Entwicklung und Betrieb des Data Warehouse aus einer Hand

Im Rahmen einer kurzen Fachbeitragsreihe liefert dieser Praxisartikel ergänzende Einblicke und praxisorientierte Perspektiven zum Hauptbeitrag „Professioneller Systembetrieb als Erfolgsfaktor von Analytics-Plattformen“.

Ein in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktives Unternehmen, das Organisationen von der Konzeption bis zur technischen Implementierung und dem operativen Betrieb bei der strategischen Nutzung von Daten unterstützt, hat bei einem jungen Anbieter aus dem Konsumgüterbereich ein Data-Warehouse-System implementiert und betreut seitdem dessen Betrieb und Weiterentwicklung in der Cloud. Durch ein umfassendes Servicepaket erhält das interne Team professionelle Unterstützung und kann sich verstärkt auf den Ausbau seines innovativen Geschäftsmodells konzentrieren.

Seit 2019 hat sich das Unternehmen mit einer eigenen Marke im Markt für einzelportionierte Heißgetränke positioniert. Parallel dazu wurde die IT-Landschaft auf einer komplett neuen Basis aufgebaut – einschließlich eines Data Warehouse als Grundlage für Reporting und Unternehmenssteuerung.

Die verantwortliche BI-Leiterin Angela Musić-Siedler, die das Thema zunächst allein anging, holte sich im Jahr 2019 externe Unterstützung durch einen erfahrenen Implementierungspartner. Bereits im darauffolgenden Jahr ging das neue System mit den ersten Reports für das Management und die Fachbereiche live. Seither begleitet das Beratungshaus das interne BI-Team in enger Zusammenarbeit und unterstützt als externer Experte die fortlaufende Entwicklung der Reportinglösung. Zusätzlich sorgt das betreuende Supportteam für einen stabilen, effizienten Betrieb der Systemumgebung und bietet zuverlässigen Support. Angela Musić-Siedler beschreibt die Kooperation wie folgt: „Das externe Team ist Teil unseres Teams geworden. Der Elan und die Motivation machen die Zusammenarbeit besonders und bringen uns täglich voran.“

Data Warehouse für Start-up

Der Projektstart erfolgte mit einem gemeinsamen Workshop zur Konzeption des Systems. Auch bei der Auswahl der Technologien wurde das Start-up durch den Implementierungspartner begleitet. Als technische Basis kamen eine Cloud-Datenbanklösung sowie ein visuelles Reporting-Frontend zum Einsatz. Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht dem Unternehmen eine planbare Kostenstruktur sowie eine skalierbare IT je nach Wachstum. Das Frontend wurde drei Jahre nach der Inbetriebnahme erneut evaluiert und als weiterhin geeignet bestätigt.

Die Implementierung erfolgte auf Basis eines erprobten Data Warehouse Framework, dass die effiziente Umsetzung einer standardisierten und hoch automatisierten IT-Architektur gewährleistet. Mehrere Datenquellen – darunter ERP-, CRM- und Webanalyse-Systeme – wurden zu einer einheitlichen Datenbasis zusammengeführt. Inzwischen sind rund zehn Vorsysteme integriert.

Hinsichtlich des Standardreportings lautete das Ziel, dass von Anfang an jeder Fachbereich einen Bericht mit seinen wichtigsten Kennzahlen erhalten sollte. Eine wesentliche Herausforderung bestand dabei im neuen Geschäftsmodell des Start-ups: Da zum Zeitpunkt der Implementierung die Produkte noch nicht auf dem Markt waren, lagen noch keine konkreten Verkaufszahlen für die Belegung der Datenmodelle und Berichte vor. Das Unternehmen vertreibt seine Produkte über den eigenen Shop mit dem DTC (Direct to Consumer)-Ansatz. Das Kundenverhalten und die Kundenzufriedenheit sind dabei ein zentrales Thema der BI-Analysen.

Systematische Weiterentwicklung des Reportings

Inzwischen gibt es 45 Berichte für alle Fachbereiche. Die Schwerpunkte liegen derzeit auf dem Ist-Reporting von Sales- und Finanzkennzahlen; die Planung soll in einem späteren Ausbauschritt dazukommen. Einen Überblick über die wichtigsten Steuerungskennzahlen ruft die Geschäftsführung täglich auf ihrem Smartphone ab.

Auch die Nutzung der eigenen Produkte, wie zum Beispiel verkaufte Teemaschinen liefert wichtige Steuerungsinformationen: Nach Zustimmung durch den Kunden kann das Unternehmen den Lebenszyklus, Updates oder Wartungsdaten der smarten Maschinen online auslesen. Im Servicefall hat so der Anbieter Zugriff auf die Daten und kann den Endkunden gezielt unterstützen. Auch Nutzungsinformationen wie die verwendeten Teesorten erkennt die Maschine. Durch die Auswertung der Maschinendaten erhält der Spezialist für hochwertigen Teegenuss Einblick in das Kundenverhalten, zu dem es bislang wenig Erfahrungs- und Vergleichswerte gab. Auch die Klassifizierung und Analyse von Retouren liefern Hinweise für das Qualitätsmanagement und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Angela Musić-Siedler fasst zusammen: „Durch die BI-Lösung kennen wir unsere Kunden, können gut informierte Entscheidungen treffen und unser Unternehmen gezielt steuern.”

Für die Weiterentwicklung des Berichtswesens wurde ein strukturiertes Anforderungsmanagement etabliert. Die Aufnahme und Spezifikation der Anforderungen erfolgt intern. Die technische Umsetzung – inklusive Datenintegration, Business-Logik und Modellierung – übernimmt der externe Data & Analytics-Experte in einem agilen Vorgehen mit definierten Sprints. Zur Sprintplanung und Ressourcenzuweisung kommt ein modernes Projektmanagement-Tool zum Einsatz.

Sicherheit durch externe Betriebsunterstützung

Neben der Weiterentwicklung unterstützt das externe Team des auf Daten- und Analyseprojekte spezialisiertes Beratungsunternehmen, auch den Betrieb des Systems. Im Rahmen eines Servicepakets übernimmt es auch die Betreuung der Cloud-Infrastruktur. Dabei wird täglich überprüft, ob der Datenimport erfolgreich durchgelaufen ist. Gründe für Fehler können etwa Wartungen in Vorsystemen oder technische Anpassungen sein, die sich auf die Datenverarbeitung auswirken. Durch strukturierte Fehlerbenachrichtigungen, ein Ticketsystem und definierte Service-Level-Agreements wird ein stabiler und sicherer Betrieb sichergestellt.

In regelmäßigen Meetings bespricht das interne Team mit den Experten Themen wie Datenqualität, Automatisierungspotenziale oder Effizienzsteigerungen im Supportprozess. Erkenntnisse aus dieser Zusammenarbeit fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Serviceleistungen ein.

Hohe Planungssicherheit

Die enge Zusammenarbeit mit dem Full-Service-Dienstleister aus dem Data & Analytics-Umfeld ermöglicht es dem Unternehmen, auch mit begrenzten personellen Ressourcen eine moderne, professionelle Berichtslösung zu betreiben und auszubauen. Die Cloud-Struktur bietet zusätzliche Flexibilität bei der Skalierung. Das auf Business Intelligence und Data Analytics spezialisierte Team kann so schnell auf neue Anforderungen reagieren und sich auf eine zuverlässige technische Basis stützen. Bei Fragen stehen erfahrene Ansprechpartner bereit, die die gemeinsam aufgebaute Systemumgebung im Detail kennen. Die Projektverantwortliche Musić-Siedler hält fest: „Wir schätzen die Fachkompetenz, Verlässlichkeit und die angenehme Zusammenarbeit im Projekt.“