Wenn von der Automatisierung von Geschäftsprozessen die Rede ist, ist die Skepsis im Mittelstand oft groß – zu umfangreich und teuer erscheint das Unterfangen. Zudem setzt die Nutzung neuer technischer Möglichkeiten, beispielsweise der Schritt in die Cloud, durchdachte Strategien und umfassende Konzepte voraus. Anbieter entsprechender Lösungen bieten in diesem Zusammenhang für Unternehmenslenker und IT-Entscheider wertvolle Hilfestellungen, indem sie konkrete Möglichkeiten für den Cloud-Einstieg aufzeigen und kleine und mittelständische Betriebe auf ihrem Weg zu cloudbasierten Geschäftsmodellen begleiten.
Die aktuelle Entwicklung der Cloud-Nutzung im deutschen Mittelstand lässt aufhorchen: Laut einer Studie von Pierre Audoin Consultants (PAC) haben 71 Prozent der deutschen Mittelständler bereits Industrie 4.0-Projekte gestartet oder erste Maßnahmen abgeschlossen. Dennoch ist das Entwicklungspotenzial noch lange nicht ausgeschöpft. 92 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sie infolge der Digitalisierung Fortschritte realisieren. Derweil spricht ein Drittel der Befragten der Digitalisierung lediglich den Status eines „Buzzwords“ zu oder evaluiert zurzeit noch den zu erwartenden Mehrwert von Industrie 4.0-Initiativen.

Aufseiten der Endkunden steht indessen Agilität hoch im Kurs: Sie erwarten angesichts des verschärften Wettbewerbs auf internationalisierten Märkten von Anbietern kurze Innovationszyklen und maßgeschneiderte Lösungen. Für die Unternehmen führt das zu einem gesteigerten Bedarf an flexiblen und zugleich stabilen Backbone-Systemen für ihre Geschäftsprozesse. Moderne ERP-Systeme schlagen hier als agile und zuverlässige Drehscheibe für Unternehmensdaten die benötigte Brücke. Rund 90 Prozent der befragten Unternehmen schätzen ihre Lage so ein, dass für erfolgreiche Industrie 4.0-Projekte moderne ERP-Systeme benötigt werden. Jedoch halten 57 Prozent ihr ERP-System für zu starr, um Prozesse zu optimieren.

Digitalisierung und Automatisierung als Motoren des Wandels

Um angesichts der drängenden Fragen zur Umsetzung von Industrie 4.0-Initiativen und der eigenen Wettbewerbsfähigkeit einen geeigneten strategischen Ansatz zu identifizieren, empfiehlt es sich für Unternehmen, das Potenzial von Automatisierung im Betrieb realistisch einzuschätzen. Tatsächlich setzen sich immer mehr Unternehmer die Automatisierung und Digitalisierung ihres Betriebes als strategisches Ziel, um mit einer entsprechenden IT-Infrastruktur Zeit, Ressourcen und Kosten zu sparen sowie in Zeiten hohen Konkurrenzdrucks Wettbewerbsvorteile zu erzielen – beispielsweise durch die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle etwa im eCommerce-Bereich, die erst durch den Einsatz moderner IT-Tools realisierbar werden.

Zunächst Cloud-basierte Dienste in lokale Software einbinden

Doch: Wie können nun kleine und mittlere Unternehmen bei dem komplexen Thema der Automatisierung vorgehen? Ein schneller Einstieg in die Automatisierung von Betriebsprozessen bietet sich Unternehmen über Cloud-basierte Dienste, die in vorhandene lokale Software-Lösungen eingebunden werden können. So ist es beispielsweise möglich, in eine Desktop-Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung (FiBu) den Cloud-basierten Online-Bezahldienst PayPal zu integrieren. Damit geben Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Rechnungen direkt per Mausklick zu bezahlen. Zugleich werden alle Buchungen vom FiBu-System automatisch übernommen. Mit sogenannten Cloud-connected-Lösungen, also On-Premise-Systemen, die über entsprechende Anbindungsmöglichkeiten von Cloud-Services verfügen, können Unternehmen den sanften Einstieg in die Cloud und die Welt der Automatisierung ihrer Prozesse wagen. Die nächste Stufe wäre dann, komplett auf Cloud-basierte Software umzusteigen. In diesem Zusammenhang ist es aber wichtig, dass Cloud-Anbieter Transparenz bieten und standardisierte Schnittstellen vorhalten, damit Unternehmen ihre vorhandenen Systeme schnell integrieren sowie die Implementierungszeiten und Kosten niedrig halten können.

Safety first beim Einstieg in die Cloud

Ein wichtiges Augenmerk vieler Unternehmen – insbesondere auch kleiner und mittelständischer Betriebe – liegt zudem auf der Sicherheit der Anwendungen und der damit verwalteten Daten. Häufig sind vor allem Vorbehalte in dieser Sache der Grund, weshalb viele Unternehmen bei ihrer IT-Infrastruktur den Schritt in die Cloud scheuen. Hier können vor allem System-Anbieter für Vertrauen sorgen, deren Cloud-Lösungen ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet werden. Denn: Diese entsprechen höchsten Sicherheitsstandards, die damit selbstverständlich nicht nur für die Software selbst, sondern auch für die Daten und Workloads der Anwender gelten, die diese über die Systeme eines Software-Providers in die Cloud geben.

Die Sicherheit von Cloud-basierten Anwendungen wird auch vom Cloud-Monitor 2019 [1], den Bitkom Research im Auftrag von KPMG erstellt hat, empirisch nachgewiesen. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass die Speicherung von Geschäftsdaten im unternehmenseigenen Rechenzentrum keineswegs sicherer ist als in der Cloud: Von den Unternehmen, die Public-Cloud-Lösungen implementiert haben, räumten nur 26 Prozent ein, in den letzten zwölf Monaten Vorfälle im Hinblick auf die Datensicherheit bei den von ihnen genutzten Systemen gehabt zu haben. Demgegenüber berichten 37 Prozent aller Befragten, dass es in den letzten zwölf Monaten Probleme bei der Sicherheit der eigenen, betriebsinternen IT-Systeme gegeben hat. Dies ist ein Plus von elf Prozentpunkten. Demnach ist eindeutig belegt, dass die Cloud-Nutzung im Vergleich zu konventionellen IT-Architekturen kein höheres, sondern ein geringeres Sicherheitsrisiko mit sich bringt.

Künstliche Intelligenz als Treiber für mehr Automatisierung

Neben Cloud-Diensten bieten auch KI-basierte Technologien für Unternehmen Möglichkeiten, Abläufe im Betrieb zu automatisieren – beispielsweise durch Chatbots, die sich in vorhandene IT-Lösungen integrieren lassen. Damit wird es beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter möglich, durch Sprach- oder Texteingabe auf dem Smartphone Antworten auf Fragen zu Umsatz oder Status eines Auftrags zu erhalten. Und das unabhängig davon, ob der Kollege aus der Buchhaltung gerade am Arbeitsplatz ist.  Routineaufgaben, wie die Abfrage von wichtigen Geschäftszahlen, lassen sich damit effizient sowie unabhängig von Ort und Zeit automatisiert erledigen.

Managed Service Provider helfen beim Start

Wenn es darum geht, Prozesse in einem Unternehmen effizienter zu machen oder zu automatisieren, ist es ratsam, sich von externen Experten unterstützen zu lassen – von sogenannten Managed Service Providern, die beispielsweise bei der Implementierung von Telekommunikationslösungen oder sicheren Netzwerkinfrastrukturen helfen. Managed Service Provider kommen aber auch ins Spiel, wenn es darum geht, Tätigkeiten nach extern auszulagern, die nicht zu den wertschöpfenden Prozessen oder zur Kernkompetenz des Unternehmens zählen. Ein Beispiel dafür sind administrative Prozesse in der HR-Abteilung – insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aufgaben aus diesem Bereich an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern, verschlankt Prozesse, spart Kosten und setzt Ressourcen frei, die im Unternehmen besser eingesetzt werden können. Managed Service Provider bieten im Bereich Outsourcing nicht nur individuell skalierbare Services, sondern betreiben damit auch gleichsam die Anwendung für den Anwender.

Blick in die Zukunft

Digitalisierung und Automatisierung bieten mittelständischen Unternehmen die Option, ein enormes Entwicklungspotenzial auszuschöpfen. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeiter den damit verbundenen Wandel als Herausforderung, als Chance, aber eben nicht als Bedrohung begreifen. Hier sind die Entscheider gefragt, Vorbehalte innerhalb der Belegschaft abzubauen und die Leute mitzunehmen. Daneben empfiehlt es sich, sowohl die Organisation als auch eingefahrene Prozesse im gesamten Unternehmen zu hinterfragen – von der Produktentwicklung über die Fertigung bis in die Verwaltung. Nicht zuletzt spielt auch die Qualifizierung von Fachkräften und Nachwuchs eine wichtige Rolle dabei, das volle Geschäftspotenzial zu erfassen und auszuschöpfen. Ist eine derart umfassende Initiative in eine agile, skalierbare IT-Infrastruktur eingebettet, sind die Weichen für die Zukunft gestellt.

Quellen und Referenzen:

[1] https://www.bitkom.org/sites/default/files/2019-06/bitkom_kpmg_pk_charts_cloud_monitor_18_06_2019.pdf