Warum Zentralisierung der Schlüssel zu Effizienz und Sicherheit bei digitalen Enterprise-Prozessen ist

Frage: Warum ist die Zentralisierung von Unternehmensprozessen heute aktueller denn je?

Ismet Koyun: In den letzten Jahren hat die Zahl der eingesetzten digitalen Tools in Unternehmen massiv zugenommen. Kommunikation, Identitätsmanagement, Dokumentenfreigabe, Genehmigungen oder Onboarding – fast jede Funktion hat ihre eigene Lösung. Das führt zu einem Flickenteppich. Jede zusätzliche Anwendung bedeutet weitere Schnittstellen, neue Sicherheitslücken und zusätzliche Schulungen für die Mitarbeiter. Das bremst die Effizienz und Produktivität. Gleichzeitig bringt es steigende Sicherheitsrisiken mit sich.

Frage: Oft wird argumentiert, dass spezialisierte Tools in ihrer jeweiligen Nische besonders stark sind. Warum sollte man sie durch eine zentrale Lösung ersetzen?

Ismet Koyun: Es geht nicht darum, Spezialisierung abzuschaffen. Aber viele Tools verursachen durch Silos Effizienzverluste. Denken Sie an ein klassisches Beispiel: Eine Mitarbeiterin wird neu eingestellt. Sie benötigt ein E-Mail-Konto, Zugriff auf interne Chats, einen sicheren Zugang zu Geschäftsanwendungen, eventuell digitale Signaturrechte und verschiedene Gerätefreigaben. In vielen Unternehmen sind dafür 15 Tools und mehr im Einsatz – und jedes muss einzeln konfiguriert werden. Mit einer zentralisierten Lösung lässt sich dieser Prozess in Minuten statt Tagen abbilden. Das spart Ressourcen und schließt Sicherheitslücken, etwa durch vergessene „Zombie-Accounts“, die nach Austritten oft unbemerkt weiter existieren.

Frage: Sie sprechen das Thema Sicherheit an. Wie verändert Zentralisierung hier die Ausgangslage?

Ismet Koyun: Sicherheit hängt stark mit Kontrolle und Transparenz zusammen. Wenn Identität, Kommunikation, Dokumente und Genehmigungen über verschiedene Systeme verstreut sind, ist es schwierig, einen lückenlosen Audit-Trail zu gewährleisten. Wer hat wann worauf zugegriffen? Wurde eine Freigabe nach den regulatorischen Anforderungen dokumentiert? Eine zentrale Plattform macht all diese Schritte nachvollziehbar – und zwar automatisch. Unternehmen agieren damit effizienter und regelkonform, sei es mit der DSGVO, eIDAS oder DORA. Das entlastet auch die Compliance-Abteilungen.

Frage: Erhöht nicht die Abhängigkeit von einer zentralen Lösung zusätzlich das Sicherheitsrisiko? Stichwort „Single Point of Failure“.

Ismet Koyun: Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Zentralisierung heißt nicht, Risiken zu bündeln, sondern sie besser kontrollierbar zu machen. Moderne Plattformen arbeiten mit hochverfügbaren Architekturen, geografisch verteilten Redundanzen und definierten Notfallplänen. Dazu kommt: Es ist leichter, ein einziges System nach höchsten Standards abzusichern und regelmäßig zu auditieren, als zehn verschiedene Einzellösungen parallel überwachen zu müssen. In einer zentralen Plattform laufen alle sicherheitsrelevanten Ereignisse zusammen und lassen sich übergreifend analysieren. So erkennt man Anomalien viel schneller – etwas, das in fragmentierten Umgebungen oft erst spät auffällt. Außerdem können Sicherheitsrichtlinien konsistent und automatisch durchgesetzt werden, statt dass jede Abteilung eigene Regeln pflegt. In der Praxis sinkt das Risiko also, weil Komplexität und Angriffsflächen reduziert werden, während Governance, Monitoring und Incident Response auf einem einheitlich hohen Niveau stattfinden. Sicherheit entsteht nicht durch viele Inseln, sondern durch eine konsistente Struktur.

Frage: Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in diesem Kontext?

Ismet Koyun: Künstliche Intelligenz kann zentrale Plattformen auf mehreren Ebenen unterstützen: Sie hilft, Anomalien zu erkennen – zum Beispiel ungewöhnliche Login-Muster, die auf Missbrauch hindeuten. Sie kann aber auch Routineprozesse automatisieren, etwa indem sie Anträge vorsortiert oder Mitarbeiter unterstützt, die richtigen Informationen schneller zu finden. Wichtig ist: KI entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie in einer konsistenten Daten- und Prozesslandschaft arbeitet. Ein Flickenteppich aus Einzellösungen verhindert genau das.

Frage: Die einen Unternehmen nutzen die Cloud, andere arbeiten hybrid – wie lässt sich hier Zentralisierung bewerkstelligen?

Ismet Koyun: Moderne Plattformen stehen in der Cloud bereit, sind aber auch hybridfähig – das heißt, sie können mit bestehenden On-Premises-Strukturen verbunden werden. Ein Beispiel: Ein Industrieunternehmen möchte seine Produktionsdaten aus Sicherheitsgründen lokal halten, gleichzeitig aber die Mitarbeiterkommunikation über die Cloud abwickeln. Eine zentrale Plattform kann beides orchestrieren: lokale Datenhaltung und cloudbasierte Kollaboration – in einer konsistenten Governance-Struktur.

Frage: Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Ismet Koyun: Gerne. Nehmen wir eine internationale Bank. Sie beschäftigt tausende Mitarbeitende, verteilt auf mehrere Länder. Jeder Standort hat unterschiedliche regulatorische Anforderungen. Ohne Zentralisierung bedeutet das: verschiedene Systeme für Identitäten, für digitale Signaturen, für Kommunikation. Mit einer zentralen Plattform lässt sich das vereinheitlichen: Ein Mitarbeiter loggt sich einmal ein, erhält Zugriff auf alle relevanten Systeme, kann rechtskonforme Signaturen ausführen und Dokumente austauschen – alles innerhalb eines sicheren Rahmens. Gleichzeitig behalten die Aufsichtsbehörden die Möglichkeit, jeden Prozessschritt nachzuvollziehen.

Frage: Wie sieht Ihre Vision für die Zukunft der Unternehmensprozesse aus?

Ismet Koyun: Unternehmen müssen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können – nicht auf die Verwaltung von Tools. Meine Vision ist, dass digitale Arbeitsplätze so funktionieren wie ein Cockpit: alles Wesentliche an einem Ort, sicher, regelkonform und benutzerfreundlich. Identität, Kommunikation, Dokumente, Genehmigungen – integriert in einem Hub. Damit schaffen wir die Grundlage für produktives Arbeiten, regulatorische Sicherheit und die Möglichkeit, neue Technologien wie KI sinnvoll einzusetzen.