Endlich digital – Auf die Mitarbeiter kommt es an

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 / 26. July. 2021

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Immer mehr Angestellte arbeiten im Home Office – remote und dezentral. Dieser Schritt ins „New Normal” rückt digitale Tools zusehends in den Fokus der Unternehmen. Diese setzen nun alles daran, schnellstmöglich eine digitale Infrastruktur aufzubauen, denn (analoges) Business as Usual gibt es so nicht mehr. Vergangenes Jahr doppelten sich die Ausgaben für Unternehmenssoftware, nun folgt deren Implementierung in den Unternehmensalltag.

Genau hier befindet sich die Achillesferse der digitalen Transformation – der Mensch. Fühlen sich Angestellte überfordert von neuer Technik, führt das nicht selten zu Akzeptanzproblemen. Eine Microsoft Studie [1] unterstreicht, dass sich nur jeder zehnte Beschäftigte in den digitalen Wandel einbezogen fühlt. Dabei kann in Unternehmensabteilungen, in denen noch heute viele Prozesse händisch durchgeführt werden, wie der Buchhaltung, viel Zeit und Geld eingespart werden.

Die beste Software ist sinnlos, wenn sie nicht angenommen wird

Lehnen Mitarbeiter technologische Neuerungen ab, bleibt der erhoffte positive Effekt oftmals aus. Angestellte besitzen häufig nicht die Muße, sich eingehend mit den Neuerungen zu beschäftigen, sei es aus Bequemlichkeit oder Gewohnheit. Auch eine grundsätzliche Abneigung gegenüber vollendeten Tatsachen, vor die man als Mitarbeiter bei der Digitalisierung oft gestellt wird, kann hier eine Rolle spielen.

Fakt ist: Wird Technologie falsch oder gar nicht erst angewandt, entsteht dem Unternehmen kein neuer Nutzen. Die Microsoft Studie zeigt ferner auf, dass das Wissen um neue Technologien besonders bei den Führungskräften des Unternehmens stark ausgeprägt ist. Trotzdem ist man sich in den Führungsetagen des Wissensvorsprunges gegenüber den Angestellten oft nicht bewusst. Dabei kann die digitale Privilegierung zu irreführenden Vorstellungen über die Akzeptanz neuer Tools führen. Während beispielsweise noch 47,6% der Führungskräfte angeben, keinen Bezug zu Cloud-Services zu haben, sind es unter den Angestellten schon 57,4%. Bei den Arbeitern sind es sogar 70%, die solche Services nicht nutzen.

Wie die Akzeptanz neuer Technologien verbessert werden kann

Ein Schlüsselwort bei der Implementierung neuer Technologien ist Partizipation. Mitarbeiter, die an der Auswahl und der Etablierung von digitalen Tools beteiligt werden, haben diesen gegenüber tendenziell eine höhere Akzeptanz. Diese Beteiligung kann zum Beispiel in Form von firmeninternen Diskussionsrunden über die Nutzung neuer Tools geschehen. Auch Vorschläge der Angestellten zu neuer Firmensoftware sollten gehört werden. Weiterbildungen und Solidarität sind der Schlüssel zu einer fortschritt-orientierten Unternehmenskultur.

Grundsätzlich können sich die Unternehmen bei der Einführung neuer Tools an drei Leitlinien orientieren, die Ihnen helfen, die Unternehmenskultur in eine Kultur des digitalen Wachsens zu verändern:

  1. Den Mitarbeitern Raum für Wachstum geben

Ein elementarer Bestandteil einer solchen Unternehmenskultur ist es, den Mitarbeitern Raum für Wachstum und persönliche Entfaltung zu gewähren. Das Erlernen neuer Technologien berührt nicht nur die individuelle Entwicklung der Mitarbeiter auf der beruflichen Ebene, sondern auch auf der persönlichen Ebene. Welche Ängste und Bedenken haben Mitarbeiter? Was hilft ihnen in Zeiten von Veränderung? Dies gilt es für Entscheider in den Unternehmen zu hinterfragen. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass jeder Mitarbeiter anders lernt – und doch müssen alle im gleichen Maße und Umfang abgeholt werden.

Ein Ansatz hierfür sind Weiterbildungspläne, an denen nicht nur die Beschäftigten in den Abteilungen teilnehmen, sondern auch die Mitglieder der Führungsebene. Nur so kann ein Umfeld entstehen, in dem Mitarbeiter die Bereitschaft sehen sich nachhaltig mit den neuen Tools auseinanderzusetzen – und das über alle Ebenen hinweg. Fühlen sich Mitarbeiter persönlich gefördert, lassen sie sich auf einen Lernprozess ein und entwickeln Engagement und intrinsische Motivation. Darin liegt letzten Endes die Bereicherung für das Unternehmen.

  1. Verletzlichkeit zulassen und vorleben

Neben dem Freiraum für persönliches Wachstum, ist auch Empathie, als zentraler Baustein einer gesunden Unternehmenskultur, relevant. Verletzlichkeit nicht nur zuzulassen, sondern auch vorzuleben, sollte für Führungskräfte eine Leitlinie ihres Handelns sein. In einer Unternehmenskultur, deren Stärke aus einem offenen Umgang miteinander erwächst, werden Neuerungen nicht bloß als top-down Maßnahmen wahrgenommen. In einem Umfeld, in dem sich ein Mitarbeiter als Mensch ernst genommen fühlt und in dem auch die Führungskräfte einen ehrlichen Umgang zu ihren Mitarbeitern pflegen, steigt nicht nur das Verständnis füreinander. Vielmehr entsteht so der Raum für Solidarität untereinander, der sich in einer kollektiven Bemühung um Fortschritt äußern kann – auch im Umgang mit neuen Tools.

  1. Transparent kommunizieren und handeln

Die dritte elementare Leitlinie in der unternehmensinternen Kommunikation ist Transparenz. Entscheider sollten in ihren Unternehmen offen mit ihren Mitarbeitern reden, bevor es zu Veränderungen kommt. Neuerungen, die nicht selten weit in den Arbeitsalltag der Belegschaft hineinreichen, sollten deshalb gut kommuniziert werden, denn wenn vertraute Arbeitsprozesse wegbrechen, berührt dies sensible Punkte im Arbeitsalltag der Mitarbeiter und dementsprechend in ihrer Bereitschaft zur Kooperation.

Insbesondere bei der Frage, wer digitale Veränderungen initiiert und durchführt ist Offenheit gefragt: Was die Neuerungen für den Arbeitsalltag bedeuten, muss von Beginn an klar kommuniziert werden. Diese Transparenz in den Prozessen holt die Mitarbeiter bei Neuerungen ab und hilft dabei, dass sich diese auch in der Tiefe mit neuen Programmen und deren Vorteilen beschäftigen. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung die Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt mit einzubeziehen.

Digitaler Wandel nur mit Unterstützung der Mitarbeiter möglich

Über den Erfolg und Misserfolg digitaler Transformationsbemühungen entscheiden zu weiten Teilen die Anwender. Daher sollte der Fokus nicht nur exklusiv auf den Einkauf neuer Technologien gelegt werden, denn ohne die Akzeptanz der damit einhergehenden neuen   Prozesse und Routinen durch die Mitarbeiter nützt die teuerste Software nichts. Um eine breite Akzeptanz neuer Tools in allen Bereichen des Unternehmens zu erreichen, muss ein  Ansatz gewählt werden, der über die bloße Installation der Technik, hinausgeht.

Eine Unternehmenskultur, in der Entscheidungen transparent und bestenfalls kollektiv getroffen werden, ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung. Den Mitarbeitern Raum für Wachstum und persönliche Entfaltung zu lassen kann genauso wichtig sein, wie das Zulassen von Verletzlichkeit und ein offener Umgang miteinander. Denn im Mittelpunkt des Implementierungsprozesses stehen die Personen, die die Technik anwenden müssen. Rücken die drei Maßnahmen in den Vordergrund des unternehmerischen Handelns, ohne dass die Mitarbeiter überfordert werden, entwickelt sich eine fortschrittliche Unternehmenskultur. Nur so entsteht ein solides Fundament, auf dem aus einzelnen Tools digitale Prozesse wachsen und etabliert werden.

Referenzen:

[1] https://news.microsoft.com/de-de/features/cloud-digitalisierung/

Über den Autor / die Autorin:


André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo. Pleo ist die intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern intelligente virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets.