Die Digitalisierung erfordert neue Managementansätze und den Abschied von herkömmlichen Planungsstrategien. Doch wie planen und steuern Entscheider die Digitale Transformation im Unternehmen?
Am Markt unterliegen Geschäftsmodelle einem steigenden Wettbewerbsdruck. Die Ansprüche der Kunden verändern sich, vor allem in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Aufträge. Diese Entwicklung überträgt sich auch auf die Unternehmen selbst, so dass Organisationen zukünftig in der Lage sein müssen, flexibel und vernetzt zu agieren, um Vorhaben bestmöglich zu planen und schnell umzusetzen. In der Folge arbeiten Menschen fach- und standortübergreifend an diversen Aufgabenstellungen. Neue Fähigkeiten werden benötigt und es entstehen Modelle der Zusammenarbeit, die der extremen Beschleunigung Rechnung tragen sollen. Doch wie genau planen Entscheider ihre Mitarbeiter in Zeiten des Übergangs zwischen klassischer Linienorganisation und agilem Ressourcenpool? Und wie behalten sie angesichts der steigenden Komplexität von Informationen hinsichtlich zeitlicher Verfügbarkeit sowie individuellen Fähigkeiten jedes Einzelnen den Überblick?

Komplexität beherrschen mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Um die zunehmend komplexen organisatorischen Abläufe zu beherrschen, sind ganzheitliche Planungsstrategien und größtmögliche Transparenz erforderlich. KI-gestützte Systeme bieten hierfür eine wertvolle Unterstützung, da sie die Komplexität bei der Planung von Digitalisierungsvorhaben deutlich reduzieren können. Eine auf Algorithmik basierende Software verdichtet zunächst die Vielzahl der Daten zu wertvollen Informationen. Anschließend werden diese analysiert und interpretiert, sofern die Software das hierfür erforderliche Wissen besitzt und von Experten „angelernt“ wurde. Damit ist gemeint, dass Fachleute das benötigte Know-how zur Analyse komplexer planerischer Konstellationen in die Software einbinden, indem sie mit dem System interagieren. Auf diese Weise versetzen sie es nach und nach in die Lage, wiederkehrende Tätigkeiten und Entscheidungen nach bestimmten Mustern zu strukturieren und zu bewerten.

Bessere Entscheidungen treffen

Insbesondere bei der Umsetzung unterschiedlicher Vorhaben zur gleichen Zeit erfasst und analysiert diese KI-gestützte Software die vielfältigen planerischen Abhängigkeiten und Zusammenhänge schneller, außerdem umfassender, als es ein Mensch je könnte. Ebenfalls ist sie bei der Erledigung von Routinetätigkeiten behilflich. Beispielsweise kann sie Handlungsempfehlungen aussprechen, um das Eingreifen in riskanten planerischen Situationen zu forcieren. Denn sollte auf den ersten Blick nur ein geringes Risiko sichtbar sein, kann die Künstliche Intelligenz aufgrund der Vielzahl der analysierten Abhängigkeiten einzelner Planungsfaktoren dennoch zu einer anderen Einschätzung des Risikos kommen und zum Eingreifen raten. Dadurch wird die Entscheidungsfindung beschleunigt und Entscheidungen werden angesichts der zugrundliegenden einheitlichen, auf vollständiger Analyse aller Aspekte basierenden Wissensbasis, die allen Entscheidern zur Verfügung steht, tatsächlich besser.

Kritische Stimmen mögen hier einwenden, dass der Mensch sich so ins Abseits manövriert. Doch das ist zu kurz gedacht. Diese Entwicklung bedeutet vielmehr, dass die Auseinandersetzung mit wiederkehrenden Aufgaben lediglich schneller erfolgen kann und der Mensch so von der zeitaufwendigen Analyse des Zusammenspiels einzelner Faktoren entlastet wird. Dadurch gewinnen Manager wie auch Mitarbeiter Freiräume, um Vorhaben zu gestalten und aktiv darin mitzuarbeiten. Ein Vorgehen also, von dem Unternehmen in jedem Falle profitieren: Die Analyse komplexer Zusammenhänge wird wesentlich vereinfacht und führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis.

Qualität steigern durch Planung mit Skills

Ein weiterer Aspekt, der Planungen aussagefähiger, aber auch zugleich komplexer macht, ist die Berücksichtigung der Fähigkeiten, Skills, jedes Einzelnen im Planungsprozess. Im Rahmen der Planung von Digitalisierungsvorhaben stellt die Komponente der Skills die qualitative Erweiterung der herkömmlichen Kapazitätsplanung dar. Sie verspricht, dass künftig die bestmöglich qualifizierten Mitarbeiter zum vorgesehenen Zeitpunkt in ausgewählten Vorhaben eingesetzt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten bei der Planung der notwendigen Skills die zeitlichen Verfügbarkeiten bezogen auf die gesamte Organisation bedacht werden. Um das zu ermöglichen, empfiehlt sich eine Mitarbeiterplanung aus der 360-Grad-Perspektive, die geplante und ungeplante Abwesenheiten genauso berücksichtigt wie individuell für ein Projekt zusammengestellte Skills. Doch woher wissen Unternehmen, welche Fähigkeiten wann und vor allem an welchem Standort wo gebraucht werden – und wo sie nicht gebraucht werden?

Skills erfassen und bedarfsgerecht kombinieren

Um von der Kenntnis um die im Unternehmen vorhandenen Skills in der Praxis zu profitieren und die Organisation besser zu steuern, ist Vorarbeit erforderlich. Zunächst müssen die im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten an zentraler Stelle in einer sogenannten Skill-Bibliothek erfasst und verwaltet werden. Diese dient als Datenpool, um geeignete Mitarbeiter zu finden, und soll auf Knopfdruck Aussagen zum Skill-Bestand, Skill-Bedarf und möglichen Qualifizierungslücken liefern. Anhand dieser Informationen gewinnt das Management Einblick in die aktuell vorhandenen, aber auch in zukünftig benötigte Fähigkeiten der Mitarbeiter. Darüber hinaus ermöglichen die vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten innerhalb der Organisation eine globale Auslastung für alle Unternehmensteile durch den optimalen Mitarbeitereinsatz. Damit zählt die Planung auf Basis von Skills zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren, um Digitalisierungsvorhaben effizient und mit gesteigerter Qualität umzusetzen.

Management und Mitarbeiter profitieren

Die Veränderung der Arbeitswelt durch digitale Geschäftsmodelle, Innovationen und ein datengetriebenes Business sind in aller Munde. Vor allem für etablierte Unternehmen bedeutet diese Entwicklung große Umwälzungen. Planungsstrategien sollten diesen Veränderungen Rechnung tragen und die Mitarbeiter idealerweise von vornherein in den Wandel einbeziehen. Hier bietet das Wissen um Skills allen Beteiligten einen klaren Mehrwert, da die verknüpfte Darstellung von Skills und kombinierten Skills sowie der zeitlichen Verfügbarkeit jedes Einzelnen ein realistisches Bild dessen geben, was eine Organisation tatsächlich leisten kann. Gleichzeitig werden Bedarfslücken aufgedeckt. Mit diesem Wissen können Unternehmen einem zu erwartenden Fachkräftemangel rechtzeitig entgegenwirken und ihre Mitarbeiter im Rahmen der strategischen Personalplanung an zukünftigen Anforderungen orientiert fortbilden. Sollten mehr Mitarbeiter erforderlich sein, können diese bedarfsbezogen eingestellt werden. Unternehmen wissen so, wen sie wann brauchen.

Karriere planen

Der Mitarbeiter profitiert ebenfalls, denn sofern Unternehmen ihre Strategie in Vorhaben übersetzen und diese mit den dafür benötigten Skills versehen, erhalten die Mitarbeiter dadurch eine Art „Glaskugel“ für ihre Karriereplanung. Sie sehen, welche ihrer Skills im Unternehmen langfristig gefragt sind, können über Weiterbildungen diese Fähigkeiten erwerben und ihren Karriereweg strategisch planen. So stellt das Skill-Management eine Möglichkeit dar, um sich als Unternehmen und als Mitarbeiter für die Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu wappnen und kompetenzbedingten Ressourcenengpässen frühzeitig entgegenzuwirken.