Die neue Arbeitswelt: Ein Kulturwandel ist nötig – besser heute als morgen

Nach über zwei Jahren kann man feststellen: Das Experiment „Home Office“ ist in vielerorts geglückt: Motivation, Engagement und Produktivität sind im Vergleich zum Büro konstant geblieben, wenn nicht sogar gestiegen. Zwar sperren sich manche Führungskräfte weiterhin gegen flexible Arbeitsmodelle, die meisten wollen die Zeit aber nicht wieder zurückdrehen – oder wissen, dass sie es sich in einem arbeitnehmerfreundlichen Markt nicht leisten können. Nun müssen sie aber die Experimentierphase verlassen und Maßnahmen umsetzen, um Flexibilität dauerhaft als Erfolgsmodell zu etablieren. Oliver Ebel, Area Vice President Central Europa bei Citrix erklärt, wie das gelingt.

Der COVID-19-Ausbruch vor zwei Jahren hat Unternehmen weltweit und in zahlreichen Branchen zwar größtenteils unvorbereitet getroffen, die meisten haben aber schnell reagiert und ihre Geschäftsmodelle, Services und Arbeitsweise angepasst. Gerade Büroarbeiter hatten während der Lockdowns einen großen Vorteil: Dank mobilen Arbeitsgeräten konnten sie vergleichsweise einfach ins Home Office wechseln und dort ihre Arbeit (fast) wie gewohnt fortsetzen. So arbeitete laut dem Statistische Bundesamt im vergangenen Jahr knapp ein Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland (24,8 Prozent) zumindest gelegentlich von zuhause aus. Damit hat sich der Wert innerhalb von zwei Jahren fast verdoppelt (2019: 12,8 Prozent). Der Trend geht damit eindeutig hin zu flexiblen Arbeitsmodellen.

Das Miteinander verändert sich

Aber damit diese Flexibilität langfristig funktioniert, müssen Führungskräfte nun die Unternehmenskultur an die neue Situation anpassen. Zwar spielt die Ausstattung mit der notwendigen Hard- und Software eine entscheidende Rolle, damit Mitarbeiter ihre bestmögliche Arbeit abliefern können. Gleichzeitig darf aber die Bedeutung des Miteinanders nicht unterschätzt werden, ob auf der Arbeits- oder der persönlichen Ebene. Eine der großen Herausforderungen für Unternehmen ist daher jetzt, neue Prozesse, Systeme und Tools zu implementieren, die der neuen Realität gerecht werden. Dieser Schritt entscheidet über den langfristigen Unternehmenserfolg.

Damit ihre verteilten Teams effektiv arbeiten können, müssen Manager sich beispielsweise schnellstmöglich von der mancherorts noch vorherrschenden Überwachungskultur lösen, bei der Produktivität anhand der im Büro verbrachten Arbeitszeit gemessen wird. Auch müssen sie dem sogenannten „Proximity Bias“ entgegenwirken – die unbewusste Bevorzugung von Mitarbeitern, die sie im Büro bei der Arbeit sehen. Deshalb sollten sie für jedes ihrer Teammitglieder konkrete Ziele definieren, an denen diese gemessen werden. Die Mitarbeiter wiederum müssen aufhören, sich um die alltäglichen Details der Arbeitsabläufe zu kümmern und zu einem ergebnisorientierten Ansatz übergehen.

Der notwendige Wandel ist jedoch noch grundlegender: Im Zeitalter der digitalen Arbeit braucht es eine Kultur des Vertrauens innerhalb und zwischen geografisch verteilten Teams. Diese lässt sich jedoch nicht über Nacht aufbauen. Stattdessen müssen Unternehmen Teams zusammenstellen, die über verschiedene Standorte, aber auch Ländergrenzen, Zeitzonen, kulturelle Hintergründe und persönliche Lebenslagen hinweg dank der passenden Technologie zusammenarbeiten können und bereit sind, sich darauf einzulassen, dass sie ihre Teammitglieder fast ausschließlich im digitalen Raum sehen. Nichtdestotrotz sollten Unternehmen weiterhin versuchen, zumindest gelegentlich persönliche Treffen – ob einzelner Teams oder der gesamten Belegschaft – zu ermöglichen. Ein gemeinsames Event oder Abendessen kann die Verbindung nochmal zusätzlich stärken und erlaubt Austausch fernab dem Arbeitsalltag.

Asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit im Fokus

Die neue Arbeitswelt verändert auch, wie Mitarbeiter konkret zusammenarbeiten. Regelmäßige und Ad-hoc-Meetings sind wichtige Komponenten, um Vertrauen, Motivation und Engagement zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Künftig werden diese allerdings gänzlich remote oder auch hybrid verlaufen. Gerade bei letzterem, wenn einige Teammitglieder im Konferenzraum zusammenkommen, andere sich per Telefon oder Videokonferenztool dazuschalten, braucht es mehr Organisation als das in der Vergangenheit vielleicht der Fall war. Moderatoren können etwa sicherstellen, dass alle Teilnehmer in die Diskussionen einbezogen werden und sich gleichberechtigt fühlen.

Das Zeitmanagement wird in Zukunft auch mehr Aufmerksamkeit erfordern. Die zunehmende Digitalisierung sorgt dafür, dass asynchrone Kommunikationswege immer mehr an Bedeutung gewinnen. Gleiches gilt für die Zusammenarbeit in flexiblen Arbeitsmodellen. Hier arbeiten Mitarbeiter nach ihren eigenen Termin- und Zeitplänen und können ihrer Arbeit nachgehen, wenn sie am produktivsten sind. Für manchen mögen das die üblichen Geschäftszeiten sein, während andere sich am frühen Morgen oder späten Abend produktiv fühlen. Dementsprechend müssen Unternehmen überlegen, inwieweit sie ihre Arbeitsprozesse und Teaminteraktionen an diese Asynchronität anpassen können. Während Projektmanagementtools beispielsweise dabei helfen können, die Übersicht über aktuelle Aufgaben zu behalten, können unternehmensweite Meetings etwa durch eine Reihe kleinerer Treffen ersetzen werden. Auch sollten Unternehmen Umgebungen schaffen, die effizient unterschiedliche Arbeitsabläufe und -weisen unterstützen.

Wer Veränderungen ablehnt, verliert auf Dauer

Verteilt arbeitende Teams, die mal zuhause, mal im Büro arbeiten, sind bedingt durch die Pandemie inzwischen in vielen Unternehmen die Norm und diese Entwicklung wird sich nicht zurückdrehen lassen. Deshalb wird es künftig eine Hauptaufgabe für Unternehmen sein, diese Teams so zu unterstützen, dass sie zuhause, im Büro oder unterwegs optimal arbeiten können. Deshalb müssen sie nicht nur in die entsprechende Technologie investieren, sondern auch das Miteinander anders fördern als zuvor. Das heißt für Manager beispielsweise, dass sie regelmäßig mit ihren Teammitgliedern sprechen und eine engere persönliche Beziehung aufbauen müssen. Dies ermöglicht ihnen, frühzeitig zu erkennen, wenn sich ein Mitarbeiter gestresst oder isoliert fühlt oder droht, seine Ziele nicht zu erreichen. Sozialen Bindungen werden in Zukunft entscheidend für den Unternehmenserfolg und die Grundlage für eine vertrauensvolle Arbeitskultur sein, unabhängig davon, wo und wann die Angestellten arbeiten. Wer das rechtzeitig erkennt und umsetzt, verschafft sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil, sowohl beim Engagement und der Produktivität als auch bei der Mitarbeiterbindung und der Gewinnung neuer Talente.