Gegenüber ihren Arbeitnehmern haben Arbeitgeber verschiedene, gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtungen. Diese enden auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter kurz- oder langfristig im Homeoffice arbeitet. Mit den nachfolgenden Tipps bleiben Arbeitgeber organisatorisch und rechtlich auf der sicheren Seite und können ihre Mitarbeiter getrost remote arbeiten lassen.

Pflicht oder nicht? Dürfen Angestellte Homeoffice verlangen?

In vielen Berufen ist es theoretisch nicht erforderlich, dass Mitarbeiter morgens in Präsenz im Büro erscheinen. Aber welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Homeoffice in Deutschland? Hierzulande gibt es Stand 2023 kein Gesetz, was das Recht auf Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelt. Wünscht sich ein Mitarbeiter einen Remote-Arbeitsplatz, ist das nur nach Genehmigung durch den Betrieb möglich.

Ausnahme: Sollte im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung ein Recht auf Homeoffice niedergeschrieben, können Arbeitnehmer darauf bestehen!

Auf der anderen Seite darf aber auch der Arbeitgeber nicht einfach einseitig Homeoffice anordnen, wenn die Maßnahme nicht zur Abwendung von Schäden dient. Möchten Arbeitnehmer also nicht von zuhause aus arbeiten, darf der Betrieb es nicht erzwingen! Eine Umfrage belegt jedoch, wie vorteilsbehaftet der Heimarbeitsplatz für viele Arbeitnehmer ist.

Arbeitsschutz bei Remote-Work – der sichere Arbeitsplatz von zuhause aus

Während der Arbeitszeit sind Arbeitgeber für das Wohlergehen ihrer Angestellten verantwortlich. Das ist gesetzlich im Arbeitsschutzgesetz geregelt. Wie aber sieht das im Homeoffice aus, wo der Arbeitgeber in der Regel keinen Zugang hat? Es empfiehlt sich eine einmalige Begehung des Arbeitsplatzes, entweder durch den Beauftragten für Arbeitssicherheit oder den Arbeitgeber selbst. Auch ein Hausbesuch durch den Betriebsarzt ist möglich. Sofern das vom Arbeitnehmer nicht gewünscht ist, lässt sich auch in einem persönlichen Gespräch eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Dabei sind vor allem folgende Faktoren zu berücksichtigen:

Die Art des Arbeitsplatzes: Remote-Work findet überwiegend am Bildschirmarbeitsplatz statt. Durch mangelnde Arbeitsmittel, wenig Bewegung und einseitige Körperhaltung sind Schäden möglich. Arbeitgeber haben auch im Homeoffice die Aufgabe, ihren Angestellten entsprechendes Arbeitsmaterial (ergonomische Büroeinrichtung) zur Verfügung zu stellen.

Seelische Belastungen eruieren: Psychische Beeinträchtigungen durch den Arbeitsplatz können ebenfalls zu einem Problem werden. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass weder der Arbeitsinhalt noch der neue Arbeitsort zu einem Problem werden.

Arbeitszeit: Arbeitnehmer dürfen entsprechend des Arbeitszeitgesetzes maximal acht Stunden pro Tag arbeiten und dazwischen mindestens 30 Minuten Pause machen. Nach einem Arbeitstag sind 11 Ruhestunden verpflichtend. Es muss auch im Homeoffice sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer nicht mehr arbeitet als gesetzlich vorgeschrieben!

Tipp: Es hat sich als probate Lösung erwiesen, digitale Zeiterfassungssysteme aufs Homeoffice auszuweiten. So sieht der Arbeitgeber, wann sein Arbeitnehmer tätig ist und kann bei permanenten Überstunden regulierend eingreifen.

Die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes muss sichergestellt sein

In der deutschen Arbeitsstättenverordnung sind exakte Richtlinien und Vorgaben für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes verzeichnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Mitarbeiter von zuhause aus tätig ist oder in Präsenz im Büro. Der wichtigste Faktor ist die Einhaltung der Ergonomie, zu der Arbeitgeber verpflichtet sind! Für Bildschirmarbeitsplätze gibt es einige ganz klare Empfehlungen, die umgesetzt werden sollten:

Der Arbeitsstuhl: Zur Vorbeugung von Berufskrankheiten und Überlastung ist eine ergonomische Sitzgelegenheit im Homeoffice wichtig. Dazu gehört ein Stuhl mit Armlehnen und einer entlastenden Rückenlehne, der für langfristiges Arbeiten ausgelegt ist.

Der Arbeitstisch: Zwar gelten höhenverstellbare Tische als optimal, im Homeoffice sind sie aber nur selten vorhanden. Der Arbeitnehmer sollte an seinem Tisch aufrecht sitzen und dabei die Schultern entspannen können. Die beste Position ist erreicht, wenn Ober- und Unterarme einen rechten Winkel bilden.

Der Monitor: Beim Sitzen am Arbeitsplatz sollte der Monitor ca. 50 bis 70 cm vom Gesicht entfernt sein. Es ist darauf zu achten, dass Fenster keine Spiegelung auslösen, um optimales Arbeiten zu gewährleisten.

Das Arbeitsumfeld: Eine optimale Arbeitsatmosphäre beinhaltet auch, dass die Familie oder Mitbewohner keinen Zugang zum Arbeitsplatz haben. Lärmschutz gegen äußere Belastung unterstützt dabei, Geräuschbelästigung zu vermeiden.

Achtung Datendiebstahl – IT-Sicherheit im Homeoffice muss gewährleistet sein

Die Anzahl der Cyberattacken nimmt in Deutschland rapide zu. Ein entsprechender Cyberschutz ist folglich auch im Homeoffice entscheidend. Hierfür ist der Arbeitgeber verantwortlich, der für die passenden Schutzvorkehrungen sorgen muss. Der Arbeitnehmer hingegen ist dann dafür zuständig, die gegebenen Schutzmaßnahmen einzuhalten und den Arbeitsplatz vor 3. Personen zu schützen. Arbeitsgeräte wie Mobiltelefon und Computer dürfen nicht von fremden Personen genutzt werden.

Eine denkbare Möglichkeit ist die Arbeit über ein VPN-Netzwerk, aber auch über verschlüsselte Verbindungen zur Cloud des Arbeitgebers. Es ist ratsam, bei erstmaligem Wechsel eines Mitarbeiters ins Homeoffice Schulungen anzubieten, die für die wachsende Bedrohung im Netz sensibilisieren.

Unfallversicherung – wie sind Mitarbeiter im Homeoffice geschützt?

Sofern Unfälle in einem direkten Zusammenhang mit der ausgeübten Arbeit passieren, greift die Unfallversicherung des Arbeitgebers. Das gilt heute auch für das Homeoffice, mittlerweile sogar in unbegrenztem Umfang. Zu Beginn der Ära Homeoffice war der Gang zum Kühlschrank beispielsweise zuhause nicht versichert, der Weg zum Scanner aber schon. Durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz wurde nun eine Anpassung vorgenommen. Der Versicherungsschutz am Remote-Arbeitsplatz besteht nun ebenso wie bei Präsenzarbeit. Darin sind auch Wege eingeschlossen, wenn Arbeitnehmer ihre Kinder zur außerhäuslichen Betreuung geben müssen.

Die Homeoffice-Vereinbarung – so gehen beide Seiten auf Nummer sicher

Bevor die dauerhafte Arbeit im Homeoffice aufgenommen wird, sollte ein entsprechender Passus im Vertrag aufgenommen werden. Hier können die genauen Bestandteile des neuen Arbeitsplatzes niedergeschrieben werden, sodass beide Seiten abgesichert sind. Eine solche Vereinbarung sollte folgende Fakten beinhalten:

Arbeitszeit: Homeoffice entbindet Arbeitnehmer nicht vom Arbeitszeitgesetz. Zuhause müssen ebenso Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter klar darauf hinweisen und auf die Protokollierung der Arbeitszeiten bestehen.

Arbeitsort: Sofern es keinen Arbeitsplatz im Präsenzbüro gibt, sollte der Arbeitsort in der Zusatzregelung zum Homeoffice festgelegt werden. Das dient nicht der Überwachung, sondern vor allem dem Versicherungsschutz des Arbeitnehmers.

Zutrittsrecht: Für Arbeitgeber ist es sinnvoll, sich in Zutrittsrecht für die Wohnung des Mitarbeiters geben zu lassen. Nun hat der Arbeitnehmer stichhaltig zu begründen, warum er eine Begehung des Arbeitsplatzes durch den Arbeitgeber verweigert. Kann er das nicht, ist eine Änderungskündigung mit anschließender Präsenzpflicht möglich.

Arbeitsmittel: Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, den Arbeitsplatz im Homeoffice einzurichten. Dazu gehören Heizung, Beleuchtung, Anschaffung von Arbeitsgeräten (inkl. Wartung), Raummiete und sämtliche benötigten Arbeitsmittel. Es sollte ausgeschlossen werden, dass das Equipment privat genutzt werden darf. Hier gibt es zu großen Gefahren bezüglich des Datenschutzes.

Arbeitsschutz und Datenschutz: Es ist in die Regelung zu übernehmen, dass für den Arbeitsplatz im Homeoffice die gleichen Pflichten gelten wie im Büro. Das umfasst das Datenschutzrecht, aber auch das Arbeitsschutzgesetz.

Fazit: Homeoffice fundiert planen – für mehr Sicherheit

Der Arbeitsplatz im Homeoffice kann eine Bereicherung sein, sofern er auf einem soliden Plan basiert. Im Idealfall setzen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Vorfeld zusammen, besprechen die Möglichkeiten und stellen dann einen entsprechenden Vertrag auf.

Quellen und Referenzen

Homeoffice als Arbeitsplatz einrichten: Darauf müssen Arbeitgeber achten