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Prozessautomatisierung und Content Services | Robotic Process Automation: Lass die Bots mal machen

Zeitraubende und sich wiederholende Aufgaben nerven Teams und verzögern Prozesse. Hier kommt Robotic Process Automation ins Spiel. Die Softwareroboter eröffnen zahlreiche Chancen, die Manpower besser zu nutzen und Kapazitäten für kreatives Arbeiten im Unternehmen freizusetzen. Und auch auf der anderen Seite der Prozesse gibt es Gewinner: Kundinnen und Kunden profitieren bei standardisierten Anfragen, denn RPA-Routinen im Kundenkontakt laufen schnell, fehlerfrei und rund um die Uhr ab. Doch was sollten Unternehmen bei der Implementierung und Planung einer RPA-Strategie beachten?
4. Juli 2022

Automatisierte Prozesse: In der industriellen Fertigung haben sie schon lange Einzug gehalten. Hohe Wertschöpfung, verbunden mit monotonen Tätigkeiten sind bis dato die Voraussetzung für den Einsatz von hochpreisigen mechanischen Robotern. Ihre digitalen Pendants, sprich softwarebasierte Bots, können wesentlich preiswerter kleinteilige, digitale Abläufe automatisieren, die für sich genommen zwar wenig Wertschöpfung aufweisen, im Kontext größerer Geschäftsprozesse jedoch unerlässlich sind. Das kann beispielsweise das Kopieren von Kundendaten von einem in ein anderes System sein.

Robotic Process Automation (RPA) hilft dabei, das Backoffice zu modernisieren. Dabei ist die technologische Schwelle niedrig angesetzt, RPA-Software kann ohne umfassende Programmierkenntnisse eingesetzt und konfiguriert werden. Die in den Unternehmen bereits eingesetzten Systeme, etwa Enterprise Resource Planning (ERP) oder abteilungsspezifische Lösungen, müssen für den Einsatz technisch nicht verändert werden. Die Bots steuern sie – genau wie die Mitarbeitenden – über die Benutzeroberfläche, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass sich auch Legacy-Lösungen anbinden lassen, für die es keine modernen Schnittstellen gibt.

RPA-Lösungen kommen generell dort zum Einsatz, wo Abläufe datenbasiert sind und nach einem definierten Muster ablaufen: Buchhaltung, Human Resources und bei Antragsprozessen jeglicher Art. Ein Praxisbeispiel wäre etwa der Einsatz in der Corona-Pandemie bei der massenhaften Vergabe von Unternehmenshilfen.

Mehr Tempo in den Routinen, bessere Laune im Team

Dabei gilt, wie bei allen Schlüsseltechnologien: RPA kann nicht die alleinige Lösung sein und für alle Kernprozesse eingesetzt werden. Ebenso wenig werden bewährte Softwaresysteme vollständig ersetzt. Vielmehr verbindet RPA diese und automatisiert die Datenein- und -ausgabe in und von diesen Systemen. Eine Studie zum Thema Intelligent Automation weist genau darauf hin: „Das größte Potenzial der Automatisierung liegt allerdings nicht in einer einzelnen Technologie, sondern in der wachsenden Bandbreite an Technologien und Lösungsansätzen, und vor allem in deren Zusammenspiel. Gerade hier bleiben weiterhin viele Potenziale ungenutzt“, heißt es seitens der Autoren. Freilich ändert das nichts an erwarteten jährlichen Wachstumsraten von 40 Prozent bis 2027, die die Forscher dem RPA-Markt zutrauen. Und das nicht ohne Grund: Diverse Studien zeigen, dass Unternehmen regelbasierte und wiederkehrende Geschäftsprozesse damit fünf- bis zehnmal schneller abwickeln als mit konventionellen Abläufen und dabei wertvolle Personalressourcen besser einsetzen können.

Ein gutes Team: Bots und Content Services

Die Implementierung von RPA-Software im Unternehmen lässt sich gemäß eines Low-Level-Ansatzes meist einfach gestalten. Prozesse bleiben gleich, ebenso wie die Systeme im Backoffice. Der Softwareroboter imitiert letztlich die menschlichen Arbeitsschritte – das allerdings rund um die Uhr und fehlerfrei. Dies gilt insbesondere für repetitive dokumentenbasierte Prozesse, die sich durch RPA in Verbindung mit Enterprise Content Management (ECM) automatisieren lassen. Moderne Content-Services-Plattformen kombinieren RPA dabei mit Funktionalitäten zur Verwaltung von Inhalten und Prozessen und führen Informationen aus unterschiedlichen Kanälen zusammen. Auf dieser zentralen Basis setzen die Softwarebots auf und können so in Kombination mit weiteren Automatisierungstools Abläufe entlang des gesamten Informationslebenszyklus und abteilungsübergreifend automatisieren.

Ein Anwendungsbeispiel ist das Führen und Anlegen von Personalakten. HR-Teams müssen auf verschiedene Systeme und Informationen diverser Abteilungen im Unternehmen zugreifen und Daten, etwa für Zugriffsrechte in alle relevanten Applikationen eines Unternehmens, eintragen. Softwarebots können solche Routinen automatisch erledigen.

Viel zu tun – dann schalte ein paar Bots mehr dazu

Softwareroboter vermitteln also zwischen vorhandenen Applikationen und überführen Kundeninformationen etwa aus der Buchhaltung automatisch in den Rechnungsversand. Es liegt auf der Hand, dass solche Tätigkeiten im Sinne der Effizienz vor allem im Massenbereich nicht mehr händisch bearbeitet werden sollten. RPA deckt Anforderungen für niedrigschwellige Aufgaben oft besser ab als Menschen, und wertvolle Fachkräfte können sich komplexeren Aufgaben zuwenden. Die digitalen Bots greifen auf Datenbanken und Anwendungen zu und stellen die Information auf einem beliebigen Frontend dar, sei es in einem Portal oder in einem gängigen E-Mail-Programm. Programmiertätigkeiten in die „Ebene darunter“ entfallen also. Dabei wachsen RPA-Lösungen mit ihren Aufgaben: Jedem beliebigen Prozess können weitere Roboter zugeordnet werden, wenn sich die Prozesszahlen erhöhen. Fällt die Arbeitslast, lässt sich auch die Zahl der Roboter wieder reduzieren.

Compliance? Na, immer doch!

Compliance, also das Einhalten einer tendenziell eher wachsenden statt sinkenden Zahl von Vorschriften, ist für Unternehmen binnen eines Jahrzehnts zu einer Aufgabe geworden, die die eigentliche Geschäftstätigkeit immer massiver begleitet – zum Leidwesen vieler Unternehmen. Führt doch gerade diese Kontrolle von Abläufen mit ihren Nachweispflichten zu wenig wertschöpfenden Routinen, die es zu vermeiden gilt. RPA schafft hier Abhilfe, da die Bots jeden Arbeitsschritt bis ins Detail dokumentieren und protokollieren, ermüdungs- und fehlerfrei arbeiten und Unternehmensrichtlinien beachten. Zudem können jederzeit detaillierte Reportings abgerufen werden.

Wegrationalisieren? Nein, danke

Eine nachvollziehbare Befürchtung vieler Angestellter ist, „wegrationalisiert“ zu werden. Es hat sich jedoch gezeigt, dass der Einsatz von Automatisierungs-Tools entgegen den Befürchtungen häufig sogar höherqualifizierte Arbeitsplätze mit Weiterbildungschancen schafft und lediglich redundante Aufgaben ablöst. RPA- und Intelligent-Automation-Lösungen erleichtern den Arbeitsalltag und „denken“ häufig den nächsten Arbeitsschritt bereits voraus. Am Ende bleibt es jedoch noch immer der Mensch, der bei komplexen Zusammenhängen entscheidet.

Fazit

Während im Unternehmen die Mitarbeitenden von den virtuellen Kollegen profitieren und ihre Zufriedenheit steigt, gilt das auch für Kunden – ganz gleich, ob es sich um B2C- oder B2B-Beziehungen handelt. Die Softwarebots nehmen Anfragen an 365 Tagen im Jahr entgegen, Services stehen so schnell und rund um die Uhr zu Verfügung. Eine Kombination von Robotic Process mit Enterprise Content Management und weiteren Automatisierungstools ist ein wirtschaftlich interessanter Weg, von dem Unternehmen und Kunden gleichermaßen profitieren.

BILDMATERIAL:

Abb. 2: Exemplarischer RPA-Workflow (Quelle: Hyland)

 

Heinz Wietfeld ist Director Sales bei Hyland und verantwortet die Geschäftsaktivitäten in DACH, Benelux sowie Mittel- und Osteuropa. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Enterprise-Content-Management (ECM)- und Content-Services-Branche bei internationalen ECM-Anbietern.

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