Die Zukunft der Arbeit ist hybrid – das macht der „Work Trend Index“ von Microsoft deutlich. Demnach wird die Kombination von Homeoffice und Präsenz im Büro auch nach der Krise das Arbeitsleben weiter bestimmen. Entscheidend ist dabei, die Beschäftigten remote sowie vor Ort optimal miteinander zu verbinden und die Zusammenarbeit und Kreativität hybrider Teams zu fördern. Moderne Meeting-Umgebungen mit intuitiv bedienbaren, flexiblen Collaboration-Tools eignen sich für verschiedene Einsatzszenarien – etwa als Whiteboard, für Ad-hoc-Besprechungen sowie für anspruchsvolle Remote-Anwendungen.

Für viele Arbeitnehmer ist das Homeoffice auch langfristig nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Schließlich haben die letzten zwei Jahre gezeigt, dass Remote Work durchaus funktioniert – und wie beliebt es mittlerweile ist: Von rund 30.000 Beschäftigten aus 31 Ländern, die Microsoft für den „Work Trend Index“ [1] befragt hat, wünschen sich drei Viertel (73 Prozent), auch nach der Pandemie in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können. Unternehmen, die sich dafür offen zeigen, ersparen ihren Mitarbeitern lange Pendelzeiten. Und da dann auch standortunabhängige Arbeitsverhältnisse möglich sind, erhöhen sie ihre Chancen, neue Talente hinzuzugewinnen.

Ganz abschaffen werden Unternehmen ihre physischen Büros aber nicht, denn für die Firmenkultur ist der menschliche Kontakt vor Ort wie der Plausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen enorm wichtig. So sehen das auch die Mitarbeiter: Rund zwei Drittel der Befragten (67 Prozent) wünschen sich wieder mehr persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen und Teams. Viele Unternehmen setzen daher für die Zeit nach der Pandemie auf das hybride Modell, bei dem die Belegschaft teilweise im Büro und teilweise im Homeoffice arbeitet. Damit können sie sich als moderne Arbeitgeber positionieren, die aktuelle Trends wie Remote Work unterstützen.

Hybrides Arbeiten erfordert gute Planung

Allerdings setzt das hybride Modell eine gründliche Planung voraus. Und dazu müssen Unternehmen erst einmal die Fragen klären, warum Mitarbeiter gerne ins Büro gehen und was sie sich davon erwarten. Auch der Arbeitgeber muss definieren, welche Erwartungen er an die Präsenz im Office knüpft. Eine zentrale Rolle spielt dabei, welche Tätigkeiten sich gut oder vielleicht sogar besser zuhause erledigen lassen – etwa das Führen längerer Telefonate. Allerdings sind die diesbezüglichen Erfahrungen der einzelnen Mitarbeiter teilweise recht unterschiedlich. In Umfragen nennen zum Beispiel einige „bessere Konzentration“ und „Wohlbefinden“ als Vorteile von Remote Work. Andere sehen genau in diesen Faktoren die Vorzüge des Büros. Solche Unterschiede erschweren die Planung.

Was zweifellos im Büro besser funktioniert, sind Team-Besprechungen und Brainstormings sowie die kleinen sozialen Interaktionen, die eine Unternehmenskultur ausmachen. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Hauptaufgabe des Büros darin bestehen sollte, persönliche Treffen zu ermöglichen – egal, ob es sich um offizielle Meetings mit konkretem Anlass oder informelle Begegnungen handelt. Diesen Anforderungen sollte die Gestaltung der Räumlichkeiten, aber auch der Arbeitsstil gerecht werden.

Dabei kommt es darauf an, das richtige Gleichgewicht zu finden: Hybride Mitarbeiter sollten einerseits ein gewisses Maß an Freiheit genießen. Andererseits muss sichergestellt sein, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl zwischen den Teams als auch teamübergreifend funktioniert. Unter Umständen müssen die hybriden Arbeitsabläufe daher teilweise strukturiert werden, auch wenn das nicht unbedingt allen gefällt. Entscheidend ist jedoch, dass die Arbeitsweise für alle Parteien effektiv ist.

Hilfreich sind Software-gestützte Einsatzpläne

Aber wie genau soll die Arbeitszeit auf Homeoffice und Büro verteilt werden, wenn die Pandemie überstanden ist? Vielerorts wird das Modell diskutiert, dass die Mitarbeiter zwei Tage zu Hause und drei im Büro sind oder umgekehrt. Letztlich gibt es hier aber unendlich viele Möglichkeiten. Die TUI beispielsweise will von ihren Beschäftigten nur einen Tag im Monat Präsenz verlangen. Denkbar ist auch, pro Woche einen besprechungsfreien Tag für konzentriertes Arbeiten sowie einen besprechungsintensiven Tag zu definieren und den Beschäftigten an den restlichen Tagen der Woche die Wahl zu lassen. Die Arbeitswoche beginnt dann montags mit einem Team-Check-in im Büro, anschließend bleibt genug Zeit für Besprechungen und Brainstormings – sowie für informelle Kontakte.

Wichtig bei solchen Modellen ist ein Belegungsplan, der immer aktuell und für alle Mitarbeiter zentral zugänglich ist. Das gilt vor allem dann, wenn das Büro aus Kostengründen verkleinert und auf das Hot-Desking-Modell umgestellt wird, bei dem sich zwei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Mit Software-gestützten Einsatzplänen lässt sich vermeiden, dass Beschäftigte ins Büro fahren, um dort festzustellen, dass es keinen freien Schreibtisch mehr gibt. Zudem müssen sie damit nicht ständig Nachrichten austauschen, um herauszufinden, wer wann wo sein wird. Allerdings wird die Tool-Landschaft im Unternehmen damit noch unübersichtlicher. Schon heute nutzen mehr als die Hälfte der Büroangestellten an einem durchschnittlichen Arbeitstag vier oder mehr digitale Tools wie E-Mail, Slack, Zoom oder Teams. Unternehmen sollten daher die Zahl der Collaboration-Lösungen auf einige wenige reduzieren. Auf einen Software-gestützten Belegungsplan können sie bei einer hybriden Belegschaft dagegen nicht verzichten.

Einrichtung und Gestaltung: Das Büro als Meeting-Point

Auch die Bürogestaltung lässt sich an das hybride Arbeiten anpassen. Wenn das Office vorrangig der Zusammenarbeit und der Förderung des Gemeinschaftsgefühls dienen soll, müssen die Räumlichkeiten entsprechend gestaltet sein. Mit Bistrotischen, Lounge-Möbeln und Sitzecken lässt sich das Büro für den gegenseitigen Austausch und eine effektive Zusammenarbeit umrüsten. Sinnvoll sind auch Displays, die fachliche Informationen sowie Themen wie Pandemie-Bestimmungen und Unternehmensnachrichten anzeigen. Über solche Info-Terminals lassen sich gute Unternehmensergebnisse und Wissenswertes über einzelne Kollegen verbreiten, was wiederum der Mitarbeitermotivation dient.

Eine ganz zentrale Rolle spielen die Besprechungsräume. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind hier vielfältig – sie reichen von mehreren kleinen Breakout-Räumen für Brainstormings bis hin zum großen Konferenzsaal. Aber unabhängig von der Größe braucht jedes Büro die passende technische Ausstattung, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Mit reinen Online-Meetings sind die Mitarbeiter mittlerweile vertraut. Der Austausch in hybriden Teams ist dagegen für viele neu. Der Besprechungsraum muss daher so ausgestattet sein, dass sich Meeting-Teilnehmer, die gerade im Homeoffice sind, nicht ausgeschlossen fühlen. Ein entscheidendes Kriterium bei der Technologie-Auswahl ist zudem die Benutzerfreundlichkeit. Wenn die Mitarbeiter erst einmal mit Kabeln hantieren und die IT-Abteilung anrufen müssen, bevor sie eine Besprechung starten können, unterdrückt das genau die spontanen Interaktionen, die eigentlich gefördert werden sollen.

Die technische Ausstattung ist das A und O

Vor diesem Hintergrund bieten sich Lösungen an, die nach dem BYOM-Prinzip (Bring Your Own Meeting) funktionieren: Hier werden die Meeting-Abläufe nicht von der Konferenzraumtechnik bestimmt, sondern von den Nutzern, die sie über ein eigenes Endgerät steuern. Eine professionelle Audio- und Videotechnik stellt dabei die reibungslose, standortübergreifende Kollaboration sicher: Die Bildschirme im Konferenzraum lassen sich problemlos mit unterschiedlichen Laptops verbinden, so dass die Mitarbeiter ihre eigenen Endgeräte und die darauf installierten Programme nutzen können. Jedes Meeting lässt sich schnell und unkompliziert starten – ohne lästige manuelle Einstellungen oder Kabelwirrwarr. Als Videoplattform kommt Microsoft Teams mit Office 365 oder auch eine andere bevorzugte Lösung zum Einsatz – Stichwort Multi-Plattform.

BYOM: Die Mitarbeiter bestimmen den Meeting-Workflow

Ein Beispiel ist das NEC MultiSync WD551 Windows Collaboration Display, eine flexible All-in-One-Lösung, die genau auf „Bring-Your-Own-Meeting“-Szenarien zugeschnitten ist. Über eine USB-C-Verbindung und ein einziges Kabel können die Mitarbeiter ihre eigenen Endgeräte anschließen und Besprechungen per Plug-and-Play starten. Dabei wird das WLAN des Laptops genutzt, was die IT-Sicherheit vereinfacht. Über zwei USB-C-Eingänge ist ein nahtloses Umschalten zwischen zwei Meeting-Teilnehmern möglich, die beide gleichzeitig ihre Endgeräte aufladen können. Das Collaboration Display synchronisiert sämtliche Einstellungen – Kamera, Lautsprecher, Mikrofon oder Touch-Funktionen – und spiegelt Inhalte eins zu eins. Damit gehört das aufwändige Aufsetzen verschiedener Besprechungstools, einer der größten Zeitfresser in Meetings, der Vergangenheit an. Das gilt auch für User mit älteren Notebooks, die noch nicht über einen USB-C-Anschluss verfügen. Sie können stattdessen ein HDMI- oder ein USB-B-Kabel zur Verbindung nutzen. Auch die IT-Administratoren profitieren, da sie keinen gesonderten PC im Konferenzraum verwalten müssen.

In interaktiven Meetings lässt sich das Display auch als digitales Whiteboard nutzen. Für ein intuitives Schreibgefühl per Touchpen oder mit dem Finger sorgt die neueste PCAP-Touch-Technologie (Projective Capacitive), die Nutzer bereits vom Smartphone gewohnt sind. Zudem unterstützt das WD551 die Windows-Ink-Technologie, die Stift und Finger automatisch in Office-Anwendungen oder im Microsoft Whiteboard erkennt. Entsprechend der Hygienevorschriften im Büro lässt sich der 55-Zoll-Bildschirm nach der Benutzung leicht reinigen und steht wieder für den nächsten User bereit.

Grundsätzlich sollten die im Meeting-Raum eingesetzten Displays hochauflösend sein, so dass selbst Nuancen in der Mimik der Teilnehmer zu erkennen sind. Praktisch sind BYOM-Lösungen mit integrierten IoT-Sensoren. Betritt beispielsweise ein Mitarbeiter den Raum, wacht das Display auf. Die Bildschirmhelligkeit wird auf Basis des Umgebungslichts automatisch justiert. Über weitere Sensoren erfasst das Display zudem Umgebungsparameter wie Raumbelegung, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Luftqualität und sendet während der Besprechungen entsprechende Hinweise – zum Beispiel, dass Zeit zum Lüften ist.

Eine Einheitslösung gibt es nicht

Fest steht: Unternehmen, die sich als fortschrittliche Arbeitgeber positionieren, müssen sich mit hybriden Arbeitsmodellen auseinandersetzen. Nur dann können sie ihre Mitarbeiter auf Dauer halten und neue Talente hinzugewinnen. Eine Einheitslösung für hybride Arbeitsformen gibt es nicht – wie das Ganze umgesetzt werden soll, muss jedes Unternehmen für sich herausfinden. Mit einer guten Planung, den richtigen Tools und intensiven Gesprächen mit den Teams lässt sich aber eine vernünftige Grundlage schaffen. Dabei kommt es vor allem darauf an, was die Mitarbeiter inspiriert und wie sich ihr Engagement fördern lässt. Denn wer bei der Umsetzung des Hybridmodells die Vorstellungen seiner Beschäftigten berücksichtigt, profitiert – von einer besseren Arbeitsmoral, einer höheren Produktivität und mehr Kreativität.

Quellen und Referenzen:

[1] https://news.microsoft.com/de-de/work-trend-index-fuer-die-arbeitswelt-der-zukunft-lernen/