Hinter Projekten, Unternehmensprozesse zu modernisieren und die digitale Transformation in Unternehmen voranzutreiben, stecken oft viele Erwartungen. Erwartungen, die man nicht immer auf einen gemeinamen Nenner bringen kann, denn jeder Geschäftsbereich hat eigene, enge Definitionen von Transformation – und eine Vielzahl von eigenständigen Vorhaben.
Wirft man einen Blick in jede einzelne Abteilung eines Unternehmen und mit welchen Technologien diese arbeitet, wird eines schnell klar: Bislang hat jede Abteilung individuell für den eigenen Bedarf Technologie erworben um diese dann für den einen spezifischen Teil des Unternehmens zu nutzen. In der jeweiligen Abteilung funktioniert folglich alles bestens und die individuellen Technologien scheinen unentbehrlich, doch abteilungsübergreifend findet so erworbene Software meist keine Anwendung. Sie arbeitet dann in Silos. Installation, Konfiguration und insbesondere Schnittstellen bedeuten weitere Investitionen. So kommt es, dass Unternehmen Software nicht einheitlich, sondern redundant, also nicht so effektiv einsetzen, wie sie es könnten.

Dies bringt noch einen weiteren Nachteil mit sich, denn aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Applikationen geben Unternehmen über die Zeit hinweg weitaus mehr Geld aus, als sie bei einer abteilungsübergeifenden Nutzung müssten. Unternehmen investieren so auch mehr Zeit als nötig in Instandhaltung und Support, als sie bei einer einzelnen, konzernweiten Technologie benötigen.

Wird Unternehmen dieser zeitliche und budgetbelastende Faktor in ihrer IT-Strategie bewusst, beginnen sie meißt die Apllikationen im Unternehmen zu konsolidieren. Dies erfordert dann Integrationationsprojekte für die bestehenden Applikationen. Eine Punkt-zu-Punkt-Strategie für Integration, ohne zuvor die Strategie wirklich festgelegt zu haben, ist dann das Resultat. Passen die Lösungen in die langfristige Strategie des Unternehmens? Was wird für die Umsetzung benötigt? Wie fängt man überhaupt an? Mit dieser Step-by-Step-Anleitung erhalten Unternehmen erste, wichtige Tipps für den Start ihrer Transformation.

1.Festlegen und Priorisieren der digitalen Ambitionen

Sobald sich ein Unternehm dazu entscheidet, seine Prozeses zu modernisieren und zu digitalisieren, richtet sich die erste Aufgabe an die CIOs. Sie müssen die derzeitige IT-Architektur bewerten und Klarheit über die digitalen Ambitionen des Unternehmens schaffen. Diese Bewertung kann sich auf die komplette Wertschöpfung oder einen bestimmten Geschäftsprozess konzentrieren. Ist dieser Schritt abgeschlossen geht es darum, die digitalen Ambitionen und Prioritäten zu formulieren. Auf Basis dieser Erkenntnisse wird dann ein Plan für die Realisierung der digitalen Transformation erstellt, die die aktuellen und zukünftigen Ziele des Unternehmens berücktsichtigt.

Als erstes gilt es, Experten für das langfristige Projekt zu identifizieren. Zu ihnen gehören unter anderem Projektleiter, IT-Architekten, Change Manager, Integrationsentwickler und Software-Tester. Aber auch Personen aus dem Management und von dieser Transformation betroffene Abteilungen sollten ihre Expertise einbringen können. Nun müssen kritische Prozesse identifiziert werden, die eine höhere Priorisierung erhalten. Der Fokus sollte bei der Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen immer auf steigerung der Kundenzufriedenheit, den Gesamtbetriebskosten (TCO) senken und der Rentabilität liegen.

Alle Information sollte man in einem Leitbild, einer Charta, für das Gesamtprojekt sowie in einer Projekt-Roadmap festhalten, in der die einzelnen Phasen und Meilensteine besonders hervorgehoben werden. Um Sichtbarkeit zu schaffen und den Überblick zu bewahren, ist die Gründung einer Digital Community of Practice (CoP) hilfreich. Darunter versteht man ein abteilungsübergreifendes Team, das definierten Standardtechnologien, Prozessen und Best Practices folgt, um die digitale Transformation in der gesamten Organisation zu leiten und zu unterstützten.

2.Vorbereitung: Wachstum definieren

Sobald eine Strategie festgelegt ist und alle Bereiche und Wertschöpfungsströme priorisiert wurden ist der nächste Schritt die „Gestaltung“ des Transformationsprozesses. Es geht hier immer um Menschen, Prozesse und Technologien. Hier sollten sich Unternehmen vor allem drei Fragen stellen: Wie lässt sich „Zeitverschwendung“ eliminieren? Wo liegen die wirklichen Engpässe in Abläufen? Wo kann Technologie sinnvoll Prozesse automatisieren?

Die Auswahl der richtigen Technologie für die digitale Transformation ist nicht immer leicht. Unternehmen sollten aber die Integration als zentrales Thema sehen:

• Eine Integrationsplattform verbindet Systeme, Daten, Menschen und Prozesse
• Eine Lösung zur Aufbereitung und Harmonisierung aller Daten ist wichtig
• Low-Code-Anwendungsentwicklung, die Ressourcen schont

Unterstützt werden diese Services und Lösugen durch Kerntechnologien wie etwa Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), allgemeine Analyse-Werkzeuge, Werkzeuge der künstlichen Intelligenz (KI), Werkzeuge für das Internet der Dinge (IoT) sowie Blockchain-Anwendungen und -Dienste. Entsprechende Datensicherheit, sowohl in der Cloud als auch sonst, versteht sich von selbst.

3.Implementierung

Eine erfolgreiche digitale Strategie besteht nicht nur darin, Teams zusammenzustellen und einmalig die Technologie zu implementieren – denn das Tempo der Entwicklung wird in modernen Unternehmen durch agile Entwicklungsprozesse bestimmt und die entwickeln sich ja ständig weiter. Um Kosten zu sparen verfolgen Unternehmen oftmals den „Do it yourself“-Ansatz, der allerdings unerwünschte Ergebnisse bringen kann und häufig fehleranfällig ist. Unternehmen sollten sich deshalb überlegen, ob nicht ein Partner das Digitalisierungsprojekt unterstützen kann. So umgehen sie auch eine langjährige, mehrstufige „Wasserfall“-Entwicklung mit nur schleppenden Ergebnissen. Eine agile Entwicklung, die in der Regel alle 15 oder 30 Tage neue Funktionen und Verbesserungen veröffentlicht, wird stattdessen immer beliebter. Bei der Implementierung sollten außerdem diese Schlüsselaspekte berücktsichtigt werden:

• Entwicklung unter Verwendung agiler Methoden
• Verfolgen eines stufenweisen Ansatzes
• Hebelwirkung A/B-Test

Unternehmen sollten mit Bereichen beginnen, die ein geringeres Risiko für das Unternehmen bergen, um zunächst keine geschäftlichen Belastungen zu riskieren. Ist das Vorgehen ohne weitere, große Fehler geglückt, so geht es daran, einen Plan für die Schulung des Personals und den Betrieb zu erstellen. Damit einher geht die Wartung der Lösung und die Unterstützung zur Bereitstellung einer nahtlosen Kundenerfahrung.

4.Mit dem Wandel mithalten

Eine erfolgreiche Implementierung setzt eine definierte Roadmap voraus. Bei dieser sollten Unternehmen unter keinen Umständen Risiken eingehen, sondern stattdesen ihre neue Umgebung kontinuierlich bewerten, und die Umsetzung ihrer digitalen Strategie anpassen. Eine Möglichkeit, den Innovationsgeist in einer Organisation am Leben zu erhalten, besteht darin, kleine Teams als „Innovation Labs“ einzurichten und ihnen Ressourcen für die Ideenfindung und die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen zur Lösung spezifischer Probleme zur Verfügung zu stellen.

Dabei müssen Unternehmen darauf achten, dass solche schnellen Entwicklungsprojekte lückenlos in die breitere digitale Strategie des Unternehmens passen und auf neue Marktchancen oder Wettbewerbsdruck reagieren.

5.Kontinuierliche Evaluierung und Validierung

Mit der Bewertung geht die Evaluierung des aktuellen Prozesses einher. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die in der Strategie umrissenen Ziele erreicht werden. Hierbei muss man die ursprünglichen Ziele berücksichtigen, aber gesondert auch die Ziele der IT-Abteilungen, einschließlich der Schaffung von Rahmenwerken, Standards und bewährten Verfahrfen. In diesem Schritt gilt es auch, die operativen Ziele zu evaluieren. Die Validierung stellt sicher, dass die IT-Infrastruktur und -Dienste so leistungsfähig sind, wie es für das Unternehmen zum Erreichen der gesetzten Ziele erforderlich ist.

Zusammenfassend ist die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Erfahrung eine einheitliche Self-Service und Data Platform, gebündelt mit einer Community of Practice. Angesichts der Vielzahl an beteiligten Personen, Prozessen und Technologien müssen Unternehmen eine Plattform aufbauen, die Entwicklern und Branchenanwendern wiederverwendbare Prozesse und Muster zur Verfügung stellen kann. Durch die Verbindung von Systemen, der Orchestrierung von Daten und die Schaffung wertvoller, reibungsloser Abläufe können Unternehmensprozesse nachhaltig verändert werden. Eine größere Gemeinschaft von IT- und Geschäftsexperten zur Integration und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen trägt dazu bei, die Innovationen und digitalen Initiativen des Unternehmens zu beschleunigen, Ineffizienzen zu vermeiden und Kosten zu reduzieren.

Unternehmen müssen in der Lage sein, Daten in und aus jeder Anwendung, Technologie oder jedem Gerät in ihrem gesamten digitalen Ökosystem zu bewegen, sowohl vor Ort als auch in Cloud-Umgebungen, bis hin zu Edge- und IoT-Geräten. Diese Verbindungen sollten kontinuierlich mit geringer Latenz und garantierter Skalierbarkeit verfügbar sein.

Unternhemn müssen die Kontrolle über ihre Daten übernehmen und in der Lage sein, alle vorhandenen Daten zu finden, zu katalogisieren, zu erforschen, zu verstehen und zu harmonisieren. In zu vielen Unternehmen sind die Daten auf mehrere Datensilos verteilt und niemand, auch nicht in der IT-Abteilung, weiß, wo sich alle Daten befinden und was sie enthalten. Unternehmen benötigen sofortigen Zugriff auf alle Daten, einschließlich bekannter und unbekannter Daten, damit sie diese organisieren, rationalisieren und nutzen können. Zuletzt muss sichergestellt werden, die Daten an die richtigen Beteiligten mit den richtigen Governance-Kontrollen zu liefern, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.