DIGITALE WELT Magazin

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Herausforderung Homeoffice – Learnings für die Zukunft

Von

Natalie Wenzelis

| Marketing Program Specialist DACH

| Corel

28. Juni 2020

Es war ein Sprung ins kalte Wasser, als die Unternehmen Mitte März durch den Ausbruch der Corona-Pandemie dazu gezwungen waren, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Von jetzt auf gleich mussten die verantwortlichen Manager nicht nur dafür sorgen, dass für die Mitarbeiter die notwendigen Laptops und Mobilgeräte zur Verfügung standen, sondern auch die Arbeitsprozesse entsprechend reorganisiert wurden. In manchen Unternehmen haben diese Anpassungen gut funktioniert – in anderen weniger. In Anbetracht der allmählich zurückkehrenden „neuen Normalität“ ist es an der Zeit, zurückzublicken und Lehren für die Zukunft zu ziehen.
In der Retrospektive wird schnell klar, dass vor allem die Team- und Projektarbeit von der Homeoffice-Umstellung beeinträchtigt war. Aber wie lässt sich eine Zusammenarbeit ermöglichen, wenn alle räumlich verteilt sind? Was ist zu tun, damit die Vernetzung funktioniert und alle stets im Bilde sind, über den aktuellen Stand der Dinge?

Es hat sich gezeigt, dass bei der Arbeit im Remote-Modus zwei Aspekte besonders wichtig sind: Zum einen, dass Informationen verständlich und für jedermann zentral verfügbar sind und zum anderen, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern möglichst einfach funktionieren sollte. Sind diese beiden Hürden erst einmal genommen, bestehen gute Chancen, dass die Zusammenarbeit auch aus dem Homeoffice heraus von Motivation geprägt und Erfolg gekrönt ist.

Als hilfreich haben sich während der akuten Corona-Einschränkungen die zahlreichen webbasierten Arbeitsmanagementlösungen erwiesen. Da es sich zumeist um Lösungen handelt, die in der Cloud betrieben werden und auf die jeder über das Internet Zugriff hat, bieten sie die ideale Voraussetzungen für das vernetzte Arbeiten – steht dabei auch noch die Visualisierung der ausgetauschten Informationen im Vordergrund, kann die Teamarbeit fast wie im Face-to-Face-Modus erfolgen.

Um die Kreativität und den Teamgeist bestmöglich zu fördern, bietet sich der Einsatz einer Arbeits- und Projektmanagementsoftware an. Mit dieser Visualisierungslösung lassen sich sowohl Ideen sammeln, Projekte starten, gemeinsam Dokumente bearbeiten und Teamwissen fixieren. Zudem lässt sich durch die visuelle Organisation von Aufgaben und Tagesplänen die Produktivität steigern und wichtige Team- und Projektinformationen können auf einem visuellen Dashboard zentral erfasst werden; ein digitales Whiteboard erleichtert zudem die Leitung virtueller Team-Meetings.

Damit das vernetzte Arbeiten im Homeoffice funktioniert, sollte folgendes beachtet werden:

Gemeinsames Whiteboarding

Brainstorming in der digitalen Welt. Tatsächlich bringt das digitale Brainstorming seine eigenen, einzigartigen Vorteile[1] mit sich. Beim Brainstorming geht es vor allem darum, Input von möglichst vielen Menschen, aus unterschiedlichen Sichtweisen und Kreativitätsansätzen zu erhalten. Daher ist gemeinsames Brainstorming unabdingbar – vor allem für die Teambindung, denn es ermöglicht den Aufbau eines intensiven Gemeinschaftsgefühls – auch wenn sich die Teammitglieder an physisch getrennten Standorten befinden.

Kommunikation im Team

Der Aufbau starker Beziehungen und die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation[2] bedarf intensiver Anstrengungen. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass die persönliche Note nicht verloren geht. Wichtig ist es, die Kommunikationskanäle klar zu definieren, damit der Arbeitstag nicht zu einer endlosen Reihe aus Störungen mutiert. Asynchrone Kommunikation[3] lautet das Zauberwort.

Management virtueller Meetings

Man sollte moderne Visualisierungsmöglichkeiten für sich arbeiten lassen! Eine Besprechung mit einem visuellen Hilfsmittel in Schwung zu bringen, trägt dazu bei, dass sich alle Beteiligten engagieren und aktiv einbringen. Gerade das Map-Format der Mindmapping-Methode bietet hier viele Ansatzpunkte und hält die Teilnehmer im Homeoffice davon ab, nebenher anderer Dinge zu tun, anstatt sich auf das Meeting zu konzentrieren.

Individuelles Aufgaben- und Teammanagement

Das Homeoffice birgt eine Vielzahl an Zerstreuung. Umso wichtiger ist eine Auffrischung der Techniken und Systeme[4], um Ablenkungen entgegenzuwirken. Viele, die lange Zeit im Homeoffice gearbeitet haben, bestätigen, dass ihre persönliche Produktivität dann am besten ist, wenn sie durch neue Impulse inspiriert werden.

Zentralisierung von Teamwissen

Wenn Mitarbeiter nicht mal eben beim Kollegen etwas nachfragen können, ist die sorgfältige Verwaltung[5] digitalen Wissens umso wichtiger. Es gilt, das digitale Wissen des Teams zu erfassen und abzubilden. Knowledge-Mapping[6] ist eine effiziente Möglichkeit, das Wissen eines Teams zu zentralisieren.

Simultane Datenbearbeitung

Gerade vor dem Hintergrund, dass mit dem Homeoffice nicht nur die Anzahl an Calls und Chats steigt, sondern auch die Flut an Mails – inkl. Dateianhänge. Besonders bei der Projektarbeit bedarf es in der Regel mehrerer Optimierungsrunden, was durch die Masse der Mails und Attachements nicht einfacher wird. In dieser Situation wirkt es sich positiv aus, wenn die Möglichkeit besteht, gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten und Daten zu arbeiten.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass all diese Erfahrungen auch in Zukunft wichtig sein werden. Durch die Corona-Krise hat das Homeoffice einen Akzeptanzschub erfahren, der jetzt schon dazu geführt hat, dass Unternehmen (z.B. Twitter) ganz auf Büros verzichten und ihre Mitarbeiter zukünftig nur noch aus dem Homeoffice arbeiten werden. Deshalb ist ratsam, sich darauf einzustellen, dass das verteilte Arbeiten in Zukunft fester Bestandteil des Arbeitslebens sein wird.