Digitalisierung als Kompass: Wie der Zoll seine Transformation gestaltet

Mit der Amtseinführung von Dr. Ochs am 20. Mai 2025 hat der deutsche Zoll einen neuen Chief Digital Customs Officer (CDCO). Seine Aufgabe: die digitale Transformation der Behörde strategisch voranzutreiben und den Zoll als modernen, effizienten und bürgernahen Partner von Wirtschaft und Gesellschaft zu positionieren. Im Gespräch erläutert Dr. Ochs, wie er die Balance zwischen Innovation und Sicherheit gestalten will, welche Rolle KI und Automatisierung bereits heute spielen – und welche Vision er für den Zoll der Zukunft verfolgt. Dabei zeigt sich: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern das zentrale Instrument, um Serviceorientierung, Transparenz und Sicherheit zugleich zu stärken.

Herr Dr. Ochs, wie hat Ihre Amtseinführung am 20. Mai 2025 Sie persönlich geprägt – und welche erste Vision verfolgen Sie als CDCO beim Zoll?

Ochs: Die Amtseinführung war für mich ein sehr bewegender Moment, da diese sehr feierlich und mit großer Beteiligung von Gästen aus Politik, Verwaltung und Wirtschaft. Wir wollen uns als ein effizienter, innovativer und attraktiver Zoll als Gestalter der digitalen Transformation Deutschlands und Europas einordnen. Dementsprechend haben wir diese Vision auch als Leitbild unserer Strategie zur digitalen Transformation formuliert. Als CDCO des Zolls identifiziere ich mich dabei gänzlich mit dieser Vision, richte mich danach aus und nehme sowohl in dieser Funktion und als Direktionspräsident Einfluss auf das dienstalltägliche Handeln aller Beschäftigten.

Welche kurz- und mittelfristigen Prioritäten setzen Sie für die Direktion Digitales, um den Zoll zu transformieren?

Ochs: Grundsätzlich betrachten wir im Zuge der digitalen Transformation neun Initiativen, die es gilt unter dem Dach der gesamten Digitalstrategie zu durchleuchten und optimieren. Aggregiert bzw. „in a nutshell“ bedeutet dies, dass für uns die Priorität auf der Kultur, den Prozessen sowie Innovation und Technologie liegt. Hier verfolgen wir mehrere Ziele, die im zeitlichen Horizont sowohl kurz- und mittelfristig, aber auch im Zuge einer Transformation, die ihre gewisse Zeit beansprucht und womöglich einen kontinuierlichen Prozess darstellt, langfristig bzw. dauerhaft von Bedeutung sind.

Sie steuern aktuell große Digitalisierungsinitiativen wie die eZoll-App oder KI-Projekte (z. B. Risikomanagement). Welche konkreten Geschäftsprozesse stehen dabei im Fokus – und warum?

Ochs: Im Mittelpunkt unserer Digitalisierungsinitiativen stehen vor allem Prozesse, die für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und unsere Beschäftigten eine hohe praktische Relevanz haben. Grundsätzlich verfolgen wir mit allen Initiativen das Ziel, die Zollprozesse einfacher, schneller und transparenter zu machen – sowohl für die Wirtschaft als auch für die Verwaltung. Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein Instrument, um unsere Aufgaben wirksamer und bürgernäher zu erfüllen.

Unsere KI-Projekte zur Unterstützung der Kontrolleinheiten an den Flug- und Seehäfen haben zum Ziel, große Datenmengen intelligent auszuwerten, um Risiken im grenzüberschreitenden Warenverkehr frühzeitig zu erkennen und gleichzeitig den reibungslosen Handel zu fördern.

So verbinden wir Sicherheit und Effizienz in einem Kernbereich unserer Arbeit.

Die eZOLL-App ermöglicht es Privatpersonen und Wirtschaftsbeteiligten zudem Zollanmeldungen für Post- & Kuriersendungen aus dem eCommerce mobil abzugeben. Durch die innovative und benutzerfreundliche Abgabe derartiger Anmeldungen wird die Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Zollbehörde vereinfacht und deutlich zeitgemäßer gestaltet. Dies zeigt sich unter anderem durch eine nutzerzentrierte Überarbeitung wie z. B. der vereinfachten Darstellung der Formulare. Sowohl durch die Bereitstellung des Bescheides als auch die Einbindung einer Online-Bezahlmöglichkeit (ePayBL) kann ein medienbruchfreier Ende-zu-Ende Prozess abgebildet werden. Im Laufe dieses Jahres wird die App zudem inhaltlich erweitert und soll künftig nach dem Ausbau zur Plattform das vielfältige Angebot der Zollverwaltung im Rahmen eines Single-App-Ansatzes zur Verfügung stellen.

Wo sehen Sie den größten Hebel für Effizienzsteigerung und fairere Handelskontrolle durch intelligente Technologien?

Ochs: Der bedeutendste Hebel liegt in der Nutzung automatisierter Risikoanalysen und datenbasierter Prognoseverfahren, die eine gezielte und präzise Kontrolle in allen Aufgabenbereichen des Zolls ermöglichen, vom grenzüberschreitenden Warenverkehr über die Bekämpfung der Schwarzarbeit bis zur Erhebung und Kontrolle von Verbrauchsteuern. Dadurch können Prüfungen sowie Eingriffe in die Prozessabläufe der Wirtschaftsbeteiligten reduziert, Zollverfahren beschleunigt und Ressourcen gezielt auf tatsächliche Risiken ausgerichtet werden. Ein zusätzlicher Gewinn kann perspektivisch die automatisierte Antrags- und Dokumentenprüfung sein, welche die Zollbeschäftigten von repetitiven Aufgaben entlastet.

Wie gelingt dem Zoll der Balanceakt zwischen Digitalisierung zur Erleichterung für Wirtschaftsbeteiligte und der Wahrung sicherheitsrelevanter Kontrollaufgaben?

Ochs: Die Herausforderung besteht darin, durch den Einsatz moderner Technologien einerseits Prozesse transparenter und effizienter für Wirtschaftsbeteiligte zu gestalten, und andererseits flexible, risikobasierte Kontrollmechanismen zu gewährleisten. Auf diese Weise lässt sich eine sichere und zügigere Zollabwicklung realisieren, die den Anforderungen des Schutzes von Staat und Bürgern gerecht wird, ohne unverhältnismäßige Belastungen für die Wirtschaft zu verursachen.

Als Beispiel möchte ich gerne die Zollabfertigung nennen. Die Vorgaben des Unionszollkodex (UZK) schaffen auf nationaler wie europäischer Ebene Erleichterungen in der Kommunikation zwischen Partnerbehörden und den Wirtschaftsbeteiligten. Unterlagen werden digitalisiert, abfertigungsrelevante Systeme mit Partnerbehörden verknüpft und Erleichterungen für Handel und Wirtschaft geschaffen sowie die Abfertigung beschleunigt. Der Informationsaustausch wird europaweit standardisiert und risikorelevante Informationen mit den Behörden datenschutzkonform ausgetauscht, um Sicherheit für Staaten und Bürger zu gewährleisten. Gemeinsame Plattformen unterstützen die erweiterte Zusammenarbeit.

Große Potentiale sehe ich im Einsatz von KI in eigentlich allen Zollverfahren.

Die Integration von KI-Funktionen z.B. in die Antragstellung mit automatisierter Prüfung und Unterstützung bei Fragen wird sowohl für die Wirtschaftsbeteiligten, als auch für die Zollbeschäftigten eine hohe Zeitersparnis bringen. Eine automatisierte Antrags- und Dokumentenprüfung und deren Verarbeitung in einfachen Fällen (u.a. Einfuhr- und Ausfuhranmeldung) sowie das Nachfordern von fehlenden Angaben und Dokumenten durch KI, könnten den Antrag soweit vorbearbeiten, dass eine menschliche Prüfung diesen deutlich schneller abschließen kann. Somit bleiben den Beschäftigten mehr Zeit, sich mit komplexeren Themen zu befassen und es wird gleichzeitig eine schnellere Antragsabwicklung für Beteiligte ermöglicht.

Welche Rolle spielt dabei der Ausbau von EU-weiten digitalen Plattformen (z. B. EU Trader Portal oder ICS2)?

Ochs: EU-weite digitale Plattformen spielen dabei eine immer größer werdende Rolle. Der Ausbau digitaler Plattformen seitens der EU-Kommission und die Umsetzung des UZK-Arbeitsprogramms mit seinen 17 IT-Verfahren ist nahezu abgeschlossen.

Digitalisierung erfordert auch kulturellen Wandel. Wie führen Sie Ihre Mitarbeitenden im Zoll durch diesen Wandel? Welche Rolle spielen Schulungen, Kommunikation oder agile Methoden?

Ochs: Die Digitalisierung ist nicht nur beim Zoll, sondern in der ganzen Gesellschaft ein präsentes und dauerhaft aktuelles Thema, dem sich die Zollverwaltung im Rahmen dieser digitalen Transformation auch annimmt.

Mit der Einrichtung der Direktion Digitales zum 15. Januar 2024 wurde hierfür ein erster Weg in der Organisationsstruktur der Zollverwaltung etabliert. Mit meiner Rolle als Chief Digital Customs Officer (CDCO) bin ich für die Steuerung der Maßnahmen zur digitalen Transformation verantwortlich. Dazu gehört auch, die für die Zollverwaltung maßgebliche Strategie „Digitale Transformation der Zollverwaltung“ – kurz Digitalstrategie – fortlaufend weiterzuentwickeln. Diese legt für die Zoll u.a. auch den Anspruch fest, alle unsere Prozesse digital zu denken, zu transformieren und die dafür erforderliche IT bereitzustellen. Gemeinsam mit allen Direktionen der GZD ist deshalb ein aktives Changemanagement erforderlich, um ein Denken in digitalen Prozessen in allen Bereichen der Zollverwaltung – horizontal und vertikal – zu etablieren. Dies wird unterstützt durch ein umfassendes Multiprojektmanagement mit einer IT-Governance, welche die übergreifende Kommunikation zwischen allen Beteiligten in der Zollverwaltung sicherstellt. Dadurch wird ein ganzheitlicher Betrachtungswinkel der relevanten Inhalte und ein übergreifender Blick auf IT-Vorhaben aller Direktionen gewährleistet. Über die aktuellen Initiativen und Sachstände werden die Direktionen darüber hinaus im halbjährlich stattfindenden Gremium zur Förderung der digitalen Transformation sowie dem Strategiegremium Digitale Transformation informiert; dort stehen der gegenseitige Austausch und die Festlegung konkreter weiterer Schritte im Vordergrund.

Der Kulturwandel hin zu digitalen Denk- und Arbeitsweisen wirkt sich auch auf die Aus- und Fortbildung aus. Das Studium im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst der Zollverwaltung des Bundes wurde neu konzipiert und mit einem Modul „Digitale Verwaltung“ ergänzt, dass den Studierenden z. B. Kompetenzen in den Bereichen E-Government und Prozessanalyse unter Betrachtung der Möglichkeiten und Grenzen der Digitalisierung vermittelt. Daneben werden Nachwuchskräfte im Bachelor-Studiengang Verwaltungsinformatikdienst des Bundes (VIT) ausgebildet, die aufgrund der Interdisziplinarität des Studiengangs als wichtige Fachkräfte an Schnittstellenpositionen eingesetzt werden und die Aufgaben der digitalen Verwaltungsumwandlung aufgrund ihres bereichsübergreifenden Wissens effizienter angehen können.

Und was heißt das im Konkreten?

Ochs: Sowohl Aus- als auch Fortbildung konzentrieren sich darauf, die Belegschaft der Zollverwaltung mit den notwendigen digitalen Kompetenzen insbesondere im Hinblick auf die Nutzung neuer Technologien auszustatten und kontinuierlich fortzubilden. In der Fortbildung adressieren wir insbesondere im Bereich der innovativen Technologien die Veränderungen durch die Digitalisierung im Arbeitsumfeld der Beschäftigten durch den Aufbau und die kontinuierliche Weiterentwicklung gezielter Schulungsangebote. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung eines digitalen KI-Basiskompetenzmoduls zur Vermittlung von Grundwissen zu KI, zollspezifischen Anwendungsbeispielen sowie rechtlichen, ethischen und praktischen Aspekten, um ein gemeinsames Verständnis diesbezüglich zu fördern.

Auch die Kommunikation ist in einer Flächenbehörde wie dem Zoll mit seiner organisatorischen Komplexität von großer Bedeutung. Dafür setzen wir unter anderem auf Wissensmultiplikator/innen in den Bereichen KI und Innovation. So etablieren wir schrittweise eine Kultur, in der Lernen, Offenheit und Verantwortung zusammenwirken, und die Beschäftigten den digitalen Wandel aktiv mitgestalten können. Diesen Prozess unterstützen wir gezielt durch agile Methoden, die bereits in die iterative und nutzendenzentrierte Ausgestaltung von Digitalisierungsvorhaben einfließen.

Wie beeinflussen aktuelle Entwicklungen wie der AI Act oder EU-Zollrechtsreformen (ab 2028) Ihre strategische Arbeit? Welche Chancen und Risiken sind damit verbunden?

Ochs: Der EU AI Act trägt einen bedeutenden Teil zur strategischen Ausrichtung der Zollverwaltung bei. Nur durch einen sicheren und souveränen Umgang mit KI sowie einer digitalisierten Infrastruktur kann die Zollverwaltung sowohl effektiv als auch wirtschaftlich ihren Aufgaben nachkommen. Aus diesem Grund wurde im Januar 2025 das KI-Zukunftszentrum Zoll (KIZZ) eingerichtet. Als zentrale Anlauf- und Koordinierungsstelle stellt das KIZZ den Überblick über KI-Projekte sicher, gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und fördert gezielt die Sensibilisierung und KI-Kompetenz aller Beschäftigten. Es setzt die im August 2024 erlassene EU KI-Verordnung für die gesamte Zollverwaltung um und übernimmt Verantwortung für die systematische Bewertung von KI-Projekten hinsichtlich ihrer Risikoeinstufung sowie den damit einhergehenden Transparenzanforderungen und Dokumentationspflichten. Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Arbeit des KIZZ ist die Erstellung und Umsetzung einer KI-Strategie für den deutschen Zoll, welche als Leitfaden für alle KI-Initiativen in der Organisation dient und die Zielrichtung sowie den Fokus künftiger KI-Projekte festlegt.

Das Thema der diesjährigen DIGICON ist „REINVENT your business and life“. Wenn Sie den Zoll in fünf Jahren betrachten – wie sieht die „reinvented“ Zollbehörde aus? Welche Technologien und Services werden dann Standard sein?

Ochs: In Zukunft wird sich die Zollverwaltung grundlegend durch den Einsatz fortschrittlicher Digitalisierung und Automatisierung „neuerfunden“ haben.

Intelligente Datenanalysen und KI werden zur standardmäßigen Risikoerkennung und Prozessoptimierung eingesetzt. Digitale Services für Wirtschaftsbeteiligte werden deutlich ausgebaut und ermöglichen sichere, effiziente sowie transparente Abläufe. Innerhalb der Verwaltung und als Schnittstelle zu Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern werden Chatbots und spezialisierte KI-Anwendungen, wie Large Language Models, zum Alltag gehören.

Durch KI-gestützte Betrugsprävention und den Einsatz von vernetzter innovativer Einsatztechnik wird der Dienstalltag für die Beschäftigten deutlich erleichtert und die Sicherheit aller Beteiligten erhöht.

Zudem wird das mobile Angebot der Zollverwaltung, insbesondere durch die Weiterentwicklung der eZOLL-App, eine zentrale Rolle spielen und künftig weiter ausgebaut. So soll eine einfache und für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft gut zugängliche Anmelde- und Austauschmöglichkeit etabliert werden. Zu diesem Zweck wird die eZOLL-App derzeit zu einer umfassenden Plattform ausgebaut, in der stetig weitere fachliche Bereiche zur Verfügung gestellt werden. Bereits jetzt finden in der mobilen Zollanmeldung KI-Funktionen wie die Datenextraktion aus Dokumenten und eine Warennummernermittlung Einsatz. Diese und weitere innovative Features werden auch künftig an entsprechenden Stellen in der App zur Verfügung gestellt werden.

Nicht nur in den nächsten Jahren, sondern auch jetzt schon versteht sich die Zollverwaltung als eine wirtschaftsnahe und serviceorientierte Organisation, die ihre Modernisierung aller IT-Verfahren stetig vorantreibt. Innerhalb der Abfertigungsverfahren sind moderne Software-Architekturen fest etabliert, die Kommunikation mittels sicherer und zertifikatsbasierter Webservices zum Standard geworden und die Nutzerfreundlichkeit der Oberflächen nach aktuellen UX-Prinzipien weiter ausgebaut. Ebenso ist die vollständige BITV-Konformität stetiger Teil der Modernisierung und wird kontinuierlich ausgebaut und gepflegt. In den nächsten Jahren wird somit die Anpassung an die Moderne in vielen Bereichen weiter voranschreiten.

Welche Rolle werden Automatisierung, KI und datengetriebene Prozesse in der kundenorientierten Zollverwaltung spielen?

Ochs: Automatisierung, KI und datengetriebene Prozesse werden integrale Bestandteile einer kunden- und bürgerorientierten Zollverwaltung sein. Sie ermöglichen optimierte Abläufe, präzisere Risikobewertungen sowie eine effizientere Bearbeitung von Zollverfahren und tragen maßgeblich zur Erhöhung von Transparenz und Vorhersehbarkeit für alle Wirtschaftsbeteiligten sowie Bürgerinnen und Bürger bei. Die frühzeitige Integration dieser Technologien in interne sowie externe Prozesse und Schnittstellen ist essentiell, um den hohen Anforderungen und Erwartungen gerecht zu werden und die Zollverwaltung als moderne, wirtschaftlich arbeitende Behörde zu positionieren. Darüber hinaus vereinfachen und beschleunigen diese Technologien die Antragsverfahren, verbessern das Risikomanagement, erlauben gezieltere Kontrollen und erhöhen die Sicherheit der Zollbediensteten, etwa durch den Einsatz autonomer Systeme und KI-gestützter Überwachung von Finanztransaktionen. Die umfassende Nutzung innovativer Verfahren hat aber auch beim Zoll bereits begonnen: Der flächendeckende Rollout der oben genannten innovativen KI-Warennummernermittlung unter den Zollbeschäftigten ist bereits unmittelbar in Vorbereitung.

Was würden Sie jungen Fachkräften und Manager:innen mitgeben, die heute eine Digitalstrategie für Behörden oder Infrastrukturen entwickeln wollen?

Ochs: Eine Digitalstrategie, die dem Zweck der digitalen Transformation und damit einem sehr großen und weitreichenden Vorhaben dient, erfordert Mut und Selbstbewusstsein. Nur dadurch kann das hehre Ziel der strategischen Vision unter Einhaltung der strategischen Leitplanken erreicht werden. Denn gerade eine Digitalstrategie, wie sie heutzutage für Behörden unausweichlich ist und aufgrund deren Rolle als sicherer Partner und Dienstleister für Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger einen integralen Bestandteil in Behördenstrukturen darstellt, kann ohne mutige Ziele und Vorhaben keine entscheidende strategische Veränderung und Transformation bringen. Gleichwohl ist es dabei wichtig, auf bisherige Erfolge Bezug zu nehmen, diese zu kommunizieren und als Basis zu verankern, um dementsprechend aufsatteln und Fortschritt im Sinne der Digitalisierung tatsächlich zu erzielen zu können.