz kein Problem darstellt, werden unvermeidliche Kosten verursachen. Und diejenigen, die herkömmliche Systeme anwenden, um Kommunikationslücken zu schließen, werden weiterhin Ressourcen in nicht skalierbare Lösungen stecken. Führungskräfte jedoch, die der Kommunikation einen hohen Stellenwert einräumen und jetzt strategisch in Kommunikationslösungen investieren, werden in ihrem gesamten Unternehmen einen erheblichen Stellungswert freisetzen.

Zur Methodik der Studie

Die Studie wurde von The Harris Poll im Auftrag von Grammarly Business von 14. bis 31. Oktober 2022 durchgeführt und befragte 1.001 Wissensarbeitende und 251 Führungskräfte. Es wird auch auf Ergebnisse der Studie aus dem Jahr 2021 verwiesen, die von 1. bis 12. Oktober 2021 ebenfalls von Grammaly in Zusammenarbeit mit The Harris Poll durchgeführt wurde. Die Umfrage wurde online durchgeführt und basiert nicht auf einer Wahrscheinlichkeitsstichprobe, daher kann kein theoretischer Stichprobenfehler berechnet werden. Wissensarbeitende sind Vollzeitbeschäftigte in Unternehmen mit 150 oder mehr Mitarbeitenden, während Geschäftsleitende Vollzeitbeschäftigte in Unternehmen mit 150 oder mehr Mitarbeitenden auf Führungsebene oder höher sind und zumindest einige Entscheidungsbefugnisse in Bezug auf Geschäftsstrategie oder -entwicklung, Kundenerfahrung, Budgetierung oder Einstellung haben.

*Der vollständige Bericht der Studie “The State of Business Communication 2023” ist hier einsehbar: https://go.grammarly.com/business-communication-report