E-Invoicing:

Worauf Entscheider bei Lösungen achten sollten

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung schreitet in Europa und weltweit unaufhaltsam voran. Über 80 Länder haben bereits verpflichtende E-Invoicing-Mandate eingeführt oder angekündigt. Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, wird die Wahl der richtigen E-Invoicing-Lösung damit zu einer strategischen Entscheidung. Trotzdem betrachtet laut einer aktuellen KPMG-Studie noch rund ein Drittel der deutschen Unternehmen E-Invoicing primär als nationales Thema – und unterschätzt damit die Tragweite. Gleichzeitig haben zwar 80 % bereits erste Maßnahmen ergriffen, doch liegt der Fokus bisher vor allem auf dem Empfang von E-Rechnungen, nicht auf deren Ausstellung. Die Zeit zum Handeln ist jetzt. Doch wie sollten Unternehmen vorgehen, und welche Kriterien sind entscheidend bei der Auswahl der passenden Technologie?

Internationale Compliance als Fundament

Den Ausgangspunkt jeder E-Invoicing-Strategie bildet die Einhaltung länderspezifischer Vorschriften. Deutschland führt seit dem 1. Januar 2025 schrittweise die B2B-E-Rechnungspflicht ein, wobei alle Unternehmen bis 2028 zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sein werden. Polen folgt diesem Beispiel ab Februar 2026, zunächst für Unternehmen mit Jahresumsätzen über 200 Millionen Zloty, bevor die Pflicht im April 2026 auf alle Unternehmen ausgeweitet wird. Frankreich plant die Einführung in Phasen ab September 2026, beginnend mit Großunternehmen.
Insgesamt zeichnet sich eine zukunftssichere Lösung also dadurch aus, dass sie nicht nur aktuelle Mandate abdeckt, sondern auch flexibel auf neue Regulierungen reagieren kann. Besonders wichtig ist dabei die proaktive Verfolgung von Gesetzesänderungen und deren zeitnahe Integration in die Software.

Wachstum ohne technische Grenzen

Skalierbarkeit bedeutet mehr als nur die Verarbeitung großer Datenmengen. Eine professionelle E-Invoicing-Lösung muss sowohl mit dem Dokumentenvolumen als auch mit der geografischen Expansion eines Unternehmens mitwachsen können. Die Unterstützung neuer Länder und Mandate sollte ohne Systemwechsel möglich sein, während gleichzeitig die Performance auch bei steigenden Transaktionszahlen stabil bleibt.
Die Stärke einer zentralen Schnittstelle
Der nächste Punkt betrifft die technische Integration. Statt zahlreiche Einzellösungen für unterschiedliche Länder zu betreiben – mit entsprechend hohem IT-Aufwand – ermöglicht eine einzige API, die mehrere Jurisdiktionen abdeckt, einen deutlich schlankeren Ansatz. Sie reduziert nicht nur die Komplexität der Implementierung, sondern senkt auch den Aufwand für Wartung und Updates. Besonders wertvoll ist die nahtlose Integration in bestehende ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme: Alle E-Invoicing-Prozesse lassen sich so zentral steuern – ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Nahtlose Implementierung im laufenden Betrieb

Der Übergang zu E-Invoicing erfordert oft umfangreiche Anpassungen innerhalb der Stammdaten und Geschäftsprozessen einer Firma. Zunächst müssen bestehende Systeme aktualisiert werden, um länderspezifische Anforderungen zu erfüllen – etwa durch das Hinzufügen neuer Datenfelder, die zuvor nicht benötigt wurden. Gleichzeitig sollten alle Kerndaten im System überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Eine durchdachte Lösung bietet Assistenten und Tools, die diese Migration vereinfachen und eine schrittweise Aktivierung ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts ermöglichen.

Sicherheit im globalen Kontext

Datenschutz und -sicherheit sind im Cloud-Zeitalter nicht verhandelbar. In der EU gelten die strengen DSGVO-Richtlinien als Mindeststandard, doch viele Länder haben zusätzliche nationale Anforderungen etabliert. Frankreich fordert beispielsweise die SecNumCloud-Zertifizierung, während Saudi-Arabien mit seiner Cloud First Policy eigene Standards setzt. Die Erfüllung dieser vielfältigen Sicherheitsanforderungen, kombiniert mit verschlüsselter Datenübertragung und regelmäßigen Sicherheitsaudits, bildet das Rückgrat einer vertrauenswürdigen E-Invoicing-Lösung.

Peppol als Brücke zwischen Systemen

Das Peppol-Netzwerk hat sich als de-facto-Standard für den grenzüberschreitenden elektronischen Dokumentenaustausch etabliert. Mit über 500.000 teilnehmenden Unternehmen und Behörden in 94 Ländern bietet es erhebliche Effizienzvorteile. Die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Invoicing-Systemen wird durch standardisierte Formate gewährleistet, sodass Unternehmen auch dann Rechnungen austauschen können, wenn sie unterschiedliche Software-Lösungen verwenden. Australien und Neuseeland haben E-Invoicing über das Peppol-Netzwerk ab November 2024 verpflichtend eingeführt, was die globale Bedeutung dieser Infrastruktur unterstreicht. Idealerweise sollten Entscheider auf einen Anbieter setzen, der als Peppol-Dienstleister zertifiziert sind.

Transparenz durch Echtzeit-Monitoring

Die Nachvollziehbarkeit des Rechnungsstatus spielt eine zentrale Rolle für das Cash-Flow-Management. Eine professionelle Lösung ermöglicht die Überwachung aller ein- und ausgehenden E-Rechnungen in Echtzeit. Potenzielle Probleme werden automatisch markiert, sodass abgelehnte oder fehlgeschlagene Rechnungen schnell identifiziert und korrigiert werden können. Diese Transparenz reduziert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern optimiert auch den gesamten Zahlungsfluss des Unternehmens.

Von der Steuerberechnung bis zur Behördenmeldung

E-Invoicing bedeutet weit mehr als nur digitaler Rechnungsversand. Eine umfassende Lösung automatisiert die gesamte Steuerkompliance-Kette: von der korrekten Berechnung und Anwendung relevanter Mehrwertsteuer- oder GST-Sätze über die Erstellung regelkonformer Rechnungen bis hin zur Echtzeit-Übermittlung an Steuerbehörden. In einigen Ländern müssen Rechnungsdaten oder vollständige Rechnungen unmittelbar an die Finanzbehörden übermittelt werden, was keinen Raum für spätere Korrekturen lässt. Die automatische Vorbereitung von Steuererklärungen auf Basis der erfassten Rechnungsdaten steigert zusätzlich die Produktivität in Finanz- und Steuerabteilungen.

Balance zwischen Automatisierung und Kontrolle

Trotz aller Automatisierung müssen Rechnungen für Kontrollzwecke auch in menschenlesbaren Formaten verfügbar sein. E-Rechnungen werden primär in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten verarbeitet, doch Finanz- und Steuerfachleute benötigen die Möglichkeit, diese Informationen zu überprüfen. Die nahtlose Konvertierung zwischen maschinenlesbaren Formaten und PDF-Dokumenten ermöglicht es, die richtige Balance zwischen maschineller Effizienz und menschlicher Kontrolle zu finden.
Support als kritischer Erfolgsfaktor
Bei geschäftskritischen Prozessen wie der Rechnungsstellung kann die Qualität des Kundensupports über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern benötigen mehrsprachige Unterstützung, während unterschiedliche Zeitzonen eine erweiterte Erreichbarkeit erfordern. Neben klassischen Kommunikationskanälen wie Telefon-Hotlines gewinnen E-Mail-Support, Chatbots und umfangreiche FAQ-Bereiche an Bedeutung, um schnelle Hilfe zu gewährleisten, bevor Probleme den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

Fazit: Strategische Weichenstellung für die digitale Zukunft

Die Wahl der richtigen E-Invoicing-Lösung stellt eine Investition in die digitale Zukunftsfähigkeit dar. Die rasante Entwicklung der regulatorischen Landschaft – von Deutschlands B2B-Mandat über Polens gestaffelte Einführung bis zu Frankreichs bevorstehendem Rollout – verdeutlicht die Notwendigkeit einer flexiblen und zukunftssicheren Lösung. Unternehmen, die heute in eine umfassende E-Invoicing-Plattform investieren, die alle genannten Kriterien erfüllt, verwandeln regulatorische Anforderungen in operative Effizienz und Wettbewerbsvorteile. Die Automatisierung manueller Prozesse, die Reduzierung von Fehlerquoten und die Beschleunigung des Zahlungsverkehrs sind dabei nur einige der realisierbaren Vorteile, die weit über die reine Compliance hinausgehen.