Artificial Intelligence & HR – Mitarbeiterzufriedenheit erkennen

Die Digitalisierung hält in allen Wirtschaftsbereichen Einzug und wird das Arbeitsleben der Zukunft noch stärker beeinflussen. Die Künstliche Intelligenz kurz KI lernt immer mehr dazu und kann schon heute große Datenmengen durchforsten, dabei gewisse Analysen durchführen und sogar Muster erkennen. Die HR befindet sich auch im digitalen Wandel. Sie muss die Chance ergreifen und darf sich dabei der KI nicht entziehen, denn diese birgt Chancen, der aktuellen Überlastung in den Personalabteilungen Herr zu werden.

Außerdem kann sie dabei helfen, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, zu analysieren und Missstände aufzudecken. Die Arbeitswelt ist schnelllebig und stark leistungsorientiert geworden. Die Menschen versuchen Arbeitspakete zu schaffen und arbeiten über ihr energetisches Verhältnis hinaus. Dies kann zu einer unterschätzten Erkrankung, dem Burnout, führen. Dieser führt zu Ausfällen über längere Zeiträume und kann die Personalkosten in die Höhe treiben.

Doch die Entstehung von Burnout ist oftmals hausgemacht und kann durch gezielte Mitarbeiterbefragungen frühzeitig erkannt und verhindert werden. In diesem Beitrag wird erklärt, wie KI funktioniert und welche Möglichkeiten diese bietet, um Burnout durch Mitarbeiterumfragen zu erkennen.

KI als Unterstützer

Künstliche Intelligenz ist ein Teilgebiet der Informatik. Computer werden so programmiert, dass diese große Datenmengen in kürzester Zeit verarbeiten können. Durch die KI-Systeme ist es den Computern nun möglich, die Daten zu analysieren. Dabei bieten sie einen großen Vorteil gegenüber dem Menschen. Sie überblicken alle Daten und können so Muster erkennen, die dem menschlichen Auge möglicherweise verborgen geblieben wären.

Auf dieser Grundlage können die KI-Systeme Problemstellungen lösen, Entscheidungen unterstützen oder sogar selbst treffen und ungenutztes Potential offenlegen. Doch bisher war die Einführung und Nutzung solcher KI-Systeme in der deutschen Wirtschaft eher mangelhaft. Derzeit nutzen im HR-Bereich nur 10 Prozent der Unternehmen KI-Systeme.

Human Resources wird digital

Durch die neuen Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz werden insbesondere die Recruiting-Prozesse der HR unterstützt. Denn das System kann einerseits eingegangene Bewerbungen auf Herz und Nieren prüfen, anhand vorgegebener Kriterien bewerten und geeignete Bewerber selbstständig auswählen.

Andererseits kann ein KI-System auch soziale Netzwerke und Job-Portale nach geeigneten Bewerbern durchsuchen und auf eine Stelle passende Kandidaten dem Recruiter vorschlagen. Dabei wird eine riesige Menge von Daten verarbeitet, für die eine händische Suche mehrere Tage dauern würde. Doch mithilfe von KI kann der Recruiter währenddessen administrative Aufgaben übernehmen.

Ein weiterer Einsatz ist die Planung und Durchführung von Recruiting-Kampagnen. Dabei kann der Recruiter unterstützt werden, indem das System auf der Grundlage von Daten die für die Kampagne sinnvollsten Kanäle empfiehlt. Die Software kann Recruiting-Maßnahmen zudem optimieren, indem es die Erfolgsquoten vergangener Kampagnen analysiert und diese mit dem aktuellen Nutzerverhalten in Verbindung bringt. Je mehr Daten man dem System zur Verfügung stellt, desto besser kann es die Inhalte verknüpfen und stimmige Ergebnisse liefern.

Automatisierung als Entlastung

Die Mitarbeiter im HR-Bereich sind aktuell noch stark durch die administrativen Aufgaben eingebunden und haben so oftmals wenig Zeit für die Aufgaben wie passgenaues Recruiting, und die wichtige Mitarbeiterentwicklung.

Künstliche Intelligenz kann zeitintensive Routineaufgaben oder Recherche übernehmen und so das Personal entlasten. Dies ist möglich, wenn der Maschine Algorithmen beigebracht werden, die eben solche Aufgaben automatisiert übernehmen. Dies erfordert eine sehr intensive Vorbereitung, die aber im Nachhinein mit erheblich mehr Freiraum belohnt wird. Durch die neugewonnene Zeit bleibt dem Mitarbeiter mehr Zeit für die Kommunikation mit den Mitarbeitern und die intensive Planung der Mitarbeiterentwicklung.

Chatbots sind der neue Trend im HR

Auch für die Kommunikation mit den Mitarbeitern, sowie Bewerbern ist eine KI sehr gut geeignet. Schon heute ist es vielen Menschen wichtig, dass ein Dienst jederzeit erreichbar ist. Durch HR-Chatbots kann man diese Nachfrage bedienen und so einen Kundenbetreuung rund um die Uhr anbieten. Die Kommunikation hat sich stark gewandelt, deshalb ist es wichtig, geringe Wartezeiten bei der Beantwortung von Fragen zu haben.

Chatbots können auch dazu genutzt werden, um Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu versorgen und Feedback von diesen einzuholen. So können Umfragen durchgeführt werden, die bestimmte Informationen erheben, um z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen oder Belastungsschwerpunkte zu erkennen. Denn diese sind Indikatoren für Burnout.

Burnout – die unerkannte Gefahr

Eine Diagnose für das Burnout-Syndrom ist durchaus sehr schwer zu stellen. Stress ist der entscheidende Faktor bei der Entstehung des Burnouts. Doch ein Arbeitsalltag ohne Stress existiert nicht. Jeder kennt das Gefühl, dass die aktuellen Aufgaben überfordern und man einfach alles hinschmeißen möchte. Im Laufe der Bearbeitung gibt sich dieses Gefühl jedoch meist wieder.

Bei manchen Menschen funktioniert der Prozess des „Druckablassens“ nicht so problemfrei. Der aufgestaute Druck wird nicht abgebaut und zusätzliche Energie in den Versuch gesteckt, ein Ventil zu finden. Dies führt letztendlich zu noch mehr Druck.

Folgende drei Symptome können als Indikatoren des Burnout gesehen werden:

• emotionale Erschöpfung
• Depersonalisierung
• verminderte Leistungsfähigkeit

Lebt der Mitarbeiter längere Zeit über seine energetischen Verhältnisse, so führt dies zu körperlicher Erschöpfung. Dieses Erschöpfungssyndrom ist ein erster Schritt hin zum Burnout. Kommt dann noch die emotionale und geistige Erschöpfung hinzu, so spricht man von Burnout.

Burnout kommt nicht von ungefähr

Überwiegend entsteht ein Burnout aus beruflicher Überbelastung oder Selbstüberforderung. Die Leistung ist über einen längeren Zeitraum vermindert. Der Burnout entwickelt sich meist über einen längeren Zeitraum von einigen Monaten bis hin zu mehreren Jahren.

Wenn Burnout im Unternehmen auftritt, dann sollte es nicht als gesondertes Problem angesehen, sondern zu einer Aufgabe des gesamten Umfelds gemacht werden.

Die Arbeitgeber haben eine besondere Verantwortung gegenüber ihrem Personal. Deshalb sollten  sie die Gesundheit und Sicherheit Angestellten gewährleisten und mögliche Störungen ausschalten. Deshalb ist es wichtig, die Signale zu erkennen, richtig zu deuten und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Laut Wellness-Experten kann bereits ein Wochenendurlaub in einem Wellnesshotel wahre Wunder bewirken, wenn erste Anzeichen von Burnout schnell gedeutet werden.

Mitarbeiterumfragen helfen Signale zu erkennen

Die Umfrage liefert wertvolle Informationen, um frühzeitig Belastungsschwerpunkte zu erkennen und abzustellen. Die Durchführung einer Umfrage in Papierform ist zwar einfach, die Analyse hinterher mit immensen Arbeitsumfang verbunden. Die Alternative ist eine Online-Umfrage. So können z. B. auch Vorlagen genutzt werden, die von Experten entwickelt worden sind. Diese sind darauf ausgelegt, Signale von Burnout auslösenden Faktoren zu erkennen. Dadurch bleibt den HR-Mitarbeitern mehr Zeit für andere Aufgaben.

Automatisierte Umfragen durch KI

Die KI kann auch bei Umfragen stark unterstützen. Durch Chatbots können die Umfragen effizient an die Mitarbeiter verteilt werden. Dies kann vollautomatisch und ohne aktive Mitwirkung der HR-Mitarbeiter erfolgen. Nach der Befragung analysiert das KI-System die Antworten und der HR-Bereich bzw. die Geschäftsleitung kann dann die aufbereiteten Ergebnisse sehen und bei Handlungsbedarf weitere Schritte einleiten.

KI kann noch mehr

Eine weitere Möglichkeit ist der Vergleich mit anderen Unternehmen. Es kann ein gemeinsamer Datenpool aufgebaut werden. Jedes Unternehmen speist dann diesen Pool mit Daten aus den Befragungen oder Erhebungen. Daraus ergibt sich eine viel größere Datenmenge, die auch äußert notwendig ist. Denn KI-Systeme benötigen viele Daten. Kann es auf eine große Datenmenge zugreifen, dann ist auch die Effektivität des Systems höher.

Zudem kann das System noch mit Informationen von Experten erweitert werden. Diese können z. B. spezielle Handlungsanweisungen oder Entscheidungslösungen implementieren, die dann bei bestimmten auffälligen Mustern oder Gegebenheiten angezeigt werden.

Aber auch so lässt sich eine Analyse durch zusätzliche Methoden aufwerten und mehr Zeit für andere Dinge schaffen. Zudem wird so Expertenwissen mit einbezogen, welches oftmals durch langwierige Recherche und unter höhn Kosten extern bezogen werden muss.

KI und Datenschutz

Der Schutz der persönlichen Daten ist sehr wichtig. Insbesondere bei persönlichen und sensiblen Daten wie sie bei einer solchen Befragung erhoben werden. Ein einfacher und durchaus sinnvoller Weg ist daher die Daten anonymisiert zu erheben.

Durch die Anonymisierung der Daten ist meist die Hemmschwelle der Befragten geringer und somit erhält die gesamte Umfrage auch eine höhere Validität. Man sollte klare und transparente Bedingungen und Regelungen schaffen, die für jeden verständlich und nachvollziehbar sind. Diese sollten vor der Befragung mit den Mitarbeitern besprochen werden, damit diese auch über alles informiert sind. Damit sollte der erfolgreichen Befragung auch nichts mehr im Wege stehen.

Fazit

Burnout ist eine ernstzunehmende Krankheit, derer auch eine gewisse Beachtung im Unternehmen eingeräumt werden muss. Denn die Ausfallkosten oder Maßnahmen im Nachhinein sind immens größer als die Prävention.

Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen und KI-Systemen lassen sich gute Einblicke in den Arbeitsalltag und die Arbeitsumgebung nehmen. Dabei sollte auf eine gute Datenbasis wert gelegt werden. Insbesondere bei der Erstellung von Fragebögen ist es wichtig, diese unter Zuhilfenahme von Experten zu entwickeln. So entfaltet sich der größtmögliche Nutzen und die Nacharbeit ist deutlich geringer. Gemeinsame Datenbestände mehrerer Unternehmen erhöhen nochmals die Effektivität von KI-Systemen, deren Analyse-Ergebnisse und letztendlich die Ergebnisqualität.

Die Zukunft im HR-Bereich sollte mit KI-Systemen gestaltet werden. Dazu ist es aber wichtig, die Mitarbeiter und auch die Unternehmer auf den Weg mitnehmen. Das Potential von KI ist viel zu groß, als das man dieses ignorieren sollte.