Digitale Tools werden hauptsächlich für betriebliche Standardanwendungen wie die Arbeitszeiterfassung genutzt. Dadurch verkennen Unternehmen großes Verbesserungspotenzial. Und das hat Folgen: Jede:r dritte Mitarbeiter:in wechselt den Arbeitgeber bereits nach wenigen Wochen.

Onboarding leicht gemacht – 9 Schritte zum ersten Erfolg

Automatisierung durch digitale Tools: Digitale Tools strukturieren den Onboardingprozess, indem sie alles auf einer übersichtlichen Onlineplattform zusammenfassen. Sowohl fachliche als auch soziale Onboardings sind individuell geplant und interaktiv gestaltet. Umfragen und Feedbackfunktionen sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeiter:innen gesehen und willkommen fühlen. Lernpfade erleichtern und beschleunigen die Eingliederung in das Unternehmen.

1. Zielvereinbarung und -übersicht: An erster Stelle steht die individuelle Festlegung von übergeordneten Zielen. Diese setzen klare Erwartungen: Welche Leistung wünschen sich Arbeitgeber:innen? Welche Ziele haben die neuen Mitarbeiter:innen? Im nächsten Schritt werden aus abstrakten Zielen konkrete Maßnahmen. Wie gut oder schlecht diese Maßnahmen funktionieren, sollte in regelmäßigen Mitarbeitergesprächen evaluiert werden. Je nach Fortschritt können Ziele und Maßnahmen individuell angepasst werden.

2. Feedbackgespräche: Feedback wirkt in zwei Richtungen. Ein regelmäßiger konstruktiver Feedbackaustausch zeigt neuen Mitarbeiter:innen, dass sie gehört werden und wie sie sich verbessern können. Für Unternehmen dienen fortlaufende Feedbackgespräche mit Arbeitnehmer:innen als Stimmungsbarometer. Dafür muss Feedback objektiv, transparent und relevant sein, aber vor allem auf Augenhöhe erfolgen. Es empfiehlt sich, Mitarbeitergespräche periodisch anzusetzen und ihre Häufigkeit an den Leistungsgrad der Onboardees anzupassen.

3. Lernfortschritte verfolgen: Lernen funktioniert optimal, wenn es strukturiert vonstattengeht. Dank digitaler Pläne und Lernpfade verlieren Mitarbeiter:innen nicht den Überblick, während sie sich in das Unternehmen einarbeiten. Personaler:innen mindern die Überforderungsgefahr, indem sie zusätzliche Lerninhalte zu individuellen Zeitpunkten automatisch freischalten. Zudem ist es relevant, projektspezifische Inhalte bereitzustellen, damit neue Teammitglieder ihre fachlichen Kompetenzen gezielt ausbauen können.

4. Erfolgszahlen messen: Das Erheben von Kennzahlen ist maßgeblich, um den Lernfortschritt der Mitarbeiter:innen nachzuvollziehen. Sie helfen Personaler:innen zu verstehen, was gut läuft und welche Bereiche mehr Coaching erfordern. Diese Einblicke lassen sich mit Mitarbeiter.innen in 1:1s teilen, damit sie ihre Leistungen aktiv verbessern und Erfolge bewusst feiern können.

5. Mitarbeiter:innen integrieren: Neben dem Fokus auf Fachlichkeit dürfen Unternehmen die soziale und kulturelle Integration nicht vernachlässigen – schließlich ist mangelnde soziale Teilhabe ein häufiger Kündigungsgrund. Für Personaler:innen empfiehlt es sich, in Mitarbeitergesprächen die persönliche Anbindung im Team anzusprechen. Sie sollten wiederholt prüfen, ob sich neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen wohlfühlen.

6. Kolleg:innen in Onboardings einbinden: Onboarding ist nicht nur Chefsache. Patenschaften, Mentorship-Programme und Teamevents beziehen alle mit ein. Auch Stammtische und Teamabende schaffen ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Solidarität. Mentoring- und Patenprogramme stellen neuen Mitarbeiter:innen eine Vertrauensperson zur Seite, die Anfangsfragen beantwortet und auf individueller Ebene hilft, kleinere Hürden und Stolpersteine zu überwinden. Auch 1:1s stärken die Bindung zwischen Kolleg:innen.

7. Internes Netzwerk aufbauen: In Unternehmen mit eigenen Netzwerkgruppen können neue Mitarbeiter:innen bereits vor Arbeitsbeginn mit Kolleg:innen in Verbindung treten und ihr unternehmensinternes Netzwerk aufbauen. Auch empfehlenswert: Netzwerkinterne Gruppen für Neulinge, in denen sich Kolleg:innen in der Eingewöhnungsphase gegenseitig unterstützen können.

8. Onboarding frühzeitig beginnen: Im Optimalfall beginnt das Onboarding direkt nach dem Vertragsabschluss. Denn: Die Zeitspanne von Vertragsunterzeichnung bis Arbeitsbeginn dauert oft mehrere Wochen, in denen nur vereinzelt mit den neuen Mitarbeiter:innen kommuniziert wird. Deshalb gilt: Je eher ihre Einführung und Einarbeitung stattfindet, desto eher fühlen sie sich abgeholt und erbringen die gewünschte Leistung.

Damit Mitarbeiter:innen sich auch nach dem Onboarding aktiv weiterbilden und auf das Gelernte zurückgreifen, sollten Personaler:innen die Lern- und Onboarding-Materialien an einem verbindlichen digitalen Ort zur Verfügung stellen.

Mitarbeiterbindung durch Onboarding

Die Vorteile eines erfolgreichen Onboardings liegen auf der Hand: Es deckt neben den notwendigen administrativen und organisatorischen Formalitäten auch die soziale und fachliche Integration ab. Ein gelungener Start ins Unternehmen wirkt als Katalysator für die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter:innen in den darauf folgenden Monaten.