Unbestritten hat das Jahr 2020 die Digitalisierung in Deutschland und weltweit vorangetrieben. Es war das Jahr, in dem sich die Digitale Transformation vom „Trendthema“ zur spürbaren Realität gewandelt hat. Homeoffice, digitale Messen und Events, Home Schooling – all dies sind heute Selbstverständlichkeiten, die den Alltag von Millionen von Menschen bestimmen. Zwar gab es diese Angebote auch vor dem 23. März 2020 – dem Tag des Inkrafttretens des „ersten Lockdowns“ – doch keiner hätte wohl vor knapp einem Jahr gedacht, in welchem Ausmaß man auf diese Möglichkeiten angewiesen sein werde. Bei aller Unsicherheit, die mit der aktuellen Krise einhergeht, hat sich unsere Wirtschaft und unser Alltag innerhalb des letzten Jahres für immer verändert.

Digitale Vorreiter profitieren besonders

Was den digitalen Wandel der Wirtschaft betrifft, zeigt sich, dass Unternehmen global gesehen besser aufgestellt sind als je zuvor. Wie eine aktuelle Studie des Capgemini Research Institutes[1] mit dem Namen „Digital Mastery 2020: How Organizations have progressed in their digital Transformations over the past two Years“ aufdeckte, besitzen rund zwei Drittel der Betriebe weltweit die digitalen Fähigkeiten (60 Prozent) und Führungskompetenzen (62 Prozent), die für eine erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation erforderlich sind. Im Vergleich dazu lagen diese beiden Werte im Jahr 2018 noch bei jeweils 36 Prozent. Grundlage der Erhebung war eine Befragung von 1.000 Führungskräften unterschiedlicher Branchen weltweit. Insgesamt kam die Studie zu dem Ergebnis, dass alle Unternehmen im Bereich Digitalisierung im letzten Jahr besser aufgestellt waren als 2018. Doch Betriebe, die sich besonders hervortun konnten bezüglich ihrer digitalen Kompetenzen und Führungsfähigkeiten, vergrößerten ihren Abstand zu Mittbewerbern. Diese Entwicklung wurde durch die Pandemie verstärkt und vermittelte Unternehmen Zuversicht und Vertrauen in den Status ihrer digitalen Fähigkeiten – schließlich mussten Veränderungen schnell und möglichst unkompliziert umgesetzt werden.

Remote Work: Eine Herausforderung für die IT-Abteilung?

Doch die komplette Umstellung hin zum Homeoffice war letztes Jahr für viele Betriebe nicht einfach. In vielen Unternehmen gab es dieses Angebot für Mitarbeiter nur vereinzelt und in Ausnahmefällen – und auch diese Betriebe waren praktisch über Nacht gezwungen, ein Arbeiten aus dem Homeoffice flächendeckend zu ermöglichen. Aber was bedeutet eigentlich die Arbeit von Zuhause aus? Welche Grundvoraussetzungen müssen erfüllt sein?

Zunächst ist es essentiell, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit auf alle wichtigen Daten, Dokumente und Programme zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hier rächte es sich, wenn Firmen in ihrer täglichen Arbeit noch auf veraltete Methoden wie File Server, WebDAV oder FTP zurückgriffen und viele wichtige Dokumente auf UBS-Sticks gespeichert waren. Viele Betriebe mussten sich vor dem März 2020 schlicht nicht mit der Möglichkeit der ständigen Verfügbarkeit aller wichtigen Daten an einem zentralen Ort beschäftigen, zu dem alle berechtigten Arbeitnehmer jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff haben. Es ging jedoch nicht nur darum, dass die Mitarbeiter entsprechende Zugänge haben, auch die Kommunikation und Kollaboration untereinander musste reibungslos funktionieren, damit der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung aufrechterhalten bleibt. Hier waren Firmen, die bereits vor der Krise auf moderne Cloud-Infrastrukturen setzten, klar im Vorteil. Insgesamt – und dies galt schon vor der Pandemie – befinden sich die IT-Landschaften vieler Unternehmen im Umbruch. Es gilt mehr denn je, festgefahrene und ineffiziente IT-Infrastrukturen aufzubrechen. Die Zeit von isolierten Insellösungen, die ein abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten verhindern, ist vorbei. Diese Tatsache wurde durch die aktuelle Situation lediglich verdeutlicht und Betriebe haben die Notwendigkeit für eine moderne IT-Infrastruktur mehr zu spüren bekommen

Langfristig Planen statt „auf Sicht fahren“

Generell ist davon auszugehen, dass die Entwicklungen, die in der letzten Zeit in Sachen Digitalisierung angestoßen wurden, von Dauer sein werden. Zum Beispiel sind Betriebe gut beraten, nicht zu einer „Zwischenlösung“ zu greifen und die aktuelle Situation als „Ausnahme“ zu sehen – die Krise ist natürlich temporär, aber der Bedarf und Wille nach mehr Fernarbeit wird auch nach der Pandemie bestehen bleiben. Um als Arbeitgeber konkurrenzfähig zu bleiben und von Vorteilen wie einer gesteigerten Produktivität, besserer Work-Life-Balance der Angestellten und dem einfacheren Erreichen der Unternehmensziele zu profitieren, muss also eine langfristige und nachhaltige Strategie und technische Lösung her. Und auch wenn sich die Mehrheit der Belegschaft nach Ende der Pandemie gegen mehr Remote Work entscheidet – mehr Flexibilität und Agilität sind immer ein Vorteil und ein Weg, sich als Betrieb von Mittbewerbern abzusetzen, wie die oben erwähnte Studie von Capgemini eindrucksvoll zeigt. Hierzu bedarf es einer langfristigen Digitalisierungsstrategie, die organisatorische und technische, aber auch rechtliche Aspekte umfasst. Letzteres bezieht sich zum Beispiel auf das Thema DSGVO – denn, ob Krisensituation oder nicht, Verstöße kommen Firmen teuer zu stehen und das Risiko für Unachtsamkeit bei der Datenspeicherung und Verarbeitung oder die Anschaffung einer nicht-konformen Technologie ist in diesen Zeiten besonders hoch. Dieses Risiko sollte also unbedingt mitbedacht werden.

Cloud ja, aber richtig: Sicherheit und Effizient im Einklang

Wie bereits erwähnt, gehen Betriebe schon seit Jahren dazu über, physische Systeme durch Cloud-Komponenten zu ersetzen. Dies ist nichts Neues, doch die Dringlichkeit für diesen Schritt ist heute eine andere. Die Gründe für den Wechsel waren und sind unter anderem Kostenersparnisse, denn im Vergleich schneidet der Betrieb und die Verwaltung einer eigenen IT-Infrastruktur in der direkten Gegenüberstellung der Kosten immer deutlich teurer ab. Auch die Flexibilität der Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil für Firmen, also die Tatsache, dass die Größe des Datenspeichers jederzeit angepasst und erweitert werden kann. Besonders haben sich in der Praxis Enterprise File Services bewährt, denn sie bieten die genannten Vorteile von Cloud Services, außerdem vereinfachen sie die Zusammenarbeit im Team deutlich. Wenn die Lösung über ein feingranulares Berechtigungsmanagement mit dezentraler Administration verfügt, können Nutzerrrechte firmenintern sowie -extern genau auf die Bedürfnisse der Firma und der jeweiligen Abteilung eingestellt werden. Somit haben nur die Nutzer, die auch wirklich auf die jeweiligen Daten zugreifen müssen, Zugang zu ihnen. Eine solche Funktion stellt sicher, dass bestimmte Personen zum Beispiel nur Leserechte erhalten, andere wiederum auch Daten bearbeiten und löschen können. So behält die IT-Abteilung zwar die organisatorische Hoheit, hat aber keine Lese- und Schreibrechte auf Finanz- oder Personaldaten. Demzufolge können IT-Administratoren auch von gewissen Informationen (wie Gehältern, Bilanzen usw.) komplett für den Zugriff ausgesperrt werden. Im Idealfall lassen sich alle Nutzer beziehungsweise Daten in ihrer Verfügbarkeit zeitlich befristen. Idealerweise verfügt der Enterprise File Service auch über ein Outlook Add-In, mit dessen Hilfe Daten im Anhang der E-Mail unkompliziert per Up- oder Download-Link via Mail versendet werden. So wird nicht nur der Exchange Server deutlich entlastet, sondern auch sichergestellt, dass sensible Anhänge oder bei Bedarf die komplette E-Mail verschlüsselt werden.

Dies ist besonders relevant in diesen Zeiten, in denen das E-Mail-Aufkommen ohnehin deutlich höher ist – schließlich fehlt die kurze, persönliche Absprache. Überhaupt ist ein weiterer Grund für den Umstieg auf die Cloud oft die Tatsache, dass diese deutlich mehr Sicherheit bietet als konventionelle Infrastrukturen auf klassischer Hardware-Basis. Hierbei ist es allerdings auch wichtig zu beachten, dass die Lösung über eine lückenlose, clientseitige Verschlüsselung verfügt, denn nur dann bietet sie das Maximum an möglicher Sicherheit. Im besten Fall ist diese Verschlüsselung einsehbar und wird open-source bereitgestellt, damit IT-Admins sich von ihrer Lückenlosigkeit überzeugen können.

Fazit:

Unbestritten sind Unternehmen, die sich bei der Digitalisierung als Vorreiter positionieren und Mut in ihre digitalen Kompetenzen haben, erfolgreicher und effizienter als solche, die an veralteten IT-Infrastrukturen festhalten. Der Übergang zu Remote Work war für viele dieser Firmen eine echte Herausforderung. Erfreulicherweise erkennen aber mehr und mehr Unternehmen den Wert der digitalen, und damit oft effizienteren Arbeitswelt an. Wichtig ist hier, die Entwicklungen aus dem Jahr 2020 als grundlegenden Umbruch zu sehen – wenn eines sicher ist, dann dass „Homeoffice bleibt“. Damit Betriebe wirklich von der Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur und mehr Agilität und Flexibilität profitieren, müssen einige Punkte in Hinblick auf die genutzten Technologien erfüllt sein. Ansonsten laufen Betriebe Gefahr, ihren Wettbewerbsvorteil zu verspielen.

Quellen und Referenzen:

[1] https://www.capgemini.com/research/digital-mastery/