KI-Studie: Verborgene Kosten ineffektiver Kommunikation in Unternehmen

Die Arbeit hindernde Prozesse im Austausch, kurzum ineffiziente Kommunikation, kann im beruflichen Umfeld gravierende Folgen haben. Eine aktuelle Studie vom KI-Unternehmen Grammarly, durchgeführt von Statista, zeigt, dass rund ein Drittel der deutschen Angestellten aufgrund solcher Kommunikationsdefizite bis zu fünf Stunden pro Woche verlieren. Dies führt zu erheblichen wirtschaftlichen Verlusten, die sich auf mehr als 11 Tage verlorene Produktivität pro Jahr und Mitarbeiter summieren. Darüber hinaus haben 15 Prozent der Führungskräfte bereits das Scheitern von Geschäftsabschlüssen aufgrund ineffizienter Kommunikation erlebt. Mit der zunehmenden Internationalisierung der deutschen Wirtschaft steigt auch die Bedeutung des Englischen als Kommunikationssprache. Sprachbarrieren stellen international tätige Unternehmen in Deutschland noch immer vor Herausforderungen. Die Studie zeigt aber auch positive Entwicklungen: Die Befragten sehen im Einsatz von KI-basierten Tools eine vielversprechende Möglichkeit, die Kommunikation am Arbeitsplatz und damit die Produktivität zu verbessern. Der vorliegende Bericht beleuchtet die alltäglichen Kommunikationsbarrieren und die damit verbundenen vermeidbaren Kosten für Unternehmen. Er zeigt auf, wie innovative Technologien zur Lösung dieser Probleme beitragen können.

Effiziente Kommunikation ist in der dynamischen Geschäftswelt von heute unabdingbar. Die Art und Weise, wie beruflich kommuniziert wird, verändert sich rasant, geprägt durch eine bisher unerreichte Geschwindigkeit und die Zunahme von Kommunikationskanälen. In Deutschland widmen Fachkräfte bereits 30 Stunden ihrer Arbeitswoche (das entspricht 75 %) dem Austausch über diverse Plattformen. Die größte Zeitspanne, nämlich 13,4 Stunden pro Woche, wird für schriftliche Kommunikation aufgewendet, was hochgerechnet auf das Jahr 77 Arbeitstagen entspricht. Innerhalb eines Jahres stellte jeder zweite Angestellte (59 %) einen Zuwachs an schriftlicher Kommunikation fest. Diese Entwicklung demonstriert, dass Kommunikation bereits gegenwärtig anspruchsvoll ist und in Zukunft noch komplexer werden wird, insbesondere wenn sie in Fremdsprachen wie Englisch stattfindet. Die Sprache wird zunehmend eingesetzt, sobald Unternehmen global agieren oder internationale Fachkräfte beschäftigen. In Deutschland wird dieser Trend besonders deutlich: aktuelle Studie von Grammarly zeigt, dass Englisch von Fachkräften hauptsächlich genutzt wird, um mit ausländischen Kunden (65 %), Kollegen an internationalen Standorten (35 %) und in der Zusammenarbeit mit multinationalen Teams vor Ort (30 %) zu kommunizieren. Dennoch ist der schriftliche Austausch in deutschen Firmen nicht immer reibungslos. Laut der Studie erleben drei Viertel (75 %) der befragten Fachkräfte bereits negative Auswirkungen durch ineffiziente Kommunikationsabläufe. Sprachbarrieren, zeitraubende Korrekturen missverständlicher Mitteilungen sowie die Dokumentenflut führen zu Zeitverlust, gestiegenen Betriebskosten, Produktivitätsrückgängen, Kundenabwanderung und nachlassender Arbeitszufriedenheit. Dies stellt erhebliche Herausforderungen für deutsche Unternehmen dar.

Keine Zeit für Ineffektivität: Spürbare Folgen für Unternehmen

Die Konsequenzen ineffektiver Kommunikation sind gravierend. Diesbezüglich berichtet jede vierte interviewte Führungskraft von gestiegenen Betriebskosten. Bei 15 % derer führten die genannten Kommunikationsdefizite gar zu gescheiterten Geschäftsabschlüssen. Zwei Drittel der Befragten in Deutschland erleiden dadurch wöchentlich einen Arbeitszeitverlust von bis zu zwei Stunden, was auf das Jahr gerechnet 11,5 Arbeitstage pro Mitarbeiter entspricht. Besonders besorgniserregend ist, dass 29 % der Angestellten von einem wöchentlichen Zeitverlust zwischen drei und fünf Stunden sprechen, wobei junge Mitarbeiter der Generation Z mit 38 % den Höchstwert erreichen. Ein Hauptproblem dabei ist die mangelnde Klarheit der empfangenen Nachrichten, die zeitaufwendige Klärungsprozesse nach sich zieht (44 %).

Englisch im Unternehmen: Sprachbarrieren überwinden

Laut der Studie haben Führungskräfte im Durchschnitt weniger Schwierigkeiten mit der schriftlichen Kommunikation auf Englisch als Angestellte, was teilweise auf ihr höheres Sprachniveau zurückzuführen ist: 72 % der Führungskräfte sprechen Englisch fließend bis verhandlungssicher, verglichen mit 48 % der Angestellten. Unter den Altersgruppen weisen Gen Z und Millennials die besten Englischkenntnisse auf. 55 % von ihnen sprechen die Sprache fließend bis verhandlungssicher, im Gegensatz zu nur 42 % der Gen X. Die Englischkompetenz ist direkt mit dem Zeitaufwand verbunden: Während 63 % der Angestellten mit geringen bis mittleren Englischkenntnissen mehr Zeit für das Verfassen von Nachrichten auf Englisch benötigen, gilt dies nur für 41 % der Fortgeschrittenen. Die befragten Fachkräfte berichteten dabei insbesondere von drei Herausforderungen: 49 % erwähnten einen erhöhten Zeitaufwand, 41 % haben Schwierigkeiten, ihre Gedanken klar auszudrücken, und 39 % kämpfen mit der Grammatik. Ein Drittel der Befragten empfindet es als herausfordernd, flüssig auf Englisch zu schreiben, und jeder Vierte ist unsicher über den angemessenen Tonfall seiner Nachrichten.

Schlechte Kommunikation führt zu Stress, Unzufriedenheit und gehemmter Produktivität

Hinter den Zahlen verbergen sich persönliche Erfahrungen. Eine Vielzahl von Fachkräften gibt an, aufgrund mangelhafter Kommunikation am Arbeitsplatz gestresst zu sein (35 %). Insbesondere die junge Generation Z ist von großem Druck betroffen, wie 45 % der Altersgruppe berichten. Dieser Umstand kann sich negativ auf die Arbeitszufriedenheit auswirken und sogar die langfristige Bindung an das Unternehmen gefährden. Ein Drittel der Angestellten gibt an, darunter zu leiden. Jeder Zehnte erwägt aus diesem Grund sogar einen Jobwechsel. Ein Viertel aller Befragten gibt an, dass ineffiziente Kommunikation zu Produktivitätseinbußen führt. Dazu zählen beispielsweise verpasste Deadlines, längere Projektlaufzeiten oder die verzögerte Problemlösung.

Unterstützung in Aussicht: Unternehmen setzen auf KI

Ein 60 %iger Anteil deutscher Fachkräfte setzt bereits auf KI-Tools, um die schriftliche Kommunikation zu optimieren. Dabei stehen für Führungskräfte die Verminderung des Zeitaufwands für Schreibaufgaben (48 %) und die Steigerung der Produktivität (46 %) im Vordergrund. Auch Angestellte greifen zunehmend auf die Technologie zurück, um vor allem Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler zu vermeiden, was sich positiv auf die Qualität der Nachrichten auswirkt. Erste Ergebnisse berichten von einer verkürzten Schreibzeit (55 %) durch den Einsatz von KI-Schreibassistenten. 47 % der Befragten nutzen sie auch, um Nachrichten umzuformulieren und auf Verständlichkeit zu optimieren. Dabei erweist sich die Kommunikation in einer hybriden oder remoten Arbeitsumgebung als besonders herausfordernd: Fachkräfte, die in solchen Modellen arbeiten, nutzen KI-Tools zur Verbesserung der Kommunikation signifikant häufiger als jene, die ausschließlich im Büro tätig sind.

Effektives Change-Management als Schlüssel zur effektiven KI-Implementierung

Obwohl der Vorteil von KI-gestützten Lösungen zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz nachgewiesen wurde, besteht eine deutliche Lücke zwischen der Einführung dieser Technologien im Unternehmen und ihrer tatsächlichen Nutzung durch die Mitarbeiter. Während 85 % der deutschen Führungskräfte angeben, dass ihre Unternehmen die KI-Tools bereits implementiert haben, verwenden lediglich 58 % der Angestellten sie aktiv. Zudem scheint die Kompetenz in puncto KI-Anwendung ein Faktor in Bezug auf die Kluft zwischen Verfügbarkeit und Anwendung der Tools zu sein. Ein Fünftel der Befragten gibt an, dass es in Teams an der erforderlichen Kompetenz mangelt. Ein unkoordinierter und sporadischer Einsatz von KI kann zu einer signifikanten Lücke zwischen der Einführung solcher Tools und ihrer tatsächlichen Nutzung durch die Mitarbeiter im Unternehmen führen. Eine umfassende Strategie für die KI-Implementierung und gezielte interne Schulungen, um die KI-Affinität der Mitarbeiter zu fördern, sind wesentliche Schritte, um diese Kluft zu überbrücken. Trotz offenkundigen Wissens über das Potenzial generativer KI sind Bedenken bezüglich dieser Technologie weit verbreitet. Datenschutz (47 %), Sicherheit von Firmendaten (45 %) und Qualitätskontrollen (41 %) sind die größten Sorgenbereiter. Daher sind auch klare Richtlinien für die Auswahl eines vertrauenswürdigen KI-Anbieters von essenzieller Bedeutung, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. Trotz der erwähnten Bedenken stehen 84 % der Führungskräfte der Einführung generativer KI am Arbeitsplatz positiv gegenüber. Die Mehrheit der deutschen Unternehmen, die bereits KI-Technologie zur Verbesserung ihrer Kommunikation nutzen, plant eine Intensivierung des Einsatzes, indem sie die eingeführten Tools auf mehrere Teams ausweiten oder zusätzliche Werkzeuge einführen.

Weitere Erkenntnisse und Einsichten über den Zustand der Kommunikation in deutschen Unternehmen und die Rolle der KI zur Optimierung finden Sie in der Grammarly-Studie „2024 State of Business Communication in Germany“.