Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden Anfang 2020 quasi über Nacht ins Homeoffice geschickt, um sie vor dem Corona-Virus zu schützen. Digitale Tools für Video-Calls, Team- und Projektarbeit haben diesen schnellen Umstieg überhaupt möglich gemacht. Erfolgsgarant sind diese Technologien allein jedoch nicht. Viele Unternehmen und Mitarbeitenden mussten nach den ersten Wochen Remote Work desillusioniert feststellen, dass sich die erhofften Vorteile von Remote Work bei ihnen nur teilweise oder gar nicht eingestellt haben: Höhere Produktivität und Engagement des Mitarbeitenden, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, Zugang zum weltweiten Talent-Pool und damit einhergehend eine gesteigerte Innovationskraft, um nur ein paar zu nennen.
Damit Remote Work langfristig erfolgreich sein kann und die gewünschten Vorteile bringt, braucht es mehr als digitale Technologie und Prozesse. Wir müssen unsere bisherigen Führungsprinzipien und Kommunikationsmuster überdenken und neu strukturieren: Weg von Mikromanagement und Präsenzkultur, hin zu mehr Vertrauen und Eigenverantwortung in unseren Teams. In diesem Artikel teilen wir neun Führungsprinzipien, nach denen die Berliner Digitalagentur Stanwood seit über sechs Jahren erfolgreich zusammenarbeitet: 40 Menschen in ganz Europa, ohne Office, zu 100% remote.

1 Führungskraft voraus!

Wie so oft im Leben gilt auch bei der Umstellung auf Remote Work: Möchten Sie, dass andere ihr Verhalten ändern, gehen Sie selbst mit leuchtendem Beispiel voraus. Überlegen Sie sich genau, welche neuen Spielregeln der Zusammenarbeit und der Kommunikation Sie in Ihrem Remote Team einführen möchten. Kommunizieren Sie diese Spielregeln klar und deutlich, wiederholen Sie Ihre Spielregeln mantraartig immer und immer wieder in Ihrem Team, und fordern Sie ihre Einhaltung konsequent ein. Gehen Sie bei einer Veränderung mit gutem Beispiel voraus, wird ihr Team das nötige Vertrauen fassen und Ihnen folgen.

2 Radikale Transparenz

Im Homeoffice sind Sie weder sichtbar noch greifbar für Ihr Team. Zerschlagen Sie diese virtuelle Blackbox mit radikaler Transparenz. Wir bei Stanwood machen konsequent alle Unternehmensinformationen für das gesamte Team zugänglich, es sei denn, Verträge oder Gesetze verbieten es. Dabei schrecken wir auch vor sensiblen Themen wie Kündigungen oder Gehaltsstufen nicht zurück: Beim Beenden eines Arbeitsvertrags posten wir beispielsweise eine ausführliche und wahrheitsgetreue Begründung der Entscheidung in unserem #general-Channel in Slack. Auch beim Thema Gehalt sind wir maximal transparent und haben die Gehaltsstufen aller Mitarbeitenden in unserem Unternehmenshandbuch auf Gitlab veröffentlicht. Transparenz ist ein Kernwert unseres Unternehmens, den wir bewusst auf die Spitze treiben.

Wenn Sie mit Ihrem Team gerade erst begonnen haben, remote zu arbeiten oder sich mit diesem hohen Maß an Transparenz unwohl fühlen, fangen Sie einfach kleiner an:

• Machen Sie Ihren Kalender für Ihr Team sichtbar.
• Beantworten Sie Fragen Ihrer Teammitglieder immer schnell und zuverlässig.
• Sprechen Sie offen und ehrlich mit Ihrem Team.
• Vermeiden Sie Corporate Bullshit und stehen Sie zu Ihren Aussagen.
• Arbeiten Sie mit Kollaborationstools wie Slack, posten Sie kurze Status-Updates zu Beginn und am Ende Ihres Arbeitstages und bei längeren Pausen. Das macht Sie und Ihr Team besser erreichbar.

3 Überkommunizieren Sie

Digitale Kollaborations- und Video-Call-Tools sind die technische Voraussetzung, damit Unternehmen überhaupt remote arbeiten können. Sie bringt viele Vorteile mit sich, haben aber auch ihre Tücken. Chat-Tools wie Slack werden schnell unübersichtlich durch die Flut an Nachrichten und unterschiedlichen Kanälen. Und auch in Video-Calls müssen Sie durch die technische Barriere besonders hart arbeiten, damit Ihre Botschaft auch wirklich ankommt. Ex-Google-CEO Eric Schmidt schreibt in seinem Buch ‘How Google Works’: “Menschen müssen eine Botschaft 22 Mal gehört haben, damit sie diese verinnerlicht haben.” Für Sie als Führungskraft gilt also: Wiederholen Sie Ihre eigene Botschaft so lange, bis Sie sie selbst nicht mehr hören können. Erst dann fangen die ersten in Ihrem Team an, sie überhaupt zu hören.

4 Dokumentation ist alles

Oft schleicht sich im Homeoffice das Gefühl ein, keine Fortschritte zu erzielen und auf der Stelle zu treten. Vielleicht fangen Sie sogar an zu zweifeln, ob Ihre Team-Mitglieder überhaupt arbeiten. Hier hilft konsequente Dokumentation. Regelmäßige Status-Updates in Ihrem Team helfen dabei, Fortschritte zu erkennen. Außerdem werden Sie frühzeitig auf Hindernisse aufmerksam und können gemeinsam mit Ihrem Team Lösungen dafür finden.

Dokumentation steht bei den meisten Menschen ganz unten auf der Beliebtheitsskala. Damit Ihr Team seine Arbeit dennoch dokumentiert und transparent macht, muss die Dokumentation schnell gehen und vor allem echten Mehrwert bieten:

• Posten Sie am Anfang Ihres Arbeitstags ein kurzes “Hallo” und stichpunktartig die Aufgaben, die Sie sich für heute vorgenommen haben.
• Posten Sie abends kurz “Tschüß” in Ihrem Chat-Tool und schreiben Sie stichwortartig, was von Ihren Aufgaben Sie umgesetzt haben und wo Sie vielleicht von einem Kollegen Unterstützung brauchen.
• Posten Sie eine kurze Info, wenn Sie länger als 30 Minuten nicht online erreichbar sind, zum Beispiel in der Mittagspause, beim Sport, beim Gassi gehen mit Ihrem Hund oder einem anderen persönlichen Termin.
• Jeden Freitag gibt’s zusätzlich von allen Teammitgliedern eine Zusammenfassung, was sie in dieser Woche erreicht haben. Das erzeugt ein Gefühl von kollektivem Fortschritt und motiviert Ihr Team, ergebnisorientiert zu arbeiten. Niemand möchte gern zugeben, dass sie weniger geschafft haben als ihre Kollegen.

5 Persönliche Wertschätzung

Eine wichtige Führungsaufgabe in der mobilen Zusammenarbeit ohne Office ist es, Verbundenheit und Teamgeist unter Ihren Mitarbeitenden zu erzeugen. Große Gesten sind hier meist wirkungslos. Es sind vielmehr die kleinen Dinge, die aus einer losen Gruppe ein motiviertes Team machen:

• Streichen Sie negative Glaubenssätze á la “Keine Kritik ist Lob genug” aus Ihrem Führungsrepertoire.
• Feiern Sie alle Erfolge, ob klein oder groß, gemeinsam in Ihrem Team.
• Läuft etwas schief, verzichten Sie auf Schuldzuweisungen sondern überlegen Sie: Was kann ich persönlich beim nächsten Mal anders machen, um eine solche Situation zu verhindern?
• Geben Sie Lob und Wertschätzung einen eigenen Raum. Bewährt hat sich in unserem Unternehmen ein eigener #thanks-Channel in Slack. Dort postet jeder sein Dankeschön oder andere wertschätzende Nachrichten, z.B. wenn ein Projekt gut gelaufen ist, bei einer tollen Teamleistung, wenn uns ein Kollege bei einem Problem weitergeholfen hat oder wenn jemand außergewöhnlichen Einsatz in einem Projekt gezeigt hat. Sie werden sehen, wie schnell Ihr Team diesen Kanal mit Leben füllt. Auch hier gilt: Gehen Sie mit gutem Vorbild voran und danken Sie Ihrem Team für besondere Leistungen.
• Würdigen Sie persönliche Ereignisse Ihrer Mitarbeiter wie Geburtstage oder Firmenjubiläen. Wir posten Glückwünsche zum Beispiel in unserem #general channel. Das gesamte Team stimmt anschließend mit Emojis oder anderen netten Kommentaren mit ein.

6 Virtual Watercooler

Ein kurzer Schnack am Kaffeeautomaten, im Flur oder in der Kantine: Die spontanen Gelegenheiten für persönliche Gespräche und Zwischenmenschliches gehen im Homeoffice leider verloren. Gerade das Zwischenmenschliche ist es aber, was Mitarbeiter brauchen, um sich glücklich und wohl in ihrem Job zu fühlen. Als Manager von Remote-Teams oder Organisationen ist es Ihre Aufgabe, für virtuellen Ersatz zu sorgen!

Geben Sie Ihrem Team einen speziellen Raum, in dem sie Persönliches miteinander teilen können. Stanwood nutzt dafür einen eigenen Slack-Channel, der explizit für Nicht-Arbeitsthemen bestimmt ist. Dort posten Mitarbeiter lustige Memes, Fotos von sich, den Kindern, geliebten Haustieren und ähnlich netten Dingen oder teilen die neuesten Tech-Gadgets und das neueste LEGO Star Wars Merchandise.

Auch regelmäßige Video-Calls zu Nicht-Arbeitsthemen helfen den persönlichen Austausch in Ihrem Team zu fördern. Jeden Freitagnachmittag treffen sich die Teammitglieder von Stanwood zur “Beer O’clock” in Zoom und stoßen gemeinsam auf die geschaffte Woche an. Das stärkt die Teamkultur, hilft dabei, einander besser kennenzulernen und schützt vor dem gefürchteten Lagerkoller im Homeoffice.

7 Empowern Sie Ihr Team

Veränderungen anzustoßen ist in keinem Unternehmen einfach, in Remote-Unternehmen oder Teams gilt dies umso mehr. Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in wichtige Entscheidungen mit ein, am besten bereits dann, wenn Sie über Veränderungen in Ihrem Unternehmen nachdenken. So erscheinen Veränderungen nicht überstürzt, sondern werden langsam vorbereitet. Denken Sie an Eric Schmidts 22 Touchpoints: Menschen müssen eine Botschaft 22 Mal gehört haben, damit sie diese verinnerlicht haben.

8 Führen Sie bescheiden und reflektiert

Stanwood stellt gezielt Menschen ein, die eine starke intrinsische Motivation mitbringen zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Diese persönliche Entwicklung fördern wir, indem alle Mitarbeiter regelmäßig und ganz offen Feedback geben und einfordern. Dazu nutzen wir regelmäßige 1:1s und informelle Check-Ins mit allen Teammitgliedern sowie strukturierte Methoden wie 360°-Feedback oder Leadership-Surveys (inspiriert von Google). Nachdem die Führungskräfte Feedback von ihren Teammitgliedern erhalten haben, veröffentlichen sie die wichtigsten Punkte daraus in ihren Team-Channels in Slack. Damit zeigen sie, dass sie die Rückmeldungen ihres Teams annehmen und schätzen und zeigen außerdem Bescheidenheit und Reflexionsfähigkeit – Eigenschaften, die sie zu einer besseren Führungskraft machen. Bonus-Punkt: Das ganze Team kann nachvollziehen, ob sich die angesprochenen Punkte im Führungsverhalten tatsächlich verändert haben und ihre Führungskraft darauf verweisen.

9 Mindfulness

Viele Führungskräfte, die zum ersten Mal remote arbeiten sind besorgt, ob ihre Mitarbeiter auch tatsächlich arbeiten. In über sechs Jahren Remote Work haben wir genau das Gegenteil herausgefunden: Die größte Herausforderung für Remote-Teams ist nicht, dass sie zu wenig arbeiten, sondern zuviel und damit langsam ausbrennen. Drei Gegenmaßnahmen haben sich in unserem Remote-Unternehmen bewährt:

• Legen Sie Kernarbeitszeiten in Ihrem Kalender fest, damit Kollegen wissen, wann sie Sie normalerweise erreichen können.
• Kommunizieren Sie klar, wann Sie arbeiten und wann Sie frei haben. Wir haben einen Statuskanal in Slack dafür, wo wir morgens „Hallo“ und abends „Tschüß“ sagen.
• Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen wirklich aus, wenn Sie aufhören zu arbeiten – sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Telefon.

Zusätzlich ermutigen wir unsere Mitarbeiter zu Mindfulness-Training und Meditationsübungen, damit sie auch in stressigen Arbeitsphasen gelassen und entspannt bleiben können. Dazu stellen wir jedem Teammitglied ein kleines Budget zur Verfügung, dass es für Meditations- und andere Mindfulness-Angebote nutzen kann, die seinen persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Bei Stanwood nutzen wir einen eigenen #mindfulness Channel in Slack, auf dem Mitarbeiter ihre Lieblings-Meditationsorte oder neue Mindfulness-Programme vorstellen.

Fazit

Digitale Kommunikations- und Kollaborationstools haben die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Unternehmen heute so flexibel und mobil arbeiten können wie noch nie zuvor. Dennoch gelingt es nur wenigen Unternehmen, die beträchtlichen Vorteile von Remote Work tatsächlich umzusetzen. Viele digitalisieren zwar ihre Prozesse und Arbeitsformen. Es braucht jedoch mehr als das, um langfristig erfolgreich remote zusammenzuarbeiten. Ein neues Verständnis von Führung und Kommunikation ist nötig, damit Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen die Vorteile von Remote Work ausschöpfen können.