Diskutiert wie nie zuvor: Die Corona-Pandemie katapultiert das Arbeitsmodell des Blended Work ins Bewusstsein der Entscheider. Dieses ermöglicht es Mitarbeitern, flexibel zu bestimmen, wann und von wo aus sie arbeiten möchten. Da flexibles Arbeiten auch nach Corona bleiben wird, ist es lohnenswert, sich mit Blended Work zu beschäftigen. Doch wo fängt ein Unternehmen bei diesem Prozess an – besonders weil Blended Work kein fertiges Arbeitsmodell ist, was einfach kopiert werden kann? Wir zeigen, wie jedes Unternehmen mit seinen Mitarbeitern für sich den richtigen Mix rund um Blended Work gestalten kann.

Ähnlich wie bei „Blended Learning“ und „Blended Care“ geht es bei „Blended Work“ darum, die Vorzüge von digitaler Kommunikation zu nutzen und das Arbeiten auch dezentral und zeitunabhängig zu organisieren. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass Blended Work das Arbeiten vor Ort und außerhalb des Büros so optimal wie möglich miteinander kombiniert. Es geht nicht um ein Entweder-oder, sondern um ein möglichst effektives „Blenden“ beider Formen von Arbeit. Für den konkreten Arbeitskontext richtig angewandt, wird das Beste aus beiden Welten vereint.

Das Modell des Blended Work basiert auf Technologie und personalisierter Arbeit: Es setzt auf eine gute IT-Infrastruktur und digitale Tools ebenso wie auf Selbstbestimmung und Eigenständigkeit – was gerade den Digitale Natives und Nomaden entgegenkommen dürfte. Eine wichtige Voraussetzung für Blended Work ist, dass High-Tech-ICT-Software, -Geräte und eine -Infrastruktur ein reibungsloses und nahtloses Arbeitsumfeld zwischen diesen beiden Welten ermöglichen. Dadurch wird für das Unternehmen und die Mitarbeiter auch eine neue, effizientere und nachhaltigere Form der Zusammenarbeit geschaffen. Von einem flexiblen Arbeiten profitieren aber nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmen selbst, steigert doch Blended Work die Produktivität, die Leistungsbereitschaft, die Motivation und die Zufriedenheit der Belegschaft.

Liebgewonnene Freiheiten wahren

Viele Arbeitnehmer möchten die in der Corona-Pandemie gewonnene Autarkie und Flexibilität, von zu Hause aus arbeiten zu können, nicht wieder aufgeben. Es sind nicht nur individuelle Freiheiten, die viele beibehalten wollen. Sie schätzen auch die Selbstbestimmung und Eigenständigkeit. Zudem haben ganze Teams festgestellt, dass flexibles Arbeiten sehr effizient sein kann. Die Voraussetzung allerdings ist, dass alle im Team die selbe Idee haben, wie Arbeit im Büro und im Homeoffice miteinander am effektivsten koexistieren kann.

Allerdings, und das sollte in keinem Fall unterschätzt oder unter den Tisch gekehrt werden, gibt es auch Nachteile durch das Homeoffice – insbesondere, wenn es langfristig den Arbeitsalltag prägt. Weit weg vom quirligen Büroalltag können sich die einst eng beisammen arbeitenden Teammitglieder im Homeoffice auch schnell sozial isoliert fühlen. Denn der kurze Plausch auf dem Flur entfällt – ebenso wie die gemeinsame Mittagspause. Dies kann auch den Teamzusammenhalt beeinträchtigen.

Bei unseren eigenen Mitarbeitern haben wir die Erkenntnis gewonnen, dass es unterm Strich stark von den persönlichen und strukturellen Voraussetzungen jedes einzelnen Mitarbeiters abhängt, ob flexibles Arbeiten als attraktiv empfunden wird oder nicht. Zum einen gibt es unterschiedliche Arbeitsstile, die mehr oder minder mit dem Homeoffice kompatibel sind. Zum anderen sind es persönliche Lebensumstände, die die Einstellung zum flexiblen Arbeiten prägen. Wichtig beim Blended Work-Prozess ist, dass die Entscheider verstehen, warum einzelne Mitarbeiter individuell zu betrachten sind und warum sie mehr oder weniger effektiv im Homeoffice sind. Und dass sie immer ihren eigenen persönlichen Kontext in diesen Prozess einbringen werden. Des Weiteren gilt es, die individuellen Freiheiten in Verbindung mit den sozialen Komponenten von Arbeit und den Arbeitsplätzen zu bringen. 

Tipps beim Einführen von Blended Work

Als Digitalagentur haben wir unser individuelles Blended Work-Konzept entwickelt: ‚Office as a Service‘ mithilfe des Service Design-Prozesses. Diese Methodik wird meist genutzt, um Dienstleistungen und digitale Produkte zu konzipieren.

Im Service Design durchläuft ein Prozess sechs Phasen: Verstehen, Definieren, Konzipieren, Prototyp entwickeln, Testen und Ausrollen„Verstehen“ und „Konzipieren“ veranschaulichen die Herangehensweise am deutlichsten: In der Phase „Verstehen“ werden der konkrete Arbeitskontext und seine Stakeholder analysiert und Problemfelder definiert, in der Phase „Konzipieren“ dann Lösungen erarbeitet und adaptiert. Wichtig dabei ist das Einbeziehen aller Stakeholder – also der Manager, Mitarbeiter und Kunden.

Verstehen – Möglichkeiten sichten

Bitte kein Schwarz-Weiß-Denken: Beides – Homeoffice oder Präsenzarbeit – sind Möglichkeiten, die im Arbeitsalltag auch nebeneinander existieren können. Entledigen Sie sich den Vorurteilen des Homeoffice als Pyjama-Paradies und Office-Arbeit für die hierarchische alte Herrenriege. Beurteilen und verurteilen Sie nicht die Möglichkeiten, sondern listen Sie diese erst einmal wertfrei auf. Wer sich die Möglichkeiten vergegenwärtigt, bekommt Gestaltungsmöglichkeiten.

Verstehen – Mitarbeiter einbeziehen

Ob in einer klassischen Mitarbeiterumfrage, einer Ideenbox, einem Teamtag, mit Bildung einer Taskforce oder Durchführen eines Workshops: Stellen Sie sicher, dass die Kollegen einbezogen werden, dass die Maßnahmen an den Bedürfnissen und Realitäten der Mitarbeiter anschließen und erfolgreich umgesetzt werden.

Denn wie eingangs erwähnt: Mitarbeiter bringen ihren ganz persönlichen Kontext in diesen Prozess mit ein. Aus diesem Grund ist die Phase des Verstehens so wichtig, um auch die negativen Aspekte für einzelne rund um Blended Work auf dem Schirm zu haben.

Verstehen – Technische Infrastruktur evaluieren

Evaluieren Sie die technischen Voraussetzungen ihrer Mitarbeiter im Homeoffice. Denken Sie an die steuerliche Absetzung des Arbeitsraumes, Hardware (Kameras und

Beleuchtung), VPN, Wifi und Büroausstattung. Thematisieren Sie mit den Kollegen, wie optimale Arbeitsbedingungen zu Hause eingerichtet werden müssen. Lernen Sie von den erlebten Best-Practices der Kollegen.

Konzipieren – Beibehalten von Strukturen der Remote-Arbeit

Viele Teams berichten, dass sich Remote-Meetings und -Workshops als effizienter herausgestellt haben, da sie besser vorbereitet und dokumentiert werden – wenn es eine klare Moderation und Zuständigkeit gibt. Diese Veränderung von Arbeitsprozessen sollte auch im Büro beibehalten werden.

Konzipieren – Zeit für ’soziale Komponenten’ schaffen

Arbeit hat viele soziale Komponenten, und Büros spielen darin eine zentrale Rolle. Nur wer das Office auch als Sozialsystem versteht und weiß, wie und wo sozialer Austausch entsteht, kann sie gestalten. Feste Formate wie Stand-up-Meetings oder wöchentliche Meetings (ob remote oder live und in Farbe) sollten auch sozialen Komponenten Raum geben. Denn wenn Tratsch und Klatsch keinen offiziellen Platz bekommen, werden sie digital und in bi-lateralen Kanälen geteilt, was das Arbeitsklima nachhaltig belastet.

Konzipieren – Definieren von Verbindlichkeiten versus Flexibilität

Maximale, individuelle Flexibilität und Verbindlichkeit im Team lassen sich nicht 100 Prozent miteinander kombinieren. Allerdings können sich Teams überlegen, wie viel Verbindlichkeit sie wirklich brauchen und wo individuelle Flexibilität eingeführt werden soll, beispielsweise durch Kernanwesenheitszeit an bestimmten Tagen. Gibt es keine verbindlichen Absprachen zu Arbeitszeiten und Präsenz am Arbeitsplatz, schleicht sich schnell Unzufriedenheit ein.

In weiteren Service Design-Phasen „Prototyp entwickeln“ und „Testen“ können Maßnahmen zunächst im kleinen Kreis ausprobiert werden – wie bei einem Prototypen – und mit strukturiertem Feedback getestet werden, bevor sie in der ganzen Firma ausgerollt werden.

Ideen, um Blended Work erfolgreich umzusetzen

Im Büro:

• Feste Teamtage: von der Kernarbeitszeit zur Kernanwesenheitszeit
• Gesundes Mittagessen von zu Hause in das Office mitbringen
• Ruhearbeitsplätze in den Büros einrichten
• Semi-remotes Arbeiten: Workshops mit Team-Mitgliedern vor Ort und mit digitalen Teilnehmern
• Dokumentation: Meetings vor Ort digital dokumentieren
• Zeit für Soziales schaffen: zum Beispiel mit einem persönlichen Check-in vor Meetings

Im Homeoffice:

• Ressourcen bereitstellen fürMitarbeiter im Homeoffice
• Personal Coachings für virtuelle Kommunikation (Tools, Licht, ‚Digital Soft Skills‘)

Blended Work ist kein starres Konstrukt. Um erfolgreich zu sein, muss es vielmehr dem Kontext des Arbeitgebers und seiner Arbeitnehmer individuell angepasst werden. Erfolgreich kann Blended Work dann sein, wenn es vom Management, den Personalentscheidern und den Mitarbeitern gleichermaßen gestaltet und mitgetragen wird. Dann wird Blended Work das Beste aus beiden Welten von Homeoffice und Präsensarbeitsplatz vereinen und die Arbeitswelt von Morgen gestalten.