Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen: Durch Digitalisierung und den Einsatz künstlicher Intelligenz von einem „Lose-Lose“ zu einem „Win-Win“
Im deutschen Gesundheitswesen sind die Personalkosten mit über 55 Mrd. Euro pro Jahr für mehr als 60% der Gesamtausgaben verantwortlich. Die Planung der Personalressourcen, die Erstellung von Dienstplänen sowie alle damit zusammenhängenden Arbeitsschritte inkl. Urlaubs- und Fortbildungsplanung, Zeiterfassung, Gehalts-/Lohnabrechnung etc. sind aufgrund der Komplexität und der Bedeutung von Fehlern sehr aufwändig und damit letztendlich kostspielig. Während in anderen Bereichen im Gesundheitswesen, vor allem in der Diagnostik und der Datenverarbeitung, bereits innovative Software mit Hilfe künstlicher Intelligenz eingesetzt wird, gibt es im so relevanten Bereich der Personalplanung nur sehr spärlich Innovationen.
Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Daten – Soll- und Ist-Arbeitszeiten, Zuschlagszeiten, Urlaubskonten, Überstunden usw. – werden heute schon weitgehend digital über in der Regel branchenneutrale Personalverwaltungssysteme erfasst. Die eigentlich wertschöpfenden Prozesse allerdings, wie das klinikinterne Personalmanagement inklusive der Erstellung von Dienstplänen – d.h. jene Prozesse, bei denen über die reine Prozessdigitalisierung hinaus wesentliche Effizienzsteigerungen durch eine Verbesserung der Planungsqualität erzielt werden könnten – erfolgen aber nahezu ausschließlich manuell.

Situation heute: Manuelle Dienstplanung oder „Lose-Lose“ für Mitarbeiter und Arbeitgeber

Es ist übliche Praxis, dass Pflegedienstleitungen, leitende Oberärzte oder andere Mitarbeiter in Leitungsfunktionen Dienst- und Freizeitwünsche, unterschiedliche Qualifikationsanforderungen von Arbeitsplätzen, überlappende Schichtmodelle aus Früh-, Spät- und Nachtdiensten, Betriebsvereinbarungen, tarifvertragliche Bestimmungen, Strahlenschutzgesetz, Arbeitszeitgesetze, kurzfristige Urlaubswünsche, innerbetriebliche Rotationen, Weiterbildungsprogramme usw. bei der Erstellung ihrer Dienstpläne berücksichtigen müssen. Als Werkzeug stehen aber in der Regel nur Excel, Papier oder Magnettafeln zur Verfügung. Starre, historisch gewachsene, nicht immer in allen Aspekten rationale Schichtmodelle erschweren zusätzlich die Planung und werden den Bedürfnissen der Mitarbeiter – insbesondere in Berufen mit Personalmangel wie der Pflege, aber auch bei den Ärzten – nicht mehr gerecht. Alles in allem ist die Erstellung guter Dienstpläne – die sowohl die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter als auch die betrieblichen Notwendigkeiten berücksichtigen – so kompliziert, dass man es niemals allen Recht machen können wird. Vielerorts besteht eine große Unzufriedenheit mit der bisherigen starren Dienstplanung.

Nach der Erstellung der Pläne pflegen Sekretariate dann die Ergebnisse der Dienstplaner oft noch manuell in archaische Benutzeroberflächen ein, was üblicherweise zu einer Art doppelter Buchführung führt. Sobald der initiale Dienstplan an die Mitarbeiter kommuniziert wird, tauschen diese untereinander Dienste; jedes Mal wird eine neue Version des Dienstplans erstellt, die wiederum kommuniziert werden muss. Der Aufwand, einen Tauschpartner für eine bestimmte Schicht zu finden, ist hierbei oft enorm hoch, und man muss viele seiner Kollegen fragen, bis sich schließlich jemand findet. Je größer und komplexer die Abteilung und die Schichtmodelle, desto mehr Zeit verbringen die Dienstplaner und Mitarbeiter mit diesen Aufgaben. In größeren Abteilungen gibt es teilweise dedizierte Angestellte für die Dienstplanung.
Und wenn mehrere Mitarbeiter mit speziellen Qualifikationen gleichzeitig ohne Vorwarnung krankheitsbedingt ausfallen, dann bricht nicht selten das System der Dienstplanung zusammen.
In genau solch einer Situation wurde die Idee für Planerio geboren. Prof. Dr. med. Wieland Sommer, damals Beauftragter für die Planung der Dienste für die ca. 80 Ärzte der Radiologie am Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität München, stellte sich berechtigterweise die Frage, wie man denn aus dieser „Lose-Lose-Situation“ mit einem anachronistischen Planungsansatz herauskommen könne.
Ein einfacher, aber schon wesentlich Zeit sparender und die Gerechtigkeit in der Dienstplanung steigernder Prototyp wurde programmiert und sprach sich schnell herum, so dass zur Weiterentwicklung und Professionalisierung die Planerio GmbH ausgegründet wurde.

Die Zukunft: Digitalisierung der Dienstplanung und künstliche Intelligenz für ein „Win-Win“ von Mitarbeitern und Arbeitgebern

Um eine „Win-Win-Situation“ zu erreichen, sollte die Art und Weise der Dienstplanung entlang der folgenden drei Horizonte weiterentwickelt werden:

1. Dienstplanung mit allen begleitenden Prozessen vollständig digitalisieren.

Die Dienstplanung weist zahlreiche Abhängigkeiten und Verknüpfungen auf, z.B. zur Urlaubsplanung, zum Fortbildungsmanagement, zum betrieblichen Antragswesen, zur Personalakte, Zeiterfassung, Lohn-/Gehaltsabrechnung usw. Alle diese Prozesse funktionieren am besten, wenn sie komplett digital und verknüpft sind.
Da jede Planungseinheit unterschiedlich strukturiert ist und eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitsplätzen o.ä. aufweist, muss die ideale Dienstplanungssoftware all diese Gegebenheiten hochflexibel berücksichtigen können und individuell auf die Abteilung, die Praxis oder den Standort anpassbar sein.
Mitarbeiter können in der idealen Dienstplanungssoftware jederzeit Ihren aktuellen Dienstplan am Computer oder per App am Tablet oder Smartphone einsehen und mit dem eigenen Kalender synchronisieren. Dienstwünsche und Verfügbarkeiten werden direkt erfasst und Urlaub, Freizeitausgleich etc. mobil beantragt.
Zahlreiche Auswertungen stehen zur Verfügung, die insbesondere auch der Verwaltung helfen, Engpässe in der Besetzung frühzeitig zu erkennen, um so mit geeigneten Maßnahmen gegensteuern zu können. Flexibel und interaktiv kann das Management auch in die Tiefen dieser Reports eintauchen.
Zu dem umfassenden Ansatz der Software gehört auch eine Verknüpfung zu verschiedenen Zeiterfassungsmöglichkeiten, ein virtueller Lohnzettel mit allen relevanten Daten wie Zuschlagszeiten und Überstunden sowie die Übertragung aller für die Lohn-/Gehaltsabrechnung relevanten Daten an die Personalabteilung. Dementsprechend muss die Software nahtlos in die IT-Landschaft des Krankenhauses, der Praxis oder des Pflegeunternehmens integriert sein.
Die Prozesse zu digitalisieren alleine reicht aber nicht aus; wenn die User Interfaces nicht einfach und intuitiv genug gestaltet sind, dann wird auch eine perfekt integrierte Dienstplanungssoftware nicht angenommen werden.

2. Die Dienstplanung intelligent automatisieren.

Das Dienstplanungssystem soll den Dienstplanern und den Mitarbeitern möglichst viel Arbeit abnehmen. Dafür werden Dienstpläne unter Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen und Arbeitgebernotwendigkeiten vollautomatisch berechnet. Mitarbeiter und Dienstplaner werden beim Finden von Tauschpartnern, dem Nachbesetzen bei Krankheitsausfällen usw. unterstützt und geleitet. Über die Arbeitserleichterung hinaus können durch künstliche Intelligenz wesentlich bessere, gerechtere und robustere Dienstpläne berechnet werden, als dazu ein Mensch jemals realistisch im Stande wäre.

Die Software erfasst die der Dienstplanung explizit und implizit zugrundeliegenden Regeln. Zusammen mit den Möglichkeiten, Vorlieben und Wünschen der Mitarbeiter errechnet die Software dann automatisch unter Einsatz von Optimierungsalgorithmen und verschiedenen KI-Technologien den optimalen Dienstplan. Manuelle Änderungen an der vorgeschlagenen Planung werden erfasst und über maschinelles Lernen bei der Erstellung zukünftiger Pläne bereits antizipiert, so dass die Qualität der automatischen Planung mit jedem Planungszyklus weiter verbessert wird.
Durch geeignete Visualisierungen – z.B. einer „Heatmap-Anzeige“, an welchen Tagen die Kombination der Qualifikationen des individuellen Mitarbeiters besonders gefragt sind und an welchen Tagen Urlaub daher leichter bzw. nur schwierig möglich sein wird – wird bereits frühzeitig Klarheit über die Möglichkeiten geschaffen und in der Konsequenz Enttäuschungen vermieden. Durch Berücksichtigung weiterer Daten wie Jahreszeit, Wochentag und besonderer Patientennachfrage lässt sich der Personalbedarf noch besser vorhersagen und so die Einsatzplanung optimieren.
Im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls eines Mitarbeiters errechnet die Software automatisch die optimale Ersatzbesetzung und unterstützt die schnelle Realisierung und Kommunikation der dafür notwendigen Tauschvorgänge.

3. Starre Schichtsysteme aufbrechen.

Schlagwörter wie Pflegenotstand, Personalmangel bei den Ärzten o.ä. prägen die Titelseiten. So wird in der Pflege für das Jahr 2020 eine Personallücke von 23% prognostiziert, und in 2030 sollen schon 39% der Stellen nicht besetzt sein – wenn wir es nicht schaffen fundamental gegenzusteuern.
Mitarbeiter erwarten mehr Flexibilität von ihren Arbeitszeiten; sonst suchen sie sich eine Beschäftigung in anderen Branchen, die besser auf ihre Bedürfnisse eingehen können. In der Pflege beispielsweise verbleiben ausgebildete Fachkräfte im Schnitt nur ca. 10 Jahre im Beruf, während die mittlere Verweildauer in anderen Berufsbildern teilweise das Dreifache erreicht.
Unflexible Schichtsysteme wie z.B. das weit verbreitete 3-Schicht-System mit 8-Stunden-Diensten und fixen Anfangs- und Endzeiten lassen sich nur schwierig mit Kindern und Familienleben vereinen. Ein sanfter Wiedereinstieg in den Beruf nach Elternzeit oder ein Herunterfahren der Arbeitszeit bei verringerter Belastungsfähigkeit ist oft nicht möglich, so dass viele dringend benötigte Fachkräfte sich aus dem Beruf verabschieden.
Weg von solchen starren Schichten, auf die die Mitarbeiter nach dem Prinzip “Friss oder Stirb” verteilt werden, hin zu flexiblen, variablen Schichten, die kompromisslos aus den Verfügbarkeiten, Wünschen und kurzfristigen Notwendigkeiten der Mitarbeiter heraus errechnet werden. Durch Digitalisierung und KI kann man a priori definierte Schichten – was bisher als planerische Notwendigkeit verstanden wurde – überwinden. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung im Beruf und beim Unternehmen werden gesteigert.

Im hier beschriebenen Idealzustand der flexiblen, automatischen, digitalen Dienstplanung wird eine „Win-Win-Situation“ für sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber geschaffen. Die Digitalisierung selbst ist nur der erste Schritt und schafft die Voraussetzungen. Nun geht es darum, die aus der Digitalisierung entstehenden Möglichkeiten zu realisieren und sozusagen die Früchte der Digitalisierung zu ernten.