Die Robotic Process Automation (RPA) ist ein Bereich der Digitalisierung der rasant wächst – verschiedene Schätzungen gehen davon aus, dass bis 2022 über 80 Prozent der großen Unternehmen Software-Roboter einsetzen werden. Die Vorteile werden dabei vor allem in der niedrigeren Fehlerquote, der gesteigerten rechtlichen Sicherheit und den reduzierten Kosten gesehen. Aber was ist eigentlich dieses „Wundertool“ und wie nutzen Sie die Vorteile, die es bietet? Wir haben eine Übersicht für Sie zusammengestellt.
Robotic Process Automation – was ist das?
RPA ist eine Software-Automatisierung der Front- und Backoffice-Prozesse. Das schicke daran: Die Roboter-Software imitiert dabei die Bedienung, wie sie ein tatsächlicher Benutzer ausführen würde. Dadurch sparen Sie sich eine aufwändige Neu-Programmierung oder komplizierte Schnittstellen-Definition – auch Ihre bestehende IT-Infrastruktur bleibt unverändert.

Wie viel können Sie mit RPA an Kosten sparen?
Laut Untersuchungen ergibt sich schon im ersten Jahr ein Einsparungspotential von 30 bis über 150 Prozent auf die Investition in RPA.

Was kann mit RPA automatisiert werden?
Über Prozess-Recording- und Prozess–Mining-Tools werden Ihre Prozesse individuell auf „Machbarkeit“ analysiert. Generell kann man aber sagen, dass sich folgende Prozesse „roboterisieren“ lassen:

• Sie haben einen hohen Anteil an manueller Arbeit
• Sie sind regelbasiert und haben klare Entscheidungen
• Sie sind standardisiert und ändern sich über lange Zeiträume nicht
• Sie haben eine lange Laufzeit
• Sie haben ein hohes Volumen und sind arbeitsintensiv
• Sie setzen auf einer strukturierten Datenbasis auf
  Das können also Anwendungen sein wie: Abrechnungen in der Lohnbuchhaltung, die Pflege von Kundendaten oder die Bearbeitung von Bestellungen.

Was sind die Unterschiede zu Skripten oder Makros?
Software-Roboter können mit deutlich komplexeren Logiken umgehen wie Skripte oder Makros. Anwendungsübergreifende Abläufe stellen für die Bots ebenfalls kein Problem dar. Damit sind Roboter wesentlich flexibler einzusetzen, wie einfache Makros oder Skripte. Ein weiterer großer Vorteil: Durch die Integration von Governance und Compliance in die Automatisierungsregeln lassen sich diese deutlich verbessern.
Was bringt die Robotic Process Automation an Vorteilen?

• Mit RPA können sie die Abarbeitungsgeschwindigkeit deutlich steigern, weil die Roboter natürlich 24/7 arbeiten können
• Die Arbeitsgenauigkeit wird deutlich gesteigert
• Mitarbeiter werden von langweiligen Routinearbeiten befreit – dadurch wird steigt die Mitarbeitermotivation
• Der Einsatz von zusätzlichen Robotern ist schnell und wenig kostenintensiv

Aber wie starten Sie mit RPA?

Wir zeigen Ihnen wie die Einführung von Robotic Process Automation gelingt.

Die Mitarbeiter inkludieren ist das wichtigste
Damit der Einsatz von Software-Robotern keine Ängste oder Wiederstände auslöst, ist es wichtig, dass Sie ihre Mitarbeiter von Anfang an mit in den Veränderungsprozess mitnehmen. So ist sichergestellt, dass sie sehen, dass RPA keine Bedrohung ist, sie die Roboter von nervigen Standardaufgaben befreien und sie sich auf die interessanten Teile ihrer Arbeit konzentrieren können.

Mit diesen vier Schritten wird Ihre RPA-Einführung erfolgreich:

1. Prozesse finden, bewerten und analysieren
   Als erstes ist es wichtig, die Prozesse in Ihrer Firma strukturiert aufzuzeichnen. Anhand dieses Plans können Sie dann bewerten, welche Prozesse Potential für eine Robotic Process Automation bieten. Zweites Bewertungskriterium ist, wie viele Kosten diese Prozesse erzeugen, um Einsparungspotentiale zu erkennen. Da die RPA auch komplexere Tätigkeiten abbilden kann, bekommen Sie so einen guten Überblick über die Automatisierungspotentiale.
2. Priorisierung der Umsetzungsreihenfolge
   Um einen schnellstmöglichen ROI zu realisieren, und natürlich auch die Mitarbeiter von dem Einsatz von RPA zu überzeugen, sollten sie die Prozesse jetzt sortieren. Dabei kann es auch sinnvoll sein, bewusst Prozesse aus verschiedenen Geschäftsbereichen zu nehmen, um die Anfangslast besser im Unternehmen zu verteilen.
3. Proof-of-Concept (PoC) erstellen
   Für den PoC bietet es sich an einen möglichst einfachen Prozess zu wählen. Das können zum Beispiel folgende Prozesse sein: Rechnungsstellung, Änderung der Stammdaten in der Personalabteilung oder Reportings. Nach dem PoC ist es deutlich leichter einzuschätzen, mit welchen Herausforderungen in der Software-Umgebung zu rechnen ist und ein Skalieren auf die Gesamtanzahl von möglichen Software-Robotern wird einfacher. Zum PoC ist es außerdem sinnvoll, die nötigen IT- und Fachabteilungen eng einzubinden. Nach dem die ersten PoCs erfolgreich waren, dürfte es kaum eine Abteilung geben, die keinen Roboter will, der ihr Arbeit abnimmt.
4. Skalieren der Lösungen
   Um noch weitere Roboter in Ihrem Unternehmen ausrollen zu können, empfiehlt es sich, eine Skalierungs-Roadmap zu erstellen. Dadurch können Sie sukzessive die Anzahl der Roboter in den RPA-Prozessen erhöhen.