Robotergestützte Prozessautomatisierung im Mittelstand? Lange Zeit waren kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zögerlich, wenn es um die Automatisierung ging. Das scheint sich nun zu ändern. Im Jahr 2021 setzten fast drei Viertel aller deutschen Unternehmen auf Prozessautomatisierung mit Hilfe von Softwarerobotern. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hat die Relevanz von Robotic Process Automation (RPA) sogar schon früher erkannt und fördert die digitale Transformation des Mittelstands mit einem speziellen Programm. Spätestens jetzt ist es an der Zeit, aktiv zu werden, um den Aufsprung auf den Zug des digitalen Zeitalters nicht zu verpassen. Aber wie?

Das Automatisieren von Prozessen gilt als Schlüsselelement für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie. Der technologische Fortschritt ist heute so ausgereift, dass Routineprozesse ersetzt werden können. Robotic Process Automation ist der Einstieg in das digitale Zeitalter für Unternehmen.

Doch was ist Robotic Process Automation? RPA lässt sich am besten als eine konfigurierte Software beschreiben, die Aufgaben automatisiert und erledigt. Tätigkeiten, die sonst von Menschen ausgeführt würden, werden nun durch die RPA-Software erledigt. Die Softwaretechnologie ersetzt in der Regel sich wiederholende Aufgaben, Dateneingaben, Bearbeitung von Korrespondenzen und andere Arten von standardisierten Prozessen. Laut McKinsey & Company wird RPA die zweitwichtigste bahnbrechende Technologie sein, nach dem mobilen Internet bzw. der drahtlosen Technologie.

Das klingt nicht nur nach einem Hype. Um digitale Technologien, wie beispielsweise die Automatisierung von Prozessen mittels RPA, schneller im Mittelstand zu etablieren, fördert das BMWK bis Ende 2023 mit „Digital Jetzt!“ ein Investitionsprogramm speziell für den Mittelstand. Ziel u.a. ist es, dass auch kleinere Unternehmen schnell von digitalen Technologien – wie RPA – profitieren können, was Großunternehmen bereits eifrig tun. Sie sprechen bereits davon, ihre „digitale Belegschaft“ in Form von Software-Robotern (RPA-Bots) zu verwalten. Gleichzeitig fragen sich einige mittelständische Unternehmen immer noch, was genau sie mit RPA machen können und was es bringen wird?

Die RPA Early Adopters

Obwohl RPA in fast allen Branchen eingesetzt werden kann, sind weltweit betrachtet die größten und frühesten Anwender Banken, Versicherungen, Telekommunikations- und Versorgungsunternehmen. Diese Unternehmen haben traditionell viele Altsysteme (Legacy-Systeme) und wählen RPA-Lösungen, um die Integrationsfunktionalität sicherzustellen. Größere Unternehmen gehören aus den folgenden Gründen daher zu den ersten, die mit einem „RPA-Konzept“ den nächsten Digitalsprung wagen:

• Sie verfügen über ausgereifte Kerngeschäftsprozesse und Altsysteme, was bedeutet, dass sie genau wissen, was bei jedem Prozessschritt geschehen muss und welche Ergebnisse erzielt werden müssen.
• Der starke Wettbewerb mit anderen Unternehmen innerhalb ihrer jeweiligen Branche zwingt sie, ihre Arbeitnehmenden von repetitiven Aufgaben zu lösen, damit diese sich auf wertorientiertere Arbeiten konzentrieren können.
• Größere Unternehmen sind finanziell eher in der Lage, in die neuesten Technologielösungen zu investieren.

Die steigende Anzahl von RPA-Anbietern auf dem Markt in den letzten fünf Jahren und die Skalierbarkeit der Lösungen deuten jedoch darauf hin, dass die anfänglichen Hürden für kleine und mittlere Unternehmen heute erheblich gesenkt wurden.

Warum ist die robotergestützte Prozessautomatisierung gerade für KMUs relevant?

Es ist an der Zeit, dass auch kleine und mittlere Unternehmen die Vorteile von RPA für sich erkennen, denn die relativ einfach zu bedienende und kostengünstige Technologie macht sich schnell bezahlt. Das ist vor allem für kleinere Unternehmen interessant, die eine geringere Investitionsfähigkeit haben. Hinzu kommt, dass RPA bei der Automatisierung auf Softwareanwendungen und Dokumente zugreift wie ein Mensch – nämlich über den Computerbildschirm. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht in ihre bestehende IT-Landschaft eingreifen oder sie verändern müssen, was viele abschreckt. Deshalb wird RPA auch als „nicht-invasive“ Technologie bezeichnet. Ein weiterer Vorteil von RPA ist, dass es durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen und Routinen die Digitalisierung im Unternehmen insgesamt vorantreibt. Und wie wichtig das ist, hat die Covid-19-Pandemie gezeigt: Die klaren Krisengewinner sind die Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad.

Mittelständische Unternehmen werden RPA aus den folgenden sechs Gründen schätzen lernen:

1. Kurze Implementierungszeit, schnell verfügbar („nicht-invasive“ Technologie)
2. Schnell zu erlernen, einfach anzuwenden
3. Relativ günstig, schnelle Amortisation (innerhalb weniger Monate)
4. Prozessoptimierung steigert die Produktivität
5. Treiber für die Digitalisierung im Unternehmen
6. Steigerung der Prozessqualität und -stabilität (Förderung der Unabhängigkeit und Belastbarkeit)

Status quo: Wo steht der Mittelstand bei RPA?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die robotergestützte Prozessautomatisierung auf der Agenda der Mittelstandsunternehmen nach oben rückt. Einige von ihnen haben bereits mehrere „Bots“ im Einsatz, d. h. RPA-Roboter, die Prozesse automatisch ausführen. Aber sie sind noch in der Minderheit. Je größer die Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen ist, desto mehr Erfahrung hat das Unternehmen mit RPA. Nach Angaben von IDG Research Services haben nur 2,5 Prozent der Klein- und Mittelbetriebe im Durchschnitt mehr als 20 automatisierte Prozesse. Bei den Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind es 4 Prozent, die bereits mehr als 20 automatisierte Prozesse haben.

Aber auch bei Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern steht RPA mittlerweile auf der Agenda: Knapp 14 Prozent von ihnen hatten zum Zeitpunkt der IDG-Studie bereits ein RPA-Pilotprojekt gestartet oder abgeschlossen – und rund 27 Prozent denken über ein RPA-Pilotprojekt in naher Zukunft nach. Unternehmen mit 500-999 Mitarbeitern fallen besonders positiv auf, wenn es um RPA-Pläne oder -Pilotprojekte geht: Rund 22 Prozent von ihnen haben bereits erste RPA-Projekte am Laufen oder abgeschlossen – und weitere 30 Prozent planen die Einführung dieser Softwaretechnologie. Robotic Process Automation fasst also zunehmend auch in mittelständischen Unternehmen Fuß.

RPA im Unternehmen: Wo und wie soll man anfangen?

Die Automatisierung eines Prozesses beginnt immer mit dem Prozess selbst. Das heißt, bevor man über Automatisierung nachdenkt, muss man den Prozess verstehen, am besten auf der tiefsten Ebene.

• Wie läuft der Prozess ab?
• Auf welche Softwareanwendungen greift er zu?
• Welche Daten benötigt oder verarbeitet er?

Diese Informationen können die Unternehmen selbst oder mit externer Unterstützung zusammentragen. Größere Unternehmen setzen oft ein professionelles Geschäftsprozessmanagement (BPM, Business Process Management) ein, das durch entsprechende Software unterstützt wird. In solchen Fällen sind die Prozesse bereits modelliert. Dies ist hilfreich und ein hervorragender Ausgangspunkt, aber eine erste Prozessdokumentation in Word oder Excel reicht auch aus, um mit der Prozessautomatisierung zu beginnen. In jedem Fall sollte zuerst immer geprüft werden, ob ein Prozess Optimierungspotenzial hat, bevor versucht wird, ihn zu automatisieren.

Erste Bewertung, ob ein Prozess für RPA geeignet ist:

• Der Prozess ist regelbasiert
• Der Prozess ändert sich selten
• Der Prozess arbeitet mit strukturierten Daten
• Der Prozess wird häufig ausgeführt
• Das Volumen des Prozesses ist hoch (z. B. mehrere monatlich zu verarbeitende Rechnungen, ggf. Tendenz steigend)
• Der Prozess ist fehleranfällig

Es müssen nicht alle diese Kriterien erfüllt sein, aber je mehr es sind, desto einfacher und schneller geht die Automatisierung vonstatten und desto größer ist der Nutzen, den die Automatisierung einem Unternehmen bringt.

Sobald die Prozesse gesammelt sind, lassen sich diese auch „auf Herz und Nieren“ prüfen. Viele RPA-Dienstleister bieten einen vergünstigten Proof-of-Concept an. In diesem ersten Projekt automatisieren externe Experten gemeinsam mit den unternehmenseigenen RPA-Verantwortlichen den ersten Prozess. Dieses Vorgehen verschafft dem Unternehmen wertvolle erste Erfahrungen und hilft diesem, einen gut ausgearbeiteten Business Case zu erstellen.