Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühling 2020 verlagerten sich viele Aktivitäten des täglichen Lebens ins Internet. Firmen, die zu diesem Zeitpunkt bereits in Digitalisierung investiert hatten, waren während dieser prekären Zeit klar im Vorteil. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen hingegen, die im Hinblick auf die  Revolution der Digitalisierung noch am Anfang standen, wurden ins Abseits gedrängt.

Vor diesem Hintergrund ist es heute klar, dass Digitalisierung im Mittelstand längst nicht mehr optional ist. Wer sein Unternehmen nicht in Richtung einer digitalen Transformation lenkt, verpasst nicht nur Chancen, sondern riskiert, vom Fortschritt zurückgelassen zu werden.

Natürlich ist es aber gerade für Unternehmen, die bisher noch nicht aktiv auf Digitalisierung hingearbeitet haben, zunehmend schwierig, auf diesen Zug aufzuspringen. Im Folgenden sind fünf Herausforderungen, denen sich KMU beim Eintritt in die neue digitale Welt stellen müssen, und Lösungsansätze für diese Herausforderungen aufgelistet.

1. Potenziale für die Digitalisierung des Unternehmens identifizieren

Potenziale für die Digitalisierung eines Unternehmens zu identifizieren ist sowohl der entscheidende erste Schritt als auch die erste große Herausforderung in diesem Prozess.

Den meisten Unternehmern und Unternehmerinnen ist heutzutage klar, dass ‘Digitalisierung’ mehr beinhaltet als nur eCommerce und Online-Shops. Allerdings reicht es natürlich nicht zu wissen, was ‘Digitalisierung’ nicht ist. Vielmehr ist es kritisch, sich konkret klarzumachen, in welchen Bereichen das eigene Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

Folgende Fragen können einen Anstoß für diese Überlegungen geben:

• Könnten Kommunikation und Zugang zu Informationen durch digitale Tools verbessert werden?
• Wann ist es wirklich nötig, dass Personen sich vor Ort treffen, und wann könnte dies effektiver digital erfolgen?
• Welche Prozesse könnten entweder durch Datenanalyse verbessert oder automatisch gesteuert werden?
• Wo setzt die Konkurrenz bereits auf digitale Tools?
• Wie können digitale Tools die Kundenerfahrung verbessern?

Von Einkauf bis Vertrieb – Potenzial für Digitalisierung steckt in jedem Funktionsbereich der Wertschöpfungskette. Deshalb sollte jeder einzelne Bereich einem gründlichen Check unterzogen werden.

2. Strategische Planung

In einem Artikel aus dem Jahr 2019 beschreibt das Handelsblatt Digitalisierungsprojekte bei vielen mittelständischen Unternehmen als “Flickenteppich.” Hier fehlt es oft an einer übergreifenden Digitalisierungsstrategie, durch die Unternehmer und Unternehmerinnen nicht nur den Überblick über den Stand der laufenden Projekte behalten. Sie können zudem auch evaluieren, welche konkreten Maßnahmen in Zukunft wichtig sind.

Diese Strategie sollte verschiedene Faktoren beinhalten, die für den Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen ausschlaggebend sind. Soll sich das gesamte Geschäftsmodell ändern? Oder geht es nur darum, unterstützende Prozesse zu digitalisieren? Solche Entscheidungen müssen vorab getroffen und festgehalten werden.

Natürlich geht das, was wir digitale Transformation nennen, über rein technische Digitalisierung hinaus. Die erfolgreiche Digitalisierung ist eine Voraussetzung. Aber erst, wenn auch Geschäftsmodell und die Organisation selbst mithilfe einer übergreifenden Strategie weiterentwickelt werden, kann man von einer tatsächlichen Transformation sprechen.

Eigentümerinnen bzw. Eigentümern und Geschäftsführung müssen sich über diesen Unterschied bewusst sein, um das volle digitale Potential eines Unternehmens zu nutzen.

3. Know-How aufbauen

Eine ganzheitliche Strategie, wie oben beschrieben, braucht Fachwissen, um erfolgreich zu sein. Oft sind Entscheidungstragende in einem nicht-digitalisierten Unternehmen in erster Linie Konsumenten digitaler Tools. Dies führt dazu, dass man sich komplett auf externe Partner verlässt, die allerdings meist kein ausführliches Verständnis von der Organisation, dem Markt und dem Geschäftsmodell des Unternehmens haben.

Würde man also einen externen Partner ‘einfach machen lassen’, käme es über kurz oder lang zu Konflikten, falschen Priorisierungen und hohen Zeitverlusten. Aus diesem Grund muss Know-How auch innerhalb des Unternehmens aufgebaut werden.

Idealerweise geschieht dies durch die Einstellung entsprechender Fachkräfte sowie die kontinuierliche Weiterbildung der bestehenden Belegschaft. Und natürlich muss sich die Geschäftsführung ebenfalls stetig weiterbilden, um ganzheitliche digitale Konzepte umsetzen zu können.

Entscheidungstragende innerhalb der Organisation sollten folgende Fähigkeiten aufbauen:

• Verständnis für die Auswirkungen von digitalen Technologien auf Prozesse, Organisation und Geschäftsmodell des Unternehmens
• Aus diesem Verständnis lassen sich Strategien und Maßnahmen für die digitale Entwicklung des Unternehmens ableiten.
• Die Umsetzung digitaler Vorhaben kann mit modernen Methoden und Werkzeugen gesteuert werden.

Außerdem müssen sich Arbeitnehmende digitales Wissen aneignen, um entsprechende Tools nutzen zu können.

4. Change Management + Organisationsentwicklung

Der Aufbau von Know-How in der Arbeiterschaft erfüllt auch eine andere Funktion: Zusammen mit dem gezielten Einsatz von Change Management und offenem Dialog mit der Belegschaft können Weiterbildungsangebote Ängste vor der Digitalisierung mindern.

Solche Ängste sind bei einer großen Umstellung wie der digitalen Transformation unvermeidbar. Jede Veränderung von Arbeitsabläufen und Prozessen, jedes Aufbrechen von Strukturen, die ‘schon immer so waren’, stellt eine Herausforderung auf der Personalebene dar.

Laut einer Studie der Universität St. Gallen scheitern 84% aller digitaler Transformationen unter anderem an internen Widerständen. Daher ist es essenziell, vor dem Beginn dieses Prozesses für alle Angestellten klarzumachen, was Digitalisierung für das Unternehmen bedeutet und welche konkreten Ziele anvisiert werden.

Um Arbeitnehmende richtig in diesen Prozess einzubeziehen, müssen sie sich beteiligen können. Weiterbildungsangebote, geeignete Software und Teilnahme in der Umsetzung neuer Abläufe machen es der Belegschaft möglich, sich mit diesen Veränderungen zu identifizieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Hier kann es sich lohnen, einen Experten oder eine Expertin an Bord zu holen, etwa aus den Bereichen Change-Management oder Organisationsentwicklung. Unter externer Begleitung kann sich eine moderne, transparente und offene Unternehmenskultur einfacher etablieren, was einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess fördert.

Folgende Faktoren begünstigen außerdem einen möglichst reibungslosen Ablauf der digitalen Transformation:

·         flache Hierarchien, die schnell und flexibel agieren können

·         Transparenz von Informationen

·         eine offene Fehler- und Kritikkultur, um ständiges Lernen zu ermöglichen

Es ist wichtig, dass Führungsebene und Arbeiterschaft/Angestellte einander gegenseitig vertrauen können.

5. Finanzierung

In vielen Betrieben werden Aufbau und Pflege digitaler Services mehr als Ausgaben denn als Investitionen behandelt. Diese Denkweise bremst digitale Innovation. Es ist wichtig, sich von Anfang an bewusst zu sein, dass solche Tools und Services digitale Assets sind. Ihre Anschaffung stellt eines der wichtigsten Investments für ein modernes Unternehmen dar.

Investitionen in innovative Technologie, Software-Lizenzen und Schulungen benötigen eine passende Finanzierung, ebenso wie Investitionen in Maschinen und Anlagen. Es gibt hier allerdings eine gute Nachricht: Zahlreiche Förderungen unterstützen die Digitalisierung von KMU in Deutschland. In der Förderdatenbank unter dem Suchbegriff “Digitalisierung” findet man einen Überblick über sämtliche verfügbaren Förderungen.

Neben Anschaffungskosten muss auch mit permanenten Ausgaben für Betreuung, Weiterentwicklung und Instandhaltung digitaler Services und Tools gerechnet werden. Ohne diese Maßnahmen können heute noch hochmoderne Technologien zu Sicherheitsrisiken werden. Deshalb sollte Digitalisierung nicht als ein “Projekt” verstanden werden, das abgeschlossen werden kann, sondern als ein integraler Teil des Unternehmens.

Auf der anderen Seite dieser Investitionen stehen die positiven Potentiale der Digitalisierung. Durch schlankere Prozesse ist es möglich, Kosten zu sparen und Risiken zu senken. Außerdem können Kunden durch digitale Maßnahmen besser informiert und gebunden werden und es besteht die Möglichkeit, neue Klientele über digitale Kanäle zu erreichen.

Fazit

KMU, die die ersten Schritte in Richtung digitale Transformation wagen, müssen nicht nur in der Lage sein, Digitalisierungsprozesse zu finanzieren. Es ist essenziell, dass ganzheitliche, in die Organisation integrierte Digitalisierungsstrategien geplant, umgesetzt und weiterentwickelt werden.

Mit der Digitalisierung verändert sich das gesamte Unternehmen – deshalb heißt es ‘digitale Transformation’. Für viele mag so eine fundamentale Umwälzung beängstigend erscheinen, aber die Mühe lohnt sich. Nicht nur werden Arbeitsprozesse, Kundenkontakte und Informationsaustausch einfacher: Die digitale Welt eröffnet KMU Möglichkeiten, die Unternehmerinnen und Unternehmer sonst vielleicht nie bewusst geworden wären.

Autorin: Kira Leuthold

Kira verfügt über einen Masterabschluss in Unternehmenskommunikation und Wirtschaftsinformatik und unterstützt Unternehmen seit 7 Jahren bei ihren Digitalisierungsbestrebungen. Aktuell ist sie beim E-Signatur-Spezialisten Skribble als Head of Marketing und Kommunikation tätig. Als Expertin im Bereich elektronische Unterschrift und durch ihre vielseitigen Erfahrungen im Bereich Digitalisierung und Tech, ist Sie für alle Fragen gewappnet.