Während der letzten beiden Krisenjahre hat sich gezeigt: Virtuelle Zusammenarbeit ist möglich, wenn die entsprechenden Lösungen dafür zur Verfügung stehen. Visual Collaboration ist jetzt schon ein zentraler Baustein der Remote-Arbeit, dieser Trend wird zweifellos anhalten. Eine der größten Herausforderungen hierbei: Ein ausreichendes Datenschutzniveau.

In den letzten beiden Jahren wurde in vielen Unternehmen vor allem eines deutlich:  Arbeiteten Mitarbeiter:innen pandemiebedingt von zuhause aus, sank die Produktivität allen Befürchtungen zum Trotz nicht – im Gegenteil: die richtige Technik vorausgesetzt, konnte sogar eine Steigerung der Arbeitsleistung um bis zu 24% gemessen werden. Remote-Arbeit ermöglicht Mitarbeiter:innen nun, während der Arbeitszeit kurzfristig privaten Verpflichtungen nachzugehen, etwa der Kinderbetreuung oder der Pflege von Familienmitgliedern. Zudem entfällt der reguläre Arbeitsweg, wodurch Beschäftigte mehr Zeit für private Dinge vor und nach der Arbeit haben.

Die Folge aus diesen Erfahrungen: Auch nach der Krise werden Home-Office-Praktiken und Remote-Arbeit ein zentraler Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Viele Unternehmen werden sich weiter umstellen und ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen (müssen!), selbst zu entscheiden von wo sie arbeiten möchten. Egal ob, einzeln oder im Team. Tun sie dies nicht, laufen sie Gefahr, Talente zu verlieren und unattraktiv für potenzielle Bewerber:innen zu werden.

Damit dieser Spagat gelingt und die digitale Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, müssen Unternehmen geeignete Lösungen einführen. Dabei gewinnen  insbesondere Visual-Collaboration-Tools an Bedeutung. Sie ermöglichen die zeit- und ortsungebundene Arbeit an Projekten und sind speziell für die visuelle Zusammenarbeit an Ideen und Projekten konzipiert. Doch bei den vielen Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit, die sich mittlerweile etabliert haben, ist es schwierig, den Überblick zu behalten – insbesondere was Sicherheit und Datenschutz angeht.

Wie Visual Collaboration funktioniert

Die meisten Menschen denken beim Wort “Visual Collaboration” an digitale Whiteboards. Das ist zum Teil richtig, deckt aber nicht das ganze Funktionsspektrum ab. Denn gute Tools zur virtuellen Zusammenarbeit können mehr: Neben dem Whiteboard, das sie Usern bereitstellen, bieten gute Visual-Collaboration-Tools weitere Funktionen wie die Einbettung von Bildern und Videos, virtuelle Räume für gemeinsame Online-Meetings und einen sog. History Mode, der alle Änderungen im Board dokumentiert, im Laufe der Zeit anzeigt und ermöglicht, verlorenes mit einem Klick wiederherzustellen. Zudem bieten sie die Möglichkeit, Teilnehmer:innen im Moderationsmodus über das Board zu führen, vergleichbar mit gängigen Präsentationsprogrammen wie Powerpoint: Ein:e Moderator:in führt Teilnehmer:innen über das Board, wo sie gemeinschaftlich Ideen einbringen, bearbeiten und diskutieren können.

Die Arbeit mit einem solchen Tool beginnt damit, dass User einen Einladungslink zur Mitarbeit auf einem Board erhalten und ihn in ihrem Browser öffnen. Ein Gastzugang reicht in den meisten Fällen zur Teilnahme aus. Danach haben sie Zugang zum virtuellen Whiteboard und können die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen beginnen. Hierbei ist es egal, wo die Mitarbeitenden sich gerade befinden oder ob sie zeitlich versetzt an und auf dem Board arbeiten: Das Tool ist dauerhaft verfügbar und lässt sich von überall auf der Welt aus nutzen. Es bedarf meist nicht einmal einer Installation, da moderne Tools direkt aus dem Browser heraus arbeiten.

Sie können aus verschiedenen Vorlagen eine für ihr Projekt passende auswählen. Bei einem ersten Meeting kann es sich beispielsweise um eine Kennenlernrunde handeln, die Sie mit einem virtuellen Ice Breaker beginnen. Nach dem Ende einer Kampagne oder eines Projekts können Mitarbeiter:innen wiederum mit Hilfe entsprechender Vorlagen locker und ungezwungen über das Erlebte resümieren.

Sind ein oder mehrere Templates ausgewählt, kann die Arbeit beginnen. Nutzer:innen schreiben und zeichnen, z. B. im Rahmen eines Brainstormings, ihre Ideen und Gedanken zu einem Projekt nieder und teilen sie auf dem Whiteboard.  Im nächsten Schritt kann das Team die Vorschläge besprechen und eine Priorisierung vornehmen, um am Ende eine Auswahl der besten Ideen vorzustellen. Dabei ist alles möglich: Ob Brainstorming zu einem neuen Produkt oder die gemeinsame Arbeit an einem Projekt, eine Roadmap oder bereits verteilte Aufgaben die mit einem Kanban-Board visualisiert sind.

Datensicherheit ist essentiell

Besonders seit der Pandemie ist das Angebot an Visual-Collaboration-Tools stark gewachsen. Die Entscheidung für die richtige Lösung kann daher schwerfallen. Neben Features wie einer intuitiven, endgeräteunabhängigen Nutzung und einem beliebig erweiterbaren bzw. unendlich großen Whiteboard haben Organisationen weitere Anforderungen, die sie an ihre Software-Lösungen stellen.

Unternehmen müssen sich bei der Nutzung einer solchen Lösung bewusst sein, dass sie, wie andere Anwendungen auch, Daten verarbeitet und speichert, die unter Umständen sensibel sein können. Läuft das Visual-Collaboration-Tool nicht im eigenen Rechenzentrum sondern in einer Cloud, kommen weitere Datenschutzfragen hinzu:

• Wo werden die Informationen, die User im  Tool austauschen, gespeichert und verlassen sie ggf. die EU?
• Weist der Cloud-Anbieter der Lösung ein dem deutschen und europäischen Datenschutz entsprechendes Niveau auf?
• Kann ich mir sicher sein, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können?

Im Falle eines Datenleaks bzw. eines Hacks können die Folgen für Unternehmen fatal sein: Von Reputationsverlust über Industriespionage bis hin zu Bußgeldern. Fallen personenbezogene Daten in die Hände unberechtigter Dritter, können Strafzahlungen entsprechend der Datenschutzgrundverordnung schnell in die Millionen gehen, je nach Geschäftsumsatz. Besonders mittelständische Unternehmen gehen hier Risiken ein, wenn sie bei ihren Lösungen nicht auf ausreichenden Datenschutz setzen – selbst wenn sie nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt haben, können eventuelle Geldbußen geschäftsgefährdend werden.

Das eigene Collaboration-Tool sollte deswegen eine hohe Konformität zur DSGVO vorweisen.  So wird sichergestellt, dass die gesamte Verarbeitung und Speicherung von Daten nach den hohen Datenschutzstandards der Europäischen Union erfolgt. Sofern eine Auslagerung der Daten in Drittländer außerhalb der EU stattfindet, müssen Anbieter zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten ergreifen, und diese dem Kunden auf Anfrage darlegen.

Die DSGVO fordert weiterhin Schutzmaßnahmen zur Abschirmung der Inhalte vor unautorisiertem Zugriff Dritter. Dazu zählen beispielsweise die Verschlüsselung der Daten, der Schutz der physikalischen Infrastruktur oder Sicherheitstrainings der Mitarbeiter:innen. Wie genau ein Anbieter diese Vorgaben erfüllt, veröffentlicht er in seinen Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM). Dazu gehören:

• Pseudonymisierung gespeicherter Daten
• Verschlüsselung von Informationen
• Vertraulichkeit und Integrität des Tool-Anbieters
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit der zugrundeliegenden IT-Infrastrukturen
• Prüfung der Wirksamkeit technischer und organisatorischer Maßnahmen

Entscheider:innen können anhand dieser TOM geeignete Lösungen für ihr Unternehmen finden. Zusätzliche Qualitätsmerkmale beinhalten Zertifizierungen und Normen wie die ISO 27001, welche für den Nachweis eines funktionierenden Informations-Sicherheits-Management-Systems steht, sprich: Mitarbeiter:innen des Unternehmens wissen um den Umgang mit Kundendaten und das Unternehmen prüft und verbessert seine internen Prozesse in dieser Hinsicht laufend weiter

Wenn darüber hinaus auch innerhalb der Anwendung ein klares Autorisierungskonzept vorliegt, welches eine granulare Steuerung der Zugriffsrechte auf Boards und Projekte erlaubt, steht der Nutzung im Unternehmen nichts mehr entgegen.

Auf diese Weise können Teams von jedem  Ort der Welt aus sicher zusammenarbeiten – ohne sich über mögliche Datenschutzverstöße Gedanken machen zu müssen.

Fazit

In einer dezentralisierteren Welt kommt dem gemeinsamen Arbeiten – asynchron sowie ortsunabhängig – immer größere Bedeutung zu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen, was sowohl die Produktivität und als auch den Datenschutz angeht. Visual-Collaboration-Lösungen können Nutzer:innen genau die Werkzeuge an die Hand geben, die sie für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen. Anbieter hierfür gibt es viele: es lohnt sich aber, vor allem im Hinblick auf Datenschutz und -souveränität zuerst bei europäischen bzw. deutschen Anbietern schlau machen.