Grundsätzlich hat die Nettolohnoptimierung das Ziel, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit einfachen Maßnahmen zu einem höheren Nettolohn zu verhelfen. Zugleich soll sie den Arbeitgeber bei Steuern und Sozialabgaben entlasten. Dazu werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist, statt steuerpflichtigem Arbeitslohn der Unternehmen an ihre Belegschaft pauschalbesteuerte oder steuerfreie Leistungen gewährt. Der Begriff ‚Nettolohn‘ wird dabei manchmal falsch verstanden. Es handelt sich hier aber nicht um zusätzlich gezahltes Geld, sondern um Optimierungen in Form von Sachleistungen wie beispielsweise Gutscheinen oder Essenszuschüssen.

Vom Lohnsparmodell zum Benefit-Instrument

Mit der Nettolohnoptimierung gibt der Gesetzgeber dem Arbeitgeber ein Instrument in die Hand, mit dem er seine ArbeitnehmerInnen zweckgebunden unterstützen kann. Die Angebote beziehen sich hierbei auf Aspekte wie Mobilität, Ernährung oder Gesundheit. Um die Unternehmen zur Gewährung solcher Maßnahmen zu motivieren, gibt es entsprechende steuerliche Anreize und geringere Abgaben in die Sozialversicherung. Ursprünglich war die Nettolohnoptimierung als eine Art Lohnsparmodell gedacht gewesen. In der Anwendungspraxis hat sie sich mittlerweile jedoch zu einer Möglichkeit für die Arbeitgeber gemausert, ihren Teams zusätzliche Benefits zu gewähren. Diese Maßnahmen sind damit auch zum wirkungsvollen Instrument im Rahmen des Employer Brandings geworden. Letzteres ist gerade im Zuge des allgemeinen Fachkräftemangels in den Fokus der Personalverantwortlichen gerückt. Denn hier geht es darum, ein positives Unternehmensimage aufzubauen, das nach außen und nach innen wirkt. Es soll BewerberInnen auf die Firma aufmerksam machen sowie von ihr überzeugen und die bestehende Belegschaft stärker binden.

Wie Nettolohnoptimierung wirkt

Die Zweckbindung der Nettolohn-Maßnahmen schafft einen konkreten Nutzen für die ArbeitnehmerInnen und kann dadurch die Zufriedenheit im Unternehmen steigern. Wenn eine Firma ihren Teams beispielsweise die Mitgliedschaft im Sportclub bezahlt, E-Bikes für sie least oder ein gesundes Mittagessen unterstützt, dann werden diese Vorzüge fortan mit dem Arbeitgeber verbunden – so der Gedanke dahinter. Diese positive Assoziation stärkt die Moral sowie die Loyalität zum Unternehmen. Durch die erwähnten Steuer- und Sozialabgabenvorteile sind die Nettolohnoptimierungen oft auch in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten umsetzbar. Deshalb ist das Thema in den letzten Monaten bei manchen Arbeitgebern auch wieder verstärkt in den Fokus gerückt: In der derzeit schwierigen Lage zwischen trüben Wirtschaftsaussichten und der Anforderung, für Fachkräfte attraktiv zu sein, eröffnen sich hier oftmals Handlungsmöglichkeiten. Doch wie sehen typische Beispiele der Nettolohnoptimierung aus?

Eine bei Unternehmen populäre Maßnahme

Viele, vor allem mittelständische Unternehmen, greifen der Erfahrung nach auf den sogenannten Sachbezug zurück. Dabei handelt es sich um bis zu 50 Euro monatlich, die zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn steuerfrei und ohne Abgaben an die Sozialversicherung gewährt werden dürfen. Die Auszahlung in bar ist hierbei nicht gestattet – hingegen sind Gutscheine oder sogenannte Geldkarten erlaubt. Solche Karten machen ArbeitnehmerInnen flexibel bei der Verwendung der Mittel. So können die Sachbezüge für alltägliche Ausgaben wie Supermarkteinkäufe oder Tankfüllungen genutzt werden, oder sie werden auf den Karten für größere Käufe angespart.

Bei der Verwendung von Sachbezügen gibt es einige Besonderheiten und Einschränkungen zu beachten. So sind rechtliche Vorgaben wie Regionalität oder das Verbot des Kaufs von Alkohol und Tabak mit Sachbezugskarten einzuhalten. Zudem muss die Maßnahme auf der Lohnabrechnung gesondert aufgeführt werden. Das führt, je nach Größe des Betriebs, zu einem relevanten Verwaltungsaufwand. Zur Entlastung können Unternehmen für die Umsetzung von Sachbezügen allerdings auf externe Partner zurückgreifen. Diese bieten eine vollständige Betreuung von der Bereitstellung der Karten über die Organisation bis hin zur Abrechnung über digitale Schnittstellen direkt in die Buchhaltung des Unternehmens an. Die Kosten für solche Services sollten natürlich mit bedacht werden.

Essenszuschuss kann Gehaltsvorteil schaffen

Der Essenszuschuss ist eine weitere, bei Unternehmen beliebte Maßnahme. Mit dieser können Arbeitgeber für eine gesunde Ernährung ihrer MitarbeiterInnen sorgen sowie die Pausenqualität und damit auch die Stimmung im Unternehmen verbessern. Dadurch, dass die Maßnahme pauschal versteuert wird, sind Essenszuschüsse ungefähr 50 Prozent günstiger als reguläre Gehaltszahlungen. Umgesetzt werden kann die Leistung als Erstattung nach Belegeinreichung oder über physische sowie digitale Gutscheine. Essenszuschüsse setzen sich aus einem steuer- und sozialabgabenfreien Arbeitgeberanteil von aktuell bis zu 3,80 Euro pro Mahlzeit sowie einem Arbeitnehmeranteil zusammen. Überdies können Arbeitgeber auch den Anteil ihres Arbeitnehmenden übernehmen und diesen dann mit 25 Prozent pauschal versteuern. In Summe ist durch beide Maßnahmen ein Gehaltsvorteil von mehr als 1.200 Euro netto im Jahr möglich.

Was wird noch pauschal besteuert?

Essenszuschüsse sind nicht die einzigen pauschal besteuerten Nettolohnoptimierungen. In diese Kategorie fällt beispielsweise auch die sogenannte Erholungsbeihilfe. Sie kann pro Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Hier beträgt die Pauschalbesteuerung 25 Prozent. Die Höhe ist abhängig von den familiären Verhältnissen und liegt aktuell maximal bei 416 Euro im Jahr.

An dieser Stelle zu erwähnen ist auch die Sachzuwendung – die nicht mit den genannten Sachbezügen zu verwechseln ist. Bei der Sachzuwendung handelt es sich um einen mit 30 Prozent besteuerten Betrag von maximal 10.000 Euro im Jahr. Eingesetzt wird das Instrument meist als zusätzlicher Anreiz für das Führungspersonal und Management eines Betriebs. Bei der Verwendung sind dabei auch hier einige Regeln zu befolgen. So muss eine Sachzuwendung in der Firma vorab schriftlich beschlossen werden. Außerdem darf sie nur für dingliche Sachen gewährt werden. Dazu gehören beispielsweise Konzertkarten, Möbel oder Urlaubsreisen. Die Erstattung darf dabei nur für eingereichte Kauf- oder Buchungsbelege erfolgen.

Inflationsausgleichsprämie: zeitlich begrenzte Maßnahme

Eine zeitlich begrenzte Option in Sachen Nettolohnoptimierung stellt die Inflationsausgleichsprämie dar. Diese Maßnahme wurde von der Regierung ins Leben gerufen, um auf die Energiekrise und die beständig hohe Inflation zu reagieren. Die maximal 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie pro Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer können vom Arbeitgeber bis Ende 2024 in jedem aktiven Beschäftigungsverhältnis gewährt werden. Das umfasst auch Minijobs. Die Prämie ist hierbei in beliebig viele Tranchen aufteilbar. Sie darf aber nicht das Gehalt ersetzen oder als Bonuszahlung für zurückliegende Leistungen verwendet werden. Deshalb ist in der Buchhaltungspraxis zu beachten: Die Inflationsausgleichsprämie muss in der Gehaltsabrechnung explizit ausgewiesen werden.

Nettolohnoptimierung angemessen nutzen

Zweifelsohne bietet die Nettolohnoptimierung Mehrwert für die Beschäftigten, Vorteile für die eigene Arbeitgebermarke und ermöglicht Einsparungen bei den Sozialabgaben. Dennoch ist das Tool stets mit Augenmaß zu verwenden. Für die Praxis heißt das, es muss genau geprüft werden, was sich wirtschaftlich für den eigenen Betrieb überhaupt lohnt und auch längerfristig darzustellen ist. Weiterhin sind auch der oft nicht unerhebliche Verwaltungsaufwand und die spezifischen Regelungen beziehungsweise festen Obergrenzen der einzelnen Maßnahmen zu bedenken. Gerade das Einhalten der Grenzen ist essenziell, um die Benefits rechtskonform anzuwenden. Andernfalls kann es bei Betriebsprüfungen ein unschönes Erwachen geben. Weitere Stolpersteine: Gerade bei Zuwendungen wie der Erholungsbeihilfe ist es wichtig, zu wissen, welchem Mitarbeiter und welcher Mitarbeiterin was genau angeboten werden kann. Bei den jeweiligen Leistungen muss zudem geprüft werden, ob sie als Vorschuss gewährt werden dürfen oder ob dafür zunächst Kostenbelege vorzulegen sind – wie es beispielsweise bei der erwähnten Sachzuwendung der Fall ist.