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Wie hybrides Arbeiten funktioniert: 10 Faktoren, auf die es ankommt

Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Bei dieser Frage geht am hybriden Modell, also dem Mix aus Büropräsenz und Homeoffice, kein Weg mehr vorbei. Allerdings ist die Umsetzung mit vielfältigen Herausforderungen verbunden. Wir haben zusammengefasst, was Unternehmen berücksichtigen müssen, damit das hybride Arbeiten zum Erfolg führt.
29. Juli 2022

Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Bei dieser Frage geht am hybriden Modell, also dem Mix aus Büropräsenz und Homeoffice, kein Weg mehr vorbei. Allerdings ist die Umsetzung mit vielfältigen Herausforderungen verbunden. Wir haben zusammengefasst, was Unternehmen berücksichtigen müssen, damit das hybride Arbeiten zum Erfolg führt.

Die Arbeitswelt hat sich durch die Pandemie stark verändert. Nach der massenweisen Verlagerung von Büroarbeitsplätzen ins Homeoffice setzen nun immer mehr Unternehmen auf das hybride Modell. Richtig umgesetzt, erhöht diese Arbeitsform nicht nur die Flexibilität und Resilienz in unbeständigen Märkten sowie die Zufriedenheit der Beschäftigten und damit die Mitarbeiterbindung. Auch neue Fachkräfte sind leichter zu gewinnen. Denn mittlerweile machen viele Bewerber:innen die Möglichkeit, sowohl von zuhause als auch im Büro zu arbeiten, zur Bedingung. Ein kürzlich von Poly veröffentlichter Report zeigt, dass fehlende Flexibilität in der Arbeitsplatzwahl durchaus ein Kündigungsgrund sein kann.

Allerdings verfügt der Umfrage zufolge nicht einmal jedes zweite Unternehmen über eine Strategie, um die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. Über 40 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland geben an, zwar kurzfristig auf den Mix aus Homeoffice und Büropräsenz vorbereitet zu sein, haben sich aber noch keine Gedanken über dessen langfristige Ausgestaltung gemacht. Hybrides Arbeiten ist jedoch kein vorübergehendes Phänomen. Umso wichtiger ist es, konkrete Rahmenbedingungen und Maßnahmen zu definieren.

Die folgenden zehn Aspekte sollten Arbeitgeber berücksichtigen, damit ihr hybrides Modell funktioniert.

1.     Wie hybrid soll das Unternehmen sein?

Entscheidend ist zunächst, sich klarzumachen, wie hybrid man sein will – also ob das Arbeiten im Homeoffice eher die Ausnahme oder die Regel sein soll. Die meisten Firmen bewegen sich irgendwo zwischen „kaum hybrid“ und „hyperhybrid“. Es gibt aber auch die „entschlossenen Rückkehrer“, also Firmen, die im Homeoffice eine Gefahr für Kultur, Zusammenarbeit und Ausbildung sehen. In vielen Großbanken etwa wird der Nachwuchs nach wie vor von erfahrenen Mitarbeitern persönlich betreut. Größere Freiheiten gewährt die Technologgiebranche – mit Vorreitern wie Twitter, Slack und Salesforce. Mittlerweile können die Beschäftigten vielerorts selbst entscheiden, wie und wo sie arbeiten. Allerdings gibt es auch abteilungsbezogene Unterschiede. Unternehmen brauchen daher Instrumente und Rahmenbedingungen, um die Arbeitsmodelle flexibel anzupassen.

2.     Wie soll das hybride Modell konkret aussehen?

Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung besteht in der Entscheidung, was das hybride Modell konkret beinhalten soll: Wie viele Tage müssen die Mitarbeiter:innen im Büro sein? Gibt es einen bestimmten Wochentag, an dem ihre Präsenz verpflichtend ist? Oder können sie ihre Tage im Büro und im Homeoffice frei wählen? Unternehmen sollten daher zunächst alle Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe danach prüfen, ob sie sich ortsunabhängig ausführen lassen.

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, die Reset-Taste zu drücken. Die genaue Definition des Modells ist aber enorm wichtig, wie die Studie zeigt: Demnach glauben fast 60 Prozent der Firmen, dass sie Mitarbeiter:innen verlieren beziehungsweise keine neuen hinzugewinnen, wenn sie keine klare Lösung für das hybride Arbeiten parat haben. Auch die Deutschen bilden hierbei keine Ausnahme: Fast die Hälfte der Unternehmen sehen sich in der Pflicht, ein hybrides Arbeitskonzept auszuarbeiten.

3.     Inklusion und Meeting Equality

Vor der Pandemie war die gemeinsame Anwesenheit im Büro der Normalzustand. Auch der Aufbau beruflicher Netzwerke und die Karrierechancen waren eng mit der physischen Präsenz verbunden. Und diese Einstellung ist nach wie vor verbreitet: In der Umfrage erklärten 60 Prozent der Entscheidungsträger, dass Mitarbeiter:innen, die nicht im Büro präsent sind, keine Beziehungen aufbauen können, die für ihr berufliches Fortkommen relevant sind. Auch die Ungleichbehandlung von Männern und Frauen hat der Homeoffice-Trend vielerorts verschärft: Von Frauen wird immer noch erwartet, dass sie den Großteil der häuslichen Pflichten und der Kinderbetreuung übernehmen, während sie von zuhause eine bezahlte Arbeit ausüben.

Ein weiterer Punkt, der die die Ungleichheit verstärkt, ist eine schlechte Infrastruktur im Besprechungsraum, unter der meist die digitalen Teilnehmer:innen hybride Meetings zu leiden haben. Mit modernen Technologien lässt sich die Kluft zwischen physischer und digitaler Präsenz überbrücken und eine echte „Meeting Equality“ erzielen – egal wo sich die Mitarbeiter:innen befinden. Collaboration-Tools wie Zoom und Microsoft Teams sind mittlerweile etabliert. Wichtig ist aber auch die richtige Hardware-Ausstattung – allen voran Lautsprecher, Headsets und Kameras.

4.     Always-on im Homeoffice: Mitarbeiter vor Überarbeitung schützen

Einerseits hat sich das hybride Arbeiten positiv auf das Wohlbefinden von vielen Beschäftigten ausgewirkt – durch flexible Arbeitszeiten und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Andererseits führt der Verlust der traditionellen Bürozeiten häufig zu längeren Arbeitstagen, wie eine Studie von Microsoft zeigt. Demnach wird im Homeoffice oft noch nach Feierabend gearbeitet. Und auch die Zeit für Besprechungen hat zugenommen. Heute verbringt der durchschnittliche Nutzer von MS Teams 252 Prozent mehr Zeit in Online-Meetings als vor der Pandemie im Februar 2020.

Remote arbeitende Beschäftigte haben zudem das Gefühl, ständig für Team-Kollegen und Führungskräfte erreichbar sein zu müssen, da sie sonst als abwesend wahrgenommen werden. Abhilfe schaffen kommunikative Maßnahmen und digitale Tools für die Arbeitszeitplanung. Auch durch eine Kultur von Vertrauen und Zusammenarbeit können Unternehmen überlange Arbeitstage verhindern. Wie die Umfrage zeigt, beschäftigt sich jedoch nur jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) mit diesem Problem. Und etwa genauso viele befürchten eine Kultur der Überlastung. Immerhin erklärten zwei Drittel der Befragten (67 Prozent), dass sie sich „mit dem Wandel vom 9-bis-17-Uhr-Tag zum flexiblen Arbeiten moralisch verpflichtet fühlen, die Beschäftigten vor Überarbeitung zu schützen“.

5.     Informellen Austausch fördern – auch remote

Beim hybriden Modell kommt es darauf an, den Mix aus physisch anwesenden und remote arbeitenden Beschäftigten zu synchronisieren. Auch der informelle Austausch ist dabei nicht zu unterschätzen. Jeder weiß, wie wichtig die spontane Unterhaltung an der Kaffeemaschine oder beim gemeinsamen Mittagessen für den Zusammenhalt und die Firmenkultur ist. Inoffizielle Treffen sind aber auch häufig sehr produktiv. Ähnliches gilt für kreative Aufgaben. Bei der Entwicklung von Ideen und Produkten etwa sind Improvisation und der informelle Austausch erfolgsentscheidend.

Gefragt sind daher technische Lösungen wie Always-on-Video, die den Mitarbeiter:innen auch außerhalb des Büros ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln. Unternehmen sollten zudem wissen, wie ihre Beschäftigten arbeiten. Im bereits erwähnten Report wurden sechs verschiedene Personas definiert, die sich in ihren Arbeitsweisen und Anforderungen unterscheiden. Dazu zählt zum Beispiel der „Bürokommunikator“, der nur ein Drittel der Endgeräte benötigt, die der „vernetzte Manager“ für die Kommunikation nutzt.

6.     Büroräume an die neuen Arbeitsweisen anpassen

Beim hybriden Arbeiten dient das Firmenbüro als Knotenpunkt für die Zusammenarbeit. Hier trifft man sich, tauscht sich aus und fühlt sich als Teil der Firmenkultur. Zuhause werden dagegen Aufgaben erledigt, die Konzentration und Ruhe erfordern. Die Realität ist allerdings komplexer. Viele Beschäftigte gehen ins Büro, um dort konzentriert zu arbeiten UND die Kollegen zu treffen. Einer Studie des Gensler Research Institute zufolge wünschen sich sechs von zehn Angestellten einen eigenen Schreibtisch im Büro, an dem sie alle Aufgaben erledigen können. Gefragt sind daher vielfältige Räumlichkeiten: offene Bereiche für Zusammenarbeit und Kommunikation sowie geschlossene Ruhezonen für Konzentration und Kontemplation.

7.     Neue Anforderungen an HR, IT und Immobilienabteilungen

Beim hybriden Arbeiten müssen IT-, Personal- und Immobilienabteilung viele Entscheidungen gemeinsam treffen, um die Effizienz der Teams, aber auch Fairness und Gleichheit über alle Arbeitskanäle hinweg sicherzustellen. Dabei verändern sich die Rollen, und neue Berufsbezeichnungen wie Chief Experience Officer (CXO) oder Chief Happiness Officer entstehen. Die Personalabteilung braucht Kenntnisse darüber, welchen Räumen und mit welchen Technologien sich die einzelnen Mitarbeiter:innen wohlfühlen und produktiv sein können. Das Immobilien-Team muss unter Umständen die Büromietverträge überarbeiten, und die IT hat viele der getroffenen Entscheidungen umzusetzen. Das heißt, sie alle brauchen umfassende Daten darüber, wie sich Einzelne innerhalb der hybriden Belegschaft verhalten und welche Ausstattung sie benötigen.

8.     Standardisiertes oder personalisiertes Modell?

Eine entscheidende Frage bei der Gestaltung hybrider Modelle lautet: Soll es einen standardisierten Ansatz geben, oder können die Beschäftigten ihren Arbeitstag nach persönlichen Vorstellungen und mit ihren bevorzugten Technologien gestalten? Zu viel Freiheit birgt Risiken: Wenn Mitarbeiter:innen ihre Ausstattung selbst auswählen, erhöht sich die Zahl der Technologien im Unternehmen. Und das ist nicht nur eine Herausforderung für die IT-Abteilung, es erschwert auch die Zusammenarbeit. Idealerweise finden Unternehmen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Vorschriften und der Freiheit des Einzelnen.

9.     Neue Maßstäbe für die Bürobewertung

Wenn die Mitarbeiter seltener im Büro sind, verändert dies nicht nur dessen Sinn und Zweck, sondern auch die Maßstäbe, nach denen die Räumlichkeiten bewertet werden. Bislang war diese davon abhängig, wie viele Personen sich in einem Büro unterbringen lassen. Heute benötigen Unternehmen ein umfassenderes Bild der Raumnutzung, das den Menschen stärker in den Mittelpunkt stellt. Hier können zum Beispiel Faktoren wie das Wohlbefinden der Mitarbeiter, der CO2– und Energieverbrauch sowie Weiterbildung, Teamleistung und soziale Interaktion einfließen.

10.   Einheitliche Technologien im Büro und Homeoffice

Wenn die Menschen im Büro, zuhause, im Co-Working-Space oder von unterwegs arbeiten, gibt es nicht mehr nur ein Zentrum – das Büro – sondern mehrere. Auf dieses polyzentrische Modell muss auch die Support-Infrastruktur abgestimmt sein – mit Maßnahmen wie WLAN zuhause und Ferndiagnose-Tools. Und das ist nicht nur eine Frage des IT-Budgets, sondern auch der gemeinsamen Werte und Vorstellungen von Zusammenarbeit. Technologie-Konzepte helfen dabei. Sie führen zu einer Demokratisierung von Arbeit – unabhängig davon, wo diese ausgeübt wird.

Fazit

Meeting Equality und Gleichbehandlung sind besonders wichtig für den Erfolg des hybriden Modells. Damit sich alle Mitarbeiter:innen unabhängig vom Standort integriert fühlen, müssen sich die Unternehmen überlegen, wie sich ihre Räumlichkeiten am besten nutzen lassen, wie die Beschäftigten arbeiten wollen und welche Technologien eine nahtlose hybride Experience ermöglichen. Die richtige Ausstattung und ein Verhaltenskodex, der allen gerecht wird, sind entscheidend für eine zufriedene, gesunde und produktive Belegschaft in der hybriden Arbeitswelt.

Henning Schäfer verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen B2B-Vertrieb, Geschäftsentwicklung und Marketing-Management. Als Vice President Central EMEA Sales Poly treibt er den Wandel hin zu einer hybriden Arbeitswelt voran.

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