SAP S/4HANA-Boost durch smarte Prozessintelligenz

S/4HANA-Boost durch smarte Prozessintelligenz

Der Wechsel zu SAP S/4HANA steht sinnbildlich für den tiefgreifenden Wandel, den Unternehmen heute meistern müssen. Es geht längst nicht mehr “nur” um die Modernisierung von IT-Systemen, sondern um die Neuausrichtung ganzer Geschäftsmodelle. In Zeiten beschleunigter Innovationen, wachsender Kundenerwartungen und globaler Dynamik entscheiden anpassungsfähige, effiziente und durchgängig transparente Prozesse darüber, wer morgen noch mithalten kann.

Ein mittelständisches Unternehmen sah sich genau diesem Wandel gegenüber. Schon früh wurde klar: Der Erfolg der Transformation hängt nicht in erster Linie von der neuen Technologie ab, sondern von der Leistungsfähigkeit und Wandlungsbereitschaft der eigenen Geschäftsprozesse. Im Laufe der Zeit hatte sich eine vielschichtige SAP-Infrastruktur mit zahlreichen Sonderlösungen entwickelt, die den Handlungsspielraum begrenzten und Neuerungen ausbremsten. Daher stand zu Beginn des Projekts eine gründliche Bestandsaufnahme im Fokus: Welche Abläufe verdienen es, in die neue Systemwelt überführt zu werden? Wo lassen sich Effizienz und Kundenorientierung steigern? Und welche Prozesse müssen völlig neu gestaltet werden?
Besonders im Einkauf wurde der Optimierungsbedarf schnell sichtbar, denn lange Bearbeitungszeiten und verschachtelte Freigabeschleifen hatten sich zu echten Bremsklötzen für das gesamte Unternehmen entwickelt.

Wie ein Business-Process-Management-Tool Transparenz in komplexe Abläufe bringt

Hier kam SAP Signavio zum Einsatz: Mit der cloudbasierten Lösung ließ sich erstmals nachvollziehen, wie die eigenen Prozesse tatsächlich ablaufen, wo Engpässe entstehen, welche Abhängigkeiten bestehen und wo ungenutzte Potenziale liegen. Damit wurde der Weg frei für eine Transformation, die sich auf klare Daten statt auf Annahmen stützte.

Über den Plug-and-Gain-Ansatz flossen die relevanten Geschäftsdaten direkt aus dem laufenden ERP-System in die Process-Insights-Lösung und konnten dort analysiert werden. Ergänzend verschaffte die zugehörige Value Accelerator Library einen schnellen Überblick über zukünftige Standardprozesse und dies ohne langwierige Workshops oder manuelle Modellierungsschritte.

Die Analyse zeigte klar, wo Prozesse ins Stocken gerieten: Vom Bestelleingang bis zur Freigabe vergingen im Schnitt mehr als acht Wochen und nur rund 28,7 Prozent der Vorgänge liefen automatisiert ab. Zum Vergleich: Branchenwerte aus der Datenbank der Lösung zeigen, dass eine Quote von etwa 35 Prozent als Zielgröße gilt. Diese klaren Kennzahlen machten den Optimierungsbedarf unmissverständlich sichtbar und boten erstmals eine verlässliche Datengrundlage für gezielte Verbesserungen.

Vom Prozessblindflug zur datenbasierten Optimierung

Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse folgte der nächste Schritt: Mithilfe der Fit-to-Standard-Analyse wurden die bestehenden Abläufe mit den Best-Practice-Prozessen der S/4HANA Public Cloud verglichen. Dabei zeigte sich, welche Prozessvarianten sich vereinheitlichen ließen und wo grundlegende Anpassungen notwendig waren.

Eine Schlüsselrolle übernahm dabei der Process Collaboration Hub der Business-Process-Management-Lösung. Er diente als gemeinsame Arbeitsplattform für IT und Fachbereiche und stellte sicher, dass alle Beteiligten mit denselben Daten und Fakten arbeiteten. Auf dieser Basis entstand ein transparenter, kollaborativer Entscheidungsprozess, in dem die Mitarbeitenden ihr Fachwissen aktiv einbrachten. Durch die integrierte Simulationsfunktion konnten neue Workflows vorab getestet werden – etwa mit dem Ziel, die Durchlaufzeiten im Einkauf auf etwa sechs Wochen zu verkürzen. Dieses datengetriebene Vorgehen minimierte Risiken und half, Prioritäten gezielt zu setzen, noch bevor technische Anpassungen in die Umsetzung gingen.

Vernetzt denken: Die neue Prozesslandschaft

Ein weiterer Pluspunkt ist die offene, cloudbasierte Architektur. Dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die Lösung nahtlos in S/4HANA einbinden und über die Business Technology Platform (BTP) flexibel mit externen Anwendungen verknüpfen. Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Blick auf End-to-End-Prozesse und damit Zugriff auf das gesamte Potenzial der Unternehmensdaten.

Auch für das Unternehmen brachte die Integration spürbare Vorteile: Prozessinformationen wurden nicht mehr ausschließlich im ERP-System analysiert, sondern im Zusammenspiel mit weiteren Anwendungen betrachtet. Dadurch entstand ein konsistentes Gesamtbild, das Schnittstellenprobleme und Abhängigkeiten sichtbar machte und erstmals eine fundierte Diskussion über Harmonisierung ermöglichte.

Eine Plattform für alle – der Process Collaboration Hub als Dreh- und Angelpunkt

In diesem Projekt wurde immer wieder deutlich, wie wertvoll der Process Collaboration Hub für die Zusammenarbeit ist: Einkauf, IT und Controlling konnten gemeinsam auf die Ergebnisse der Plug-and-Gain-Analyse zugreifen, unterschiedliche Prozessvarianten diskutieren und auf Basis objektiver Daten fundierte Entscheidungen treffen. Anfangs vorhandene Vorbehalte einzelner Abteilungen ließen sich durch die anschauliche Darstellung realer Prozessabweichungen deutlich abbauen.

Der Hub entwickelte sich zu einem virtuellen Raum, in dem Transformation erlebbar wurde. Während das Einkaufsteam Prozesse wie Source-to-Pay bewertete, analysierte der Vertrieb die Abläufe entlang der Lead-to-Cash-Kette. Die IT konnte technische Abhängigkeiten frühzeitig identifizieren, und das Controlling erhielt Zugriff auf relevante Kennzahlen, um Auswirkungen auf Kosten und Durchlaufzeiten zu bewerten. Aus klassischen Projektbesprechungen wurde ein kontinuierlicher Austausch, bei dem Business und IT gemeinsam Verantwortung übernahmen.

Mehr als Analyse: Der Hub als Einstieg in die gesamte Suite

Darüber hinaus fungierte der Process Collaboration Hub als Zugangspunkt zum gesamten Business-Process-Management-Tool. Die Projektteams nutzten Process Insights, um Ineffizienzen sichtbar zu machen, und setzten den Journey Modeler ein, um Prozessveränderungen mit den Erwartungen der Kund:innen abzugleichen. So entstand ein umfassendes Verständnis für die Prozesse, das weit über punktuelle Optimierungen hinausging.

Die Inhalte wurden dabei gezielt für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet: Das Controlling erhielt belastbare Kennzahlen, das HR-Team arbeitete mit standardisierten Prozessmodellen, und der Einkauf visualisierte Bestellabläufe in übersichtlichen Diagrammen. Der Hub entwickelte sich so von einem technischen Werkzeug zu einem strategischen Bindeglied, das Silos auflöste, Fachbereiche miteinander vernetzte und den Grundstein für eine prozessorientierte Unternehmenskultur legte.

Vom Start bis zur Skalierung: Eine wegbegleitende Lösung

Im beschriebenen Fall kam SAP Signavio bereits vor Projektbeginn zum Einsatz, um bestehende Prozesse automatisiert zu erfassen. Während der Umsetzung diente das Tool als Steuerungsinstrument zur Harmonisierung und zum Abgleich mit den S/4HANA-Standards.

Doch auch nach dem Go-Live blieb die Suite im Einsatz, um Prozesse laufend zu überwachen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielte Verbesserungen anzustoßen. Gerade dieser Aspekt der kontinuierlichen Optimierung ist entscheidend, denn nur durch regelmäßige Anpassung an neue Rahmenbedingungen lässt sich die Investition in die Transformation langfristig sichern. Besonders wertvoll wird die Lösung noch einmal am Ende des Projekts, wenn überprüft werden kann, ob die gesteckten Ziele hinsichtlich Effizienz und Geschwindigkeit tatsächlich erreicht wurden – das Tool entfaltet also in jeder Phase einer Transformation ihren Mehrwert.

Darüber hinaus schafft die Plattform neue Möglichkeiten für die Entwicklung zukunftsorientierter Geschäftsmodelle. Das Unternehmen ist nun in der Lage, seine Prozesse flexibel auszurichten – etwa auf internationale Lieferketten oder ein wachsendes Serviceangebot.

Das Beispiel zeigt deutlich: Das Business-Process-Management-Tool ist weit mehr als ein Werkzeug für einzelne Projektphasen. Sie begleitet den gesamten Transformationsprozess als strategischer Impulsgeber. Der ideale Zeitpunkt für den Einstieg? Jederzeit.

Erfolgsfaktoren statt Fallstricke

Auch wenn das genutzte Programm ein gutes Werkzeug für S/4HANA-Projekte ist, verläuft die Einführung nicht automatisch reibungslos. Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen: Die größten Herausforderungen liegen weniger in der Technologie, sondern vielmehr in der Organisation. Wer typische Fallstricke frühzeitig erkennt und aktiv angeht, schafft die Basis für nachhaltigen Erfolg.

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung liegt in der frühzeitigen Auseinandersetzung mit gängigen Herausforderungen, die weniger technischer Natur sind, sondern vor allem im organisatorischen Umfeld entstehen. So zeigte sich im Projekt, dass die Qualität der Stammdaten eine entscheidende Rolle spielt: Unvollständige oder widersprüchliche Daten schränken die Aussagekraft von Analysen und Prozessmodellen erheblich ein. Erst durch eine gezielte Datenbereinigung und die Etablierung klarer Verantwortlichkeiten konnte die Lösung ihre Wirkung voll entfalten – nicht nur als Projekttool, sondern als fester Bestandteil des operativen Geschäfts.

Ebenso wichtig ist die aktive Einbindung der Fachbereiche. Prozessanalyse wird nicht überall als originäre Aufgabe verstanden, was zu schwankender Beteiligung führen kann. Im Einkauf war die anfängliche Zurückhaltung besonders ausgeprägt. Erst die Visualisierung der tatsächlichen Durchlaufzeiten machte die Relevanz greifbar und förderte das Verständnis. Der Collaboration Hub spielte dabei eine zentrale Rolle, indem er, wie berichtet, eine gemeinsame Datenbasis schuf und den Austausch zwischen IT und Fachbereichen erleichterte.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Gefahr, Prozesse lediglich zu dokumentieren, ohne daraus konkrete Verbesserungen abzuleiten. Das Projekt verdeutlicht, dass echter Mehrwert erst dann entsteht, wenn Modellierung, Analyse und Umsetzung ineinandergreifen, wie etwa durch die Einführung standardisierter Workflows, die Genehmigungswege verkürzen und Transparenz schaffen.

Nicht zuletzt sollten auch Kosten und Ressourcen realistisch eingeschätzt werden. Ein umfassender Rollout über mehrere Module kann kostenintensiv sein und erfordert eine klare Kommunikation über den erwarteten Nutzen. Dabei darf auch der initiale Aufwand nicht unterschätzt werden. Im Projekt erwies sich ein schrittweises Vorgehen als zielführend: Ein klar abgegrenztes Pilotprojekt im Einkauf ermöglichte erste greifbare Ergebnisse, bevor weitere Bereiche eingebunden wurden.

Die zentrale Erkenntnis des Projekts: Die Business-Process-Management-Lösung nicht nur als reines Tool zu betrachten, sondern als Impulsgeber für einen kulturellen Wandel hin zu mehr Transparenz, Zusammenarbeit und datengetriebenen Entscheidungen.

Technologie allein reicht nicht

So fortschrittlich digitale Lösungen auch sein mögen, der eigentliche Schlüssel zum Erfolg jeder Transformation liegt bei den Menschen, die sie umsetzen. Neue Prozesse entfalten ihre Wirkung nur dann, wenn sie verstanden, akzeptiert und aktiv angewendet werden. Change Management ist daher kein Begleitthema, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor jedes S/4HANA-Projekts.

Auch in diesem Fall zeigte sich schnell: Die Implementierung der Lösung war nur ein Baustein des Gesamtvorhabens. Entscheidend war, die Mitarbeitenden einzubinden, ihre Perspektiven einzuholen und mögliche Vorbehalte ernst zu nehmen. Eine besondere Rolle spielte dabei der Process Collaboration Hub, der als Schnittstelle zwischen IT und Fachbereichen fungierte. Er wurde zu einem Ort des Austauschs, an dem Prozesse nicht theoretisch entworfen, sondern im Dialog weiterentwickelt wurden. Ein Vorgehen, das sowohl die Zusammenarbeit als auch die Akzeptanz spürbar stärkte.

Das Projektteam setzte bewusst auf kleine, sichtbare Fortschritte, um Vertrauen aufzubauen. Im Einkauf etwa ließ sich anschaulich zeigen, wie standardisierte Workflows Genehmigungswege verkürzen und Abläufe vereinfachen konnten. Solche greifbaren Erfolge machten den Mehrwert der Lösung unmittelbar erfahrbar und wandelten anfängliche Skepsis in aktive Beteiligung.

Doch Beteiligung allein reicht nicht aus. Transformation erfordert Führung, konsequente Kommunikation und Geduld. Eingespielte Routinen mussten hinterfragt, neue Arbeitsweisen verankert werden. Erst als Vorstand, Management und Mitarbeitende gemeinsam Verantwortung übernahmen, entstand eine Organisation, die nicht nur technisch modernisiert war, sondern auch kulturell bereit für die digitale Zukunft.

Von der Umstellung zur Innovationsplattform

Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen klar: Eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation gelingt nur dann, wenn Prozesse nicht als technische Randnotiz, sondern als zentrales Steuerungsinstrument verstanden werden. Unternehmen, die ihre Abläufe transparent machen, Schwächen gezielt beheben und kontinuierlich weiterentwickeln, schaffen die Grundlage für mehr Agilität, Innovationsfähigkeit und datenbasierte Entscheidungen.

Doch dieser Wandel gelingt nur, wenn Technologie mit der aktiven Mitwirkung der Fachbereiche und einem professionellen Change Management verknüpft wird. Erst durch diese Kombination werden neue Prozesse nicht nur eingeführt, sondern auch tatsächlich gelebt.

Das Projekt veranschaulicht gut, wie dieser Ansatz konkret umgesetzt werden kann. Mit dieser Lösung war es möglich, bestehende Prozesse automatisiert zu erfassen, Abweichungen von Best Practices sichtbar zu machen und Engpässe gezielt zu analysieren. Simulationen halfen dabei, potenzielle Verbesserungen zu bewerten, bevor technische Anpassungen vorgenommen wurden.

Über den Process Collaboration Hub arbeiteten IT und Fachbereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. So entstanden Lösungen, die nicht nur die Prozessqualität erhöhten, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden stärkten. Der Wandel von einer rein technischen Systemmigration hin zu einer echten Business-Transformation wurde damit konsequent vollzogen.

Mehr als Dokumentation: Prozessmanagement als Innovationstreiber

Am Markt gibt es verschiedene vergleichbare Lösungen für datenbasiertes Prozessmanagement und Transformation. In dem beschriebenen Projekt zeigt SAP Signavio exemplarisch, dass modernes Prozessmanagement längst mehr ist als die reine Abbildung von Abläufen. Die Plattform schlägt eine Brücke zwischen Business und IT, sorgt für durchgängige, harmonisierte Prozesse und schafft Freiräume für neue, innovative Geschäftsmodelle.

Unternehmen, die diesen Ansatz konsequent verfolgen, machen aus der S/4HANA-Transformation weit mehr als ein technisches Projekt – sie nutzen sie als strategischen Schritt in Richtung Agilität, nachhaltigen Wachstums und dauerhafter Wettbewerbsstärke. So entsteht ein intelligentes Unternehmen, das nicht nur technologisch auf der Höhe der Zeit ist, sondern auch kulturell auf Zukunft ausgerichtet.