Wettbewerbsfähig bleiben, Chancen der Prozessoptimierung nutzen: In Eisenach wurde eine neue Methodik entwickelt, die es ermöglicht, Prozessoptimierung und Digitalisierung äußerst effizient in Unternehmen umzusetzen. Diese geht davon aus, dass die Mitarbeiter auf operativer Ebene die beste Quelle für Optimierungshinweise sind, da sie die Prozesse in ihrer täglichen Arbeit anwenden. Verbunden mit erfolgreichen und bewährten Analyseverfahren zum Performance Management und zu Key Performance Indicators (KPIs), also Prozesskennzahlen, werden Prozesse und Workflows mess- und optimierbar.
Digitalisierung und Vernetzung kann ein Motor für Wachstum sein. Digitalisierung betrifft alle Lebensbereiche und sorgt für einen tiefgreifenden gesellschaftlichen Wandel, der neue Chancen bietet, die den Alltag und die Arbeitswelt betreffen. So können Erleichterung und mehr Vielfalt im Alltag generiert werden, neue Geschäftsmodelle können sich rasend schnell etablieren und verbreiten. Die Wirtschaft wird effizienter. Schon heute sind über 20 Milliarden Geräte und Maschinen über das Internet vernetzt – bis 2030 werden es rund eine halbe Billion sein. Die digitale Wirtschaft in Deutschland ist ein bedeutender Wirtschaftssektor und wichtiger Technologiebereich. Um erfolgreich zu bleiben, sollten Unternehmen der Digitalisierung von Arbeitswelt und Gesellschaft mit durchdachten Konzepten entgegentreten.

Für Unternehmen sind digitale Kompetenzen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor – bei diesem Thema besteht somit Bedarf für Führungskräfte, einen besonderen Fokus darauf zu legen. Spezielle Beratungsfirmen bündeln Kompetenzen in Prozessmanagement, Informationsmanagement/IT und Wissensmanagement und können Unternehmen in Sachen Digitalisierung auf den aktuellsten Stand bringen. Zum einen kann dies die Unterstützung bestehender Prozesse durch IT-gestützte Workflows sein, etwa elektronische Freigabeprozesse statt Unterschriftenmappen auf Papier. Zum anderen kann es eine Wissensdatenbank beziehungsweise ein Unternehmenswiki sein, mit dem Betriebe ihre Daten digitalisieren und so firmenintern zugänglich machen. So sparen Firmen sich lange Einarbeitungszeiten und greifen stattdessen auf gesichertes Wissen zurück. Ein internes Firmenarchiv vereinfacht und verkürzt Arbeitswege: Zeit und Ressourcen werden gespart. Langjähriges Firmenwissen geht nicht verloren, sondern wird effizient genutzt, um Neues zu etablieren.

Wollen Unternehmen sich der Herausforderung stellen, brauchen sie einen Partner mit langjähriger Erfahrung und Know-how, der kompetent bei folgenden Themen unterstützt:

Prozessoptimierung: Mit der neuen Methodik werden ausgewählte Prozessabläufe in Unternehmen analysiert und individuelle Pläne zur Prozessoptimierung entwickelt. Hierfür werden detaillierte Interviews mit den Mitarbeitern geführt, um Optimierungsbedarf bei der täglichen Arbeit zu identifizieren. Eine anschließende Auswertung, die sowohl inhaltlich als auch kennzahlenorientiert ist, führt die einzelnen Ansätze zu konkreten Problemdefinitionen zusammen. So kann schnelle Hilfe erfolgen, wenn etwas einmal nicht perfekt läuft und firmenintern auf den ersten Blick nicht erkannt wird, woran es eigentlich liegt.

Digitalisierung und Workflows: Es wird sorgfältig abgewogen, welche Optimierungshinweise durch Digitalisierung umsetzbar wären und welche Geschäftsprozesse durch IT zunächst einmal möglichst leicht und kostengünstig unterstützt werden können. So werden konkrete Arbeitsabläufe analysiert und  betreffende Abteilungen bei der Umsetzung von IT-gestützten Workflows (z.B. Ablösung von „Papierprozessen“) unterstützt.

Performance Management und KPIs: KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Der Begriff bezeichnet Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt wird. Genauer: Es handelt sich um betriebswirtschaftliche Kennzahlen, durch die der Fortschritt oder Erfüllungsgrad in Bezug auf die Zielsetzung ermittelt bzw. gemessen werden kann. Die Analysemethodik erlaubt es, nicht nur Herstellungsprozesse zu messen, sondern auch nicht-technische Arbeitsplätze und Prozesse abzubilden. Hierzu werden speziell entwickelte Kennzahlen genutzt. Das Performance Management umfasst darüber hinaus einen Führungsstil, der die Mitarbeiter motiviert, für ihr Unternehmen Leistungen zu erbringen. Ist dies erfolgreich, besteht unter den Mitarbeitern die Bereitschaft, sich über ihre verpflichtenden Aufgaben hinaus auch für eine Weiterentwicklung des Unternehmens einzusetzen.

Die zu beachtenden Aspekte im Detail

Ein gelungenes Analyseverfahren ermöglicht eine detaillierte Prozessanalyse, die eine direkte Verbesserung der Arbeitsprozesse nach sich zieht. Gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass das Unternehmen im Bereich der Digitalisierung auf dem neusten Stand ist. Damit ein Unternehmen stark bleibt, ist es wichtig, genau hinzusehen: Welche Arbeitsschritte führen die Mitarbeiter durch, wie viel Zeit wenden sie dafür auf und was ist dabei das Ziel? Läuft alles reibungslos, stimmen sowohl Deckungsbeitrag als auch Mitarbeiterzufriedenheit. Doch wenn es Probleme gibt, müssen Lösungen gefunden werden, die alle zufrieden stellen: Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Da kann ein externer Partner unterstützen, der professionell ist und mit Fingerspitzengefühl vorgeht, die individuellen Schwerpunkte des Unternehmens herausstellt und Unternehmensführung sowie Angestellte gleichermaßen zufrieden hinterlässt. Denn die wichtigste Ressource bleibt der Mensch, der im Mittelpunkt von gelungener Prozessoptimierung steht.

Zufriedene Mitarbeiter durch Prozessoptimierung

Unternehmensberatung mit dem Anspruch, die Situation jedes Beteiligten zu verstehen und zu verbessern: Bei der jetzt entwickelten Methode geben die Coaches jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Tätigkeiten zu beschreiben, erfassen diese und halten sie fest. Durch ein ausführliches Analyseverfahren erkennen sie Überlastung sowie Unterforderung und können diese beheben: die Hauptursachen für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz. Aber auch überflüssige und ineffiziente Prozesse können zu Frustration führen. Im Rahmen der Prozessoptimierung erfährt der Mitarbeiter Wertschätzung: Jede Stimme zählt und wird gehört.

Die Methodik erlaubt zudem, Prozesse in kurzer Zeit detailliert und strukturiert zu erfassen und dadurch deren Messbarkeit weit exakter als bislang zu ermöglichen. Dabei wird jeder Arbeitsablauf untersucht und eine Übersicht und Analyse aller Tätigkeiten geboten, die im jeweiligen Unternehmen durchgeführt werden. Im Zuge dieser Analyse werden sämtliche Optimierungshinweise erfasst und diese übersichtlich und nach verschiedenen Kriterien sortiert dargestellt, so dass eine Prozessoptimierung einfach umsetzbar und übersichtlich wird. Dabei erkennen Führungskräfte und deren Mitarbeiter schnell, was einen reibungslosen Ablauf behindert. Im Zuge des Verfahrens gibt es konkrete Lösungsvorschläge, es kann auch bei der Implementierung der Problemlösungen unterstützt werden. Führungskräfte profitieren so durch zufriedene Mitarbeiter und optimierte Prozesskosten, die sie mit Hilfe der Geschäftsprozessoptimierung gleichermaßen erreichen können.

Erfolgreiches Performance Management steigert Gewinne

Unter dem Begriff Performance Management versteht man unter anderem eine systematische, mehrdimensionale Leistungsmessung-, steuerung und -kontrolle. Dabei ermitteln die Berater die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um eine gewisse Leistung zu erbringen. Aber auch die dafür notwendigen Ressourcen müssen beachtet werden.

Dies stellt im nicht produzierenden Arbeitssektor eine besondere Herausforderung dar, da die Messwerte nicht so konkret greifbar sind wie in produzierenden Arbeitsbereichen. Durch erfahrene Consultants können jedoch präzise Werte erfragt und ausgewertet werden. Unternehmen erhalten eine detaillierte Analyse aller Tätigkeiten und deren angestrebte und tatsächliche Dauer, es werden Richtwerte ermittelt, an denen sich der Betrieb orientieren kann. Immer gilt: Mitarbeiter wollen denken dürfen. Nur wer an Entwicklungsprozessen beteiligt ist, arbeitet motiviert und erbringt Leistung, also Performance. Nach einer Prozessanalyse kann anhand deren Ergebnisses eine Prozessoptimierung vorgenommen werden, die meist Einnahmen vergrößert. Erfahrene Berater nehmen die Herausforderung an und führen ein individuell zugeschnittenes Performance Management ein – mit dem Ziel, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und so die individuelle Unternehmensleistung kontinuierlich zu verbessern.

Wie durch KPIs Geschäftsprozesse optimiert werden

KPIs, also betriebswirtschaftliche Kennzahlen, dienen dazu, zu überprüfen, wie erfolgreich bestimmte Tätigkeiten in Unternehmen sind. So können Coaches alle Prozesse in Organisationen mit Hilfe dieser Leistungskennzahlen kontrollieren. Wird ein konsequentes Monitoring geboten, können Empfehlungen ausgesprochen werden, wie Prozesse und Maßnahmen entsprechend angepasst und optimiert werden können. Jedes Unternehmen und jeder Bereich verwendet unterschiedliche KPIs zur Leistungsmessung. Der Zweck ist, die Unternehmensprozesse und einzelne Projekte oder Abteilungen zu kontrollieren und diese dementsprechend zu bewerten. Je nach eingenommener Perspektive werden unterschiedliche KPIs herangezogen. So benötigt beispielsweise das Rechnungswesen für das Controlling andere Kennzahlen als das Management für die Personaleinsatzplanung. Welche KPIs die richtigen sind, hängt dementsprechend immer davon ab, welche Tätigkeiten überprüft werden sollen. Partner mit Expertise ermitteln durch spezielle Analyseverfahren die jeweils relevanten KPIs und führen eine ganzheitliche Prozessoptimierung durch.