Für Routinearbeiten gibt es jetzt die KI

Industrieunternehmen besitzen mit dem Zugriff auf agentenbasierte KI völlig neue Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Digitale Mitarbeitende übernehmen dabei zunehmend zeitaufwendige Standardaufgaben und schaffen Freiräume für Tätigkeiten mit höherem Mehrwert. Die Grundlage dafür ist vor allem eine ganz besondere Fähigkeit dieser neuen KI-Generation.

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren zahlreiche KI-Initiativen angestoßen – von Prognosemodellen über Chatbots bis hin zu einzelnen automatisierten Prozessen. Technologisch ist dabei vieles machbar, doch im operativen Betrieb bleiben die erzielten Ergebnisse häufig deutlich hinter den Erwartungen zurück.

Agentenbasierte KI markiert den nächsten Entwicklungsschritt der Automatisierung. Anders als klassische Systeme arbeitet sie nicht starr einzelne Prozessschritte ab, sondern orientiert sich am gewünschten Ergebnis. Sie analysiert Aufgaben, entwickelt eigenständig Lösungswege und reagiert flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen. Damit nähert sich ihre Arbeitsweise in vielerlei Hinsicht der menschlichen Herangehensweise an komplexe Aufgabenstellungen an.

Möglich macht all das die generative KI. Große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) versetzen digitale Systeme in die Lage, menschliche Sprache zu verstehen und Zusammenhänge einzuordnen. Dadurch können sie, ausgelöst durch einen definierten Trigger, auch komplexere Aufgaben eigenständig bearbeiten, bei unerwarteten Situationen alternative Lösungswege finden und bei Bedarf gezielt Menschen einbeziehen.

Ziele statt Prozesse automatisieren

Genau diese Fähigkeit zur zielorientierten Aufgabenbearbeitung unterscheidet agentenbasierte KI von klassischen Automatisierungstechnologien. Diese bleiben zwar weiterhin wichtig und können erhebliche Effizienzpotenziale erschließen, wenn sie an den richtigen Stellen eingesetzt werden. Allerdings arbeiten sie stets regelbasiert und reagieren nur begrenzt auf Abweichungen. Treten Ausnahmen, Unklarheiten oder neue Prioritäten auf, geraten solche Systeme häufig an ihre Grenzen.

Agentenbasierte KI geht einen anderen Weg. Sie ermöglicht Industrieunternehmen den Einsatz digitaler Mitarbeitender, die auf bestimmte Aufgaben spezialisiert sind und diese mit hoher Flexibilität ausführen. Dabei arbeiten sie sowohl mit anderen digitalen Mitarbeitenden als auch mit ihren menschlichen Kolleginnen und Kollegen zusammen.

Zusammenarbeit zwischen digitalen und menschlichen Mitarbeitenden

Ein Beispiel dafür ist ein digitaler Mitarbeitender, der die Bearbeitung von Kundenbestellungen unterstützt. Geht ein Auftrag ein, analysiert er die Bestellung, extrahiert die relevanten Informationen und überprüft deren Plausibilität. Fehlen Angaben oder treten Unstimmigkeiten auf, nimmt er per E-Mail Kontakt zum Kunden auf oder stimmt sich über Chat mit internen Ansprechpartnern ab. Nach erfolgreicher Prüfung legt er den Auftrag im Unternehmenssystem an und erkennt eigenständig, wenn zusätzlich Materialien beschafft werden müssen.

In diesem Szenario bindet er einen weiteren digitalen Mitarbeitenden ein, der auf den Einkauf spezialisiert ist. Dieser identifiziert die benötigten Komponenten, holt Angebote von Lieferanten ein und erinnert bei ausbleibenden Rückmeldungen. Anschließend vergleicht er die eingegangenen Angebote systematisch und erstellt eine Empfehlung für den zuständigen Mitarbeitenden, der die finale Entscheidung trifft.

Neben diesen Beispielen existieren zahlreiche weitere Einsatzmöglichkeiten in industriellen Unternehmen. Digitale Mitarbeitende können etwa Bestellprozesse beschleunigen, Lagerbestände überwachen und auffüllen oder Service- und Außendienstabläufe koordinieren. Die potenziellen Anwendungsfelder sind vielfältig.

Mit jeder Aufgabe besser werden

Im laufenden Einsatz entwickeln digitale Mitarbeitende zunehmend ein besseres Verständnis für die Abläufe und Anforderungen ihres Unternehmens. Im Rahmen ihres sogenannten Reasonings, also ihrer internen Entscheidungsprozesse, erstellen sie nicht nur Handlungspläne, sondern bewerten auch die Ergebnisse ihrer Aktivitäten.

Zusätzlich können Unternehmen Feedback-Schleifen etablieren, über die Mitarbeitende Rückmeldungen zu einzelnen Arbeitsschritten geben. Dieses Feedback fließt fortlaufend in die Arbeitsweise der digitalen Mitarbeitenden ein und trägt dazu bei, gewünschte Verhaltensweisen zu stärken sowie unerwünschte Muster schrittweise zu reduzieren.

Die Plattform als technologische Grundlage

Technisch basieren digitale Mitarbeitende auf einer zentralen agentenbasierten KI-Plattform. Diese stellt die erforderlichen KI-Funktionen bereit und verbindet sie über standardisierte Schnittstellen mit Unternehmensanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen, externen Plattformen sowie Kommunikationskanälen wie E-Mail und Chat. Darüber hinaus koordiniert sie das Zusammenspiel mehrerer digitaler Mitarbeitender und unterstützt Human-in-the-Loop-Mechanismen für Rückfragen, Feedback und Freigaben.

Solche Plattformen verfügen häufig bereits über vorkonfigurierte digitale Mitarbeitende, die direkt eingesetzt werden können. Gleichzeitig bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Lösungen an individuelle Anforderungen anzupassen oder eigene digitale Mitarbeitende zu entwickeln. Darüber hinaus erfüllen sie wichtige Anforderungen in den Bereichen Governance, IT-Sicherheit und Compliance.

Entlastung bei zeitintensiven Routinetätigkeiten

Mit digitalen Mitarbeitenden können Industrieunternehmen ihre Effizienz deutlich steigern und gleichzeitig die Auswirkungen des Fachkräftemangels abmildern. Darüber hinaus stärken sie ihre Wettbewerbsfähigkeit, da Unternehmen von schnelleren und effizienteren Abläufen profitieren.

Besonders groß ist der Nutzen dort, wo digitale Mitarbeitende ihre menschlichen Kollegen von wiederkehrenden und zeitaufwendigen Tätigkeiten entlasten. Ihre Fähigkeit, flexibel zu agieren, ermöglicht es ihnen, deutlich mehr Aufgaben zu übernehmen als klassische Automatisierungslösungen. Dazu gehören beispielsweise das Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Systemen, die Nachverfolgung von Rückmeldungen, der Abgleich widersprüchlicher Daten oder die Pflege von Stammdaten.

Diese Aufgaben sind für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar, werden jedoch häufig als wenig attraktiv empfunden und binden wertvolle Arbeitszeit. Digitale Mitarbeitende übernehmen solche Tätigkeiten zuverlässig im Hintergrund. Dadurch gewinnen ihre menschlichen Kollegen mehr Freiraum für anspruchsvolle Fachaufgaben, wichtige Entscheidungen, die Sicherung von Qualität sowie den direkten Austausch mit Kunden und Partnern.

Langfristig wird der Einsatz von digitalen Mitarbeitenden die Arbeitswelt spürbar verändern und effizienter gestalten. Sie übernehmen repetitive Aufgaben, verkürzen Entscheidungswege und schaffen messbare Zeitgewinne. Intelligente Unternehmen entstehen nicht durch immer neue KI-Tools. Sie entstehen dort, wo Ziele, Daten und Entscheidungen zusammengeführt werden. Digitale Mitarbeitende übernehmen dabei die Rolle eines Bindeglieds – zwischen Systemen, zwischen Daten sowie zwischen Mensch und Maschine.