Alles eine Frage der Digitalisierung

Wo anfangen? Das fragen sich viele kleine und mittelständische Unternehmen zu Beginn eines Digitalisierungsprozesses. In der Regel verfügt jedes Unternehmen bereits über eine gewisse IT-Infrastruktur, deshalb wird im ersten Schritt häufig versucht, bestehende Technologien einfach aufzurüsten. Ein Fehler, denn simple Updates führen langfristig nicht zu den erwünschten Veränderungen. Neue Prozesse, Plattformen und Tools auszuwählen, ist für Unternehmen jeder Größe herausfordernd. Das gilt besonders für KMUs, die häufig nur auf kleinere IT-Abteilungen zurückgreifen können. Diese bestehen meist aus Generalisten, die dafür jedoch ein relativ breites Themenspektrum abdecken. Daher ist es entscheidend, All-in-one-Lösungen wie Produktivitätsplattformen zu wählen, die gut in die bestehende Infrastruktur integrierbar sind und Tools und Programme an einem zentralen Ort vereinen. Durch ihre Channel-Struktur ermöglichen sie Mitarbeiter:innen eine ideale Basis für funktionsübergreifende und asynchrone Zusammenarbeit – egal wann und wo. So profitieren KMUs gleich doppelt: Neben einer zentralen digitalen Infrastruktur haben Unternehmen nun auch die Möglichkeit, standortunabhängig Top-Talente zu rekrutieren – ein großer Pluspunkt im War for Talents.

Alles eine Frage der Unternehmenskultur

Was nützt  die innovativste Technologie, wenn die Mitarbeitenden sich nicht darauf einlassen und die digitale Infrastruktur nicht effizient zu nutzen wissen? Für Organisationen ist es daher essenziell, ihre Belegschaft bei allen Veränderungen im Betrieb von Anfang an mitzunehmen. Denn der Mensch neigt dazu, aus gewohnten Verhaltensweisen ungern auszubrechen. Der morgendliche Kaffeeplausch mit dem Lieblingskollegen fällt plötzlich weg, weil dieser jetzt remote arbeitet? Schwierig, sich daran zu gewöhnen. Studien zeigen, dass Arbeitnehmer:innen am produktivsten sind, wenn sie die für sie vertraute Arbeitsbedingungen vorfinden – sei es der Arbeitsort, die Arbeitszeit oder die Arbeitsprozesse.

Um diese Flexibilität zu gewährleisten, sind KMUs auf Lösungen angewiesen, die asynchrones Arbeiten fördern. Mit einer solchen Lösung können Führungskräfte etwa kurze Videoclips verwenden, um ihr Team über aktuelle Projekte, Prioritäten und Erfolge zu informieren. Dadurch können sich Teammitglieder individuell auf den neuesten Stand bringen und genießen zudem ein dynamisches Format. Ein weiteres Anwendungsbeispiel: Ein hybrides Team ist darauf angewiesen, eine neue Idee zu entwickeln. Statt schriftlicher Updates über unhandliche E-Mail-Threads oder blockierter Zeit im Kalender können mit den richtigen Tools unkompliziert und mit nur wenigen Klicks Telefon- oder Videokonferenzen gestartet werden.

Digitalisierung ist gut,  Automatisierung ist besser

Der wirtschaftliche Erfolg und sogar der Fortbestand eines Unternehmens hängen heute maßgeblich von betrieblicher Effizienz, Resilienz und dem Produktivitätslevel ab. KI und Automatisierung markieren einen echten Wendepunkt. Sie unterstützen Mitarbeiter:innen dabei, intelligenter und produktiver zu arbeiten, die Customer Experience zu verbessern und somit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Unternehmen aller Größenordnungen zu schaffen. Braucht es also KI-Experten, um diese Vorteile freizulegen? Damit Teams in der Lage sind, selbständig Routineprozesse zu automatisieren, sollten Unternehmen auf Tools setzen, die bereits entsprechende Funktionen beinhalten. No-/Low-Code-Workflows und modulare Vorlagen bieten hierbei das größte Potenzial. Sie erfordern keine oder nur geringe Programmierkenntnisse, da sich Funktionalitäten in einem Baukastenprinzip miteinander kombinieren lassen.

Ganz gleich, ob es um die Bearbeitung von Anfragen, das Incident-Management oder den automatisierten Versand von Willkommensnachrichten an neue Teammitglieder geht – Mitarbeiter:innen erhalten dadurch mehr Freiraum, um sich auf wichtige Dinge wie strategische, kreative oder erfüllende Projekte zu konzentrieren.

Die richtige Technologie: produktiv, adaptiv, resilient

Mit wenig viel erreichen. Selten hat dieses Motto, besonders in der aktuell gesamtwirtschaftlich volatilen Zeit, besser gepasst. Produktivität für KMUs lässt sich nur dann erreichen, wenn zwei wichtige Gegebenheiten vorliegen: Zum einen braucht es Fachkräfte, die das Fundament einer jeden Organisation bilden, zum anderen die Integration einer All-in-one-Technologielösung. Methoden zur Automatisierung von Arbeitsaufgaben sowie die Erstellung von Codes erleichtern dabei nicht nur IT-Spezialist:innen, sondern auch Mitarbeitende ohne spezifische Programmierkenntnisse. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen diese Chance ergreifen und passende Technologien wie Produktivitätsplattformen implementieren. Denn letztendlich trägt nur das, was von Mitarbeiter:innen intuitiv bedient und effizient genutzt werden kann, zum nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens bei.