Stundenlanges Suche nach Dateien und Informationen, Datensilos, unerkannte Datenschätze, nicht gehobene Synergien, verpasste Businesschancen – das sind typische Herausforderungen unserer heutigen datengetriebenen Gesellschaft. Stellen Sie sich vor, im Mittelpunkt stünden nicht die Dokumente, sondern die Nutzer und wie sie Inhalte erstellen, verbreiten und verwenden. Mit Informationsmanagement 4.0 bleibt dieser Paradigmenwechsel keine Vision, sondern wird zum effektiven Workflow. Technische Grundlage des Informationsmanagement 4.0 ist eine Content Services Platform (CSP), betrieben in der Cloud oder im eigenen Datacenter. Peter Angehrn, Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG, erläutert die Vorteile einer CSP.
Eine skalierbare und sofort einsetzbare CSP-Lösung kann als Browser-basierende Datendrehschreibe und Archiv eingesetzt werden. Dazu wird ein nutzerfreundlicher und intuitiver Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen von beliebigen Endgeräten ermöglicht. Der suchgetriebene Ansatz sowie der Zugang über Ablagestrukturen kombiniert zwei Herangehensweisen, die den Datenzugang besonders effizient gestalten. So erhält der Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel, wie er es auch von heutigen Internetanwendungen her gewohnt ist.

Auch werden Ablage- beziehungsweise Aktenstruktur nicht wie in klassischen DMS-Systemen unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann. Durch den konsequenten Einsatz von Standards und State-of-the-art Technologien sowie offener, Cloud-nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) lassen sich mit der Plattform auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen einfach abdecken. Und auch der häufig eintretende Vendor Lock-in infolge proprietärer Technologien oder evolutionärem Flickwerk aufgrund gewachsener Anforderungen wird verhindert. Selbst die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt erhalten. Dies wiederum gibt die Möglichkeit, die neue Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder auch gleich mit dem ganz grossen Archivprojekt zu starten.

End-to-End-Digitalisierung ermöglicht neue Geschäftsprozesse

Im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-Lösungen befinden sich CSP-Nutzer statt auf einem behäbigen Tanker auf einem Speedboat, das sich schnell auf neue Herausforderungen einstellen kann. Es integriert externe und interne Anwendungen sowie Datenquellen, ermöglicht eine End-to-End-Digitalisierung bestehender Prozesse und stellt diese für neue Geschäftsprozesse zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Dokumente, Informationen und Daten nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, zum Beispiel im Unternehmen selbst, liegen müssen, sondern beispielsweise auch externe Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, in Geschäftsprozesse integrierbar sind. Viele DMS/ECM-Lösungen stoßen hier bislang an ihre Grenzen. Auch beim Input-Management, beispielsweise der Verarbeitung von papiergebundenen Dokumenten wie Eingangsrechnungen, unterschriebenen Verträgen oder Konzepten und Präsentationen, machen DMS häufig nur halbe Sachen. Da werden Papierdokumente zwar rasend schnell eingescannt, unstrukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie E-Mails, Messenger-Protokolle einem Bearbeiter oder einer Fachabteilung anhand vorhandener Metadaten richtig zugeordnet. Aber es hapert bei der Verarbeitung und Erschliessung relevanter Dokumentinhalte, die einen Grossteil der Information ausmachen. Automatische Volltexterkennung (Optical Character Recognition, OCR), Formatkonvertierung und die rasche Auffindbarkeit dieser Dokumente über die Stichwortsuche ist deshalb besonders wichtig.

CSP integriert Datensilos, Anwendungen und Archive in einem Ökosystem

Die Möglichkeiten der Automatisierung der Verarbeitungsprozesse gehen mit einer CSP aber noch weiter. Das Thema künstliche Intelligenz (KI, AI) und Machine Learning ist dabei mehr als nur ein Buzzword. Dank automatischer Inhaltsklassifikation werden Dokumente den relevanten Geschäftsprozessen zugeordnet sowie Aufbewahrungsfristen und Erfüllung der Compliance (Erkennung von identifizierenden Merkmalen, DSGVO) sichergestellt. Extraktion geschäftsrelevanter Daten (Rechnungsdaten, Ansprechpartner, Identifikationsnummern) sowie automatische Verschlagwortung oder Unterschriftsprüfung können Prozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Zu einer solchen CSP gehören auch die integrative Zurverfügungstellung von BPM-Funktionalitäten (Business Process Management). Die Dokumente sind zwar auch bei einem „Document-First“-Ansatz vorhanden. Wer aber nichts von ihrer Existenz weiß, kann sie nicht nutzen, weil sie bei einer einfachen Stichwort-Suche im DMS nur mit viel Glück gefunden werden können. Und genau das ändert eine CSP und integriert vorhandene Datensilos, Anwendungen und Archive in einem übergeordneten Ökosystem. Eine CSP erschließt mit der integrierten OCR komplette Dokumente und indiziert sie für optimale Suchergebnisse.

Bereitstellung neuer Services durch API-First-Paradigma

Auch der Einsatz nicht sicherer Anwendungen oder das mühselige Schaffen von Schnittstellen bei prozessübergreifendem Austausch von Daten und Informationen gehören mit CSP der Vergangenheit an. Dank neuer Architekturen lassen sich neue Microservices sehr schnell und zu wesentlich geringeren Kosten produktiv stellen. Microservices sind Anwendungen, die sich in kürzester Zeit entwickeln lassen und neue Teilaufgaben in einem agilen Projekt übernehmen. Möchte beispielsweise der Vertrieb seine Kunden über den Produktionsfortschritt seiner Bestellung informieren, kann die neue Anwendung aus vorhandenen Datenquellen eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) die Informationen zusammenstellen und auf Abruf oder proaktiv kommunizieren. Früher musste für eine neue Anwendung ein langer Prozess angestoßen werden: Pflichtenhefterstellung, Make-or-Buy-Entscheidung, Budgetfreigabe, Ausschreibung. Vielfache Korrekturschleifen waren nötig, bis eine neue Anwendung produktiv geschaltet wurde. Basierend auf einer CSP können Kunden selber in kurzer Zeit neue Anwendungen zusammenstellen. Das geschieht über das sogenannte Microservices-Framework basierend auf einem offenen Standard. Damit lassen sich aus vorhandenen Datenquellen und Applikationen frei kombiniert und sehr schnell neue Services bereitstellen. Diese Funktion ist vor allem wichtig für Unternehmen, die ihre Prozesse End-to-End digitalisieren und ohne großen Zeitverlust neue Geschäftsprozesse realisieren wollen oder ihre Prozesse immer wieder den aktuellen Regulatorien und Bestimmungen anpassen müssen.

Da viele Nutzer für Detailaufgaben bereits proprietäre Lösungen haben, auf die sie nicht verzichten können oder wollen, können sie diese in eine CSP integrieren. Dank dem API-first-Paradigma können Nutzer sowohl bestehende Lösungen in die CSP als auch die CSP in ihre Fachanwendungen integrieren. Das funktioniert somit für die Anlieferung von Daten und die Integration von Daten in anderen Applikationen.

„Single Source of Truth“ als Datendrehscheibe für riesige Datenmengen

Eine CSP integriert zudem unterschiedliche IT-Landschaften und bietet für die Datennutzung bereits fertige Projekttemplates wie beispielsweise HR-Akte, Vertragsakte, Supplier-Management, Partner-Management, Kundendossiers, Log-Archive, DSGVO- und Compliance-Regeln. Eine Workflow-Engine sorgt für die Abbildung von Businessprozessen sowie die einfache Möglichkeit der Integration mit weiteren vorhandenen Systemen. Die CSP fungiert durch diese Integrationsfähigkeit dann praktisch als Datendrehschreibe auch für weitere Untersysteme als „Single Source of Truth“, der einzigen Quelle der Wahrheit. So bezeichneten Datenexperten eine eindeutige und allgemeingültige Datenquelle, in der alle Daten zuverlässig, konsistent und integriert für alle Anwendungen zur Nutzung vorliegen. Damit lassen sich Bestandssysteme, für die viele Unternehmen bereits hohe Investitionen aufgebracht haben, auch mit der CSP weiternutzen. Ob SAP, Salesforce, Sage, Oracle, AWS oder Microsoft-Apps: die CSP agiert als Dreh- und Angelpunkt für all diese Systeme. Das wohl stärkste Unterscheidungsmerkmal zu klassischen DMS/ECM ist die Kopplung mit endlos vielen Quell- und Zielsystemen, die sich über sogenannte Microservices auch zu immer neuen Anwendungen zusammenstellen lassen sowie die einfache Skalierbarkeit dank dem Einsatz von Cloud Technologien.

Fazit: Revisionssichere CSP stärkt agile Prozesse und senkt Kosten

Eine Content Services Platform basierend auf Cloud-nativen Technologien revolutioniert die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen. Alles, was Unternehmen bisher als Insellösungen und Legacy-Systeme einsetzten, lässt sich weiternutzen. Aber sie werden integriert oder über die Zeit in ein zentrales Ökosystem überführt, in dem alle Tätigkeiten in konsequent zu Ende gedachten digitalisierten (End-to-End) Workflows umgesetzt sind. Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage senkt Risiken und die Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten. Die Inflexibilität von Legacy-Systemen, teure Spezialhardware und hochpreisige Systemspezialisten gehören damit der Vergangenheit an. Dem gegenüber steht eine moderne, offene, einfach erweiterbare und skalierbare Plattform, ohne Vendor lock-in. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau. Sowohl eDiscovery als auch Legal Hold Szenarien lassen sich mit einer solchen Plattform einfach abdecken.