Plötzlich agil – aus der Pandemie lernen und die Transformation beschleunigen

Mehr denn je gilt heute für Unternehmen: Wer nicht bereit ist, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, wird früher oder später auf der Stelle treten und zusehen, wie die Konkurrenz vorbeizieht. Bei der Digitalisierung ist Stillstand besonders verheerend. Unternehmen müssen diese sogar noch beschleunigen, wenn sie langfristig erfolgreich – und ihren Wettbewerbern voraus – sein wollen. Die Lösung dafür: agil handeln. Peter Skulimma, SVP Global Industry Acceleration bei Endava, verrät, wieso Unternehmen dabei von den Erfahrungen der letzten zwei Jahre profitieren und warum jetzt der Moment zum Handeln gekommen ist.

Wahrscheinlich gibt es inzwischen kein Unternehmen, dass sich nicht in irgendeiner Form mit seiner digitalen Transformation beschäftigt. Schließlich sind digitale Tools und Anwendungen noch immer entscheidend, um mit den kurz- und langfristigen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie zurechtzukommen. Diejenigen, die sich diesem Wandel verweigert haben, sind heute wahrscheinlich schlicht nicht mehr im Geschäft.

Und dennoch: Die Digitalisierungsbemühungen deutscher Unternehmen stocken. Laut einer aktuellen Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) geben sie sich selbst nur die Schulnote 2,9. Die Herausforderungen, die sie bei ihrer digitalen Transformation meistern müssen, sind vielfältig: angefangen bei der Komplexität der Umstellung (39 Prozent) über fehlende zeitliche Ressourcen (36 Prozent) und hohe Kosten (34 Prozent) bis zu mangelhafter Akzeptanz bei Mitarbeitern und Kunden (26 Prozent). Sie wollen also digitalisieren, können aber nicht so, wie sie wollen – oder denken sie vielleicht einfach in die falsche Richtung?

Transformation als fortlaufender, iterativer Prozess

Schon der Begriff „Digitale Transformation“ ist irreführend: Er impliziert, dass dieser Prozess einen klaren Anfangs- und Endpunkt hat. Und wenn dieser erreicht ist, können sich die Führungskräfte entspannt zurücklehnen, während die Mitarbeiter die Früchte der Arbeit ernten. Wer so denkt, bei dem wird es bald keine Früchte zum Ernten mehr geben. Unternehmen müssen die Digitalisierung stattdessen als fortlaufenden Prozess begreifen, der nie endet. Was sie erreichen können, sind immer nur Etappenziele, danach steht bereits der nächste Schritt an.

Gleichzeitig muss die Digitalisierung kein allumfassendes und dementsprechend teures Projekt sein – auch wenn Führungskräfte das in der Vergangenheit oft gehört haben. Stattdessen sollten sie sich auf den Ansatz besinnen, der während der Pandemie zwar aus der Not heraus entstanden ist, dafür aber umso entschlossener und kompromissloser umgesetzt wurde und funktioniert hat: Einfach mal machen! Und wenn eine Lösung nicht wie gewünscht oder benötigt funktionierte, wurde nicht lange abgewartet, sondern eine Alternative gesucht.

Dieser schnelle, iterative Ansatz hat sich bewährt und Unternehmen konnten viele Herausforderungen der Pandemie erfolgreich meistern – ganz ohne langwierigen Transformationsprozess. Sie haben auf einmal agil gehandelt, nach dem MVP-Prinzip (Minimum Viable Product): Neue Lösungen wurden ausprobiert und, wenn sie okay oder sogar gut funktionierten, Stufe für Stufe weiterentwickelt. Ziel ist nicht, das große Ganze direkt von Anfang an zu meistern, sondern erstmal eine Lösung zu finden, mit der man arbeiten kann. Die Devise sollte daher jetzt heißen: Weiter so und das Momentum nutzen!

Mitarbeiter im Mittelpunkt

Dafür braucht es als erstes eine schonungslose Bestandsaufnahme. Natürlich startet kein Unternehmen bei null – auf manchen Prozessen, Systemen und Anwendungen lässt sich aufbauen, während andere „digitale Altlasten“ schleunigst entsorgt werden sollten. Externe Unterstützung ist dabei ratsam, da diese meist schonungsloser auf Schwachstellen hinweisen als die eigenen Analysen: Welche digitalen Angebote und Plattformen existieren? Ist die digitale Infrastruktur veraltet? Was erwarten die Kunden? Und sind die benötigten Fähigkeiten und der Wille zur Transformation überhaupt vorhanden?

Der letzte Punkt darf nicht unterschätzt werden. Die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle. Sind sie nicht gewillt, diesen Weg mitzugehen, endet die digitale Transformation, bevor sie richtig begonnen hat. Digitalisierung gelingt daher nicht ohne einen echten, nachhaltigen Kulturwandel. Diesen erreichen Unternehmen vor allem durch zwei Aspekte: eine gemeinsame Vision und die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess.

Die Bedeutung einer Vision wird häufig unterschätzt, sie gibt dem Unternehmen aber die Richtung vor. Wo will es sich in der Transformation hinbewegen? Mitarbeiter müssen die Antwort kennen und hinter ihr stehen. Eine Vision allein reicht aber nicht aus. Gleichzeitig muss sie in messbare Ziele und vor allem umsetzbare Maßnahmen heruntergebrochen werden. Nur so schafft man Erfolgserlebnisse für die Mitarbeiter – ein wichtiger Motivationsfaktor. Auch müssen die Mitarbeiter von Anfang an in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, schließlich sind sie und ihre Aufgaben unmittelbar von den Veränderungen betroffen. Das heißt, dass sie aktiv bei der Umsetzung der Maßnahmen beteiligt sein sollten. Offene Feedback-Runden bieten ihnen die Möglichkeit, auf Probleme und Ineffizienzen im Arbeitsalltag aufmerksam zu machen und Lösungsvorschläge einzubringen. Mitarbeiter können dabei auch neue Lösungen ausprobieren und dürfen Fehler machen. Das ist nicht nur wesentlich für Innovationen, sondern gehört auch zu einer guten Unternehmenskultur dazu.

Fazit: Das Momentum nutzen

Unternehmen mussten in den vergangenen Jahren ihre digitale Transformation ernsthaft angehen – in vielen Fällen, um zu überleben. Dabei hatten sie nicht viel Zeit darüber nachzudenken, was der richtige Weg ist, sondern haben einfach gehandelt, ausprobiert und, wenn nötig, Lösungen verworfen. Dieser fortlaufende, iterative Prozess hat sich bewährt – warum also jetzt damit aufhören? Der Weg der kleinen Schritte führt zur Beschleunigung der Digitalisierung. Wenn dieser Weg letztendlich noch um eine strategische Zielsetzung sowie eine klare interne Kommunikation an alle Mitarbeitenden ergänzt wird, haben Unternehmen die beste Grundlage für langfristigen Erfolg geschaffen.