Digitale Souveränität sichern

– DMS als Baustein für Resilienz

Laut einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom e.V. (2025) sind 96 % der deutschen Unternehmen in hohem Maße auf den Import digitaler Technologien und Services aus dem Ausland angewiesen. Diese Abhängigkeit wird besonders dann zum Risiko, wenn geopolitische Spannungen, rechtliche Unsicherheiten oder die Dynamik der digitalen Transformation ins Spiel kommen. Denn wer die Kontrolle über Datenströme verliert oder sich zu stark auf einzelne Anbieter verlässt, gefährdet nicht nur die technische Flexibilität, sondern auch wirtschaftliche Handlungsfähigkeit und Resilienz.

Digitale Souveränität entwickelt sich damit zu einem Schlüsselfaktor der Wettbewerbsfähigkeit. Einen wesentlichen Beitrag dazu können europäische Dokumentenmanagementsysteme leisten: Sie stärken die Datenhoheit, sichern sensible Informationen, ermöglichen rechtssichere Cloud-Strategien und schaffen Offenheit für neue Technologien – gestützt durch regionale Expertise und Vertrauen.

1. Datenhoheit als Fundament

Digitale Souveränität setzt an der Basis an: Bei der Kontrolle über die eigenen Daten. Die sogenannte Datenhoheit ist die zentrale Voraussetzung, denn sie legt fest, wer Informationen einsehen, verarbeiten und weitergeben darf – und in welchen Systemen dies geschieht. Ohne klare Steuerung verlieren Unternehmen schnell die Übersicht, riskieren ungewollte Zugriffe und laufen Gefahr, rechtliche Vorgaben zu verletzen.

Moderne DMS-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Datenhoheit im Alltag konsequent durchzusetzen. Anstatt Informationen verstreut in verschiedenen Systemen zu verwalten, werden alle relevanten Dokumente zentral gebündelt und strukturiert abgelegt. Zugriffsrechte lassen sich bis ins Detail definieren, während jede Bearbeitung revisionssicher dokumentiert wird. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer welche Inhalte einsieht oder verändert hat. Das ist ein entscheidender Faktor, insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Finanzwirtschaft, dem Gesundheitswesen oder der Verwaltung. Anbieter mit Sitz in der EU orientieren sich zudem von Haus aus an europäischen Datenschutzstandards und bieten Hosting innerhalb des Rechtsraums. Damit entsteht für Unternehmen ein hohes Maß an Verlässlichkeit und rechtlicher Absicherung.

2. Datensicherheit durchgehend gewährleisten

Wer die Hoheit über Daten beansprucht, muss auch für deren Schutz sorgen. Laut der PwC-Studie Digital Trust Insights 2025 hatten lediglich 5 % der deutschen Unternehmen in den vergangenen drei Jahren keinen Vorfall von Datendiebstahl oder -missbrauch. Ganze 83 % meldeten Schäden, teils in Millionenhöhe. Cyberangriffe, Ransomware und gezielter Datendiebstahl sind längst keine Ausnahme mehr, sondern tägliche Realität für Konzerne, Mittelständler und Dienstleister. Entsprechend hoch liegen die Anforderungen an Systeme, die mit vertraulichen Informationen arbeiten.

Dokumentenmanagementsysteme setzen deshalb auf Sicherheitsmechanismen, die weit über einfache Passwortkontrollen hinausgehen. Mehrstufige Authentifizierungsverfahren stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten. Sämtliche Daten sind durchgängig verschlüsselt, sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung. Ergänzt wird dies durch revisionssichere Archivierung, die Manipulationen verhindert und eine langfristige Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Alle Zugriffe und Änderungen sind lückenlos protokolliert, sodass Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, wer welche Aktionen durchgeführt hat. DMS-Lösungen, die sich dabei an europäischen Rechtsvorgaben orientieren, unterstützen Unternehmen, selbst strengste Compliance-Anforderungen zuverlässig einzuhalten.

3. Hybride Cloud-Modelle nutzen

Cloud-Technologien sind heute das Rückgrat moderner IT-Landschaften. Sie ermöglichen flexible Strukturen, schnelle Skalierbarkeit und datengetriebene Anwendungen, von KI-Modellen bis hin zu automatisierten Workflows. Gleichzeitig bleiben Vorbehalte bestehen, insbesondere wenn es um internationale Anbieter geht. Regelungen wie der US CLOUD Act oder vergleichbare Gesetze anderer Staaten schaffen Unsicherheit, weil sie potenziell staatliche Zugriffe auf Unternehmensdaten erlauben, selbst dann, wenn diese in Europa gespeichert sind. DMS-Anbieter mit Infrastruktur innerhalb der EU bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie garantieren die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards, sorgen für Rechtssicherheit und reduzieren Abhängigkeiten von außereuropäischen Rechtsordnungen.

Ein weiterer Schlüssel liegt in hybriden Cloud-Architekturen. Sie erlauben es, sensible Daten im eigenen Rechenzentrum zu speichern und gleichzeitig weniger kritische Inhalte flexibel in die Cloud auszulagern. Damit behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Informationsflüsse. Über intelligente Schnittstellen wie Hybrid Connectors entsteht zugleich ein nahtloses Zusammenspiel beider Welten: Mitarbeitende greifen ohne Brüche auf lokale und cloudbasierte Systeme zu. Das Ergebnis ist ein ausgewogenes Verhältnis aus Sicherheit, Flexibilität und digitaler Souveränität.

4. Interoperabilität sichern

Langfristige Skalierbarkeit gelingt nur mit Systemen, die offen und erweiterbar sind. Proprietäre Lösungen wirken zwar auf den ersten Blick komfortabel, weil sie schnell einsatzbereit sind und scheinbar alles aus einer Hand liefern. Doch genau diese Abhängigkeit schränkt Unternehmen auf Dauer ein: Updates, Schnittstellen oder Erweiterungen hängen dann allein vom einem Anbieter ab. In einer Zeit, in der Technologien wie Künstliche Intelligenz, Prozessautomatisierung oder Datenanalyse in rasantem Tempo voranschreiten, kann ein solcher Lock-in zum echten Innovationshemmnis werden.

Zukunftsorientierte DMS-Lösungen setzen daher konsequent auf Offenheit und Interoperabilität. Standardisierte Schnittstellen (APIs) ermöglichen es, das System nahtlos in bestehende IT-Landschaften einzubinden – etwa in ERP-Systeme wie SAP, in CRM-Lösungen oder in interne Fachanwendungen. Unternehmen behalten so die Freiheit, neue Technologien flexibel anzubinden und bestehende Prozesse schrittweise zu modernisieren, ohne das Fundament austauschen zu müssen. Ein vendor-neutrales DMS erleichtert außerdem den Wechsel des Anbieters, falls sich Marktbedingungen oder Unternehmensanforderungen ändern. Daten und Prozesse bleiben portierbar, statt in proprietären Formaten gefangen zu sein. Damit sichern sich Unternehmen nicht nur ihre technologische Souveränität, sondern auch ihre strategische Handlungsfreiheit.

5. Regionale Expertise als Trust-Faktor

Für viele Unternehmen – insbesondere im Mittelstand – sind es nicht allein Funktionalität und Kosten, die bei der Auswahl digitaler Systeme den Ausschlag geben. Entscheidend sind auch Nähe, Vertrauen und die Verlässlichkeit des Partners. Digitale Souveränität lässt sich nur dann dauerhaft sichern, wenn Unternehmen auf Anbieter setzen können, die nicht nur Technologien bereitstellen, sondern auch kontinuierlich unterstützen.

Eine Befragung des Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) zeigt: 79 % der Unternehmen in der Informationswirtschaft bevorzugen europäische Anbieter. Die Gründe liegen auf der Hand: Gemeinsame Sprache, identische Zeitzonen und ein vertrauter Rechtsrahmen erleichtern die Zusammenarbeit erheblich. Regionale Partner bringen ferner ein tiefes Verständnis für branchenspezifische Anforderungen mit. Darüber hinaus erkennen sie regulatorische Entwicklungen in Europa oft schneller und und können Unternehmen frühzeitig auf neue Compliance-Anforderungen vorbereiten.

Fazit

Digitale Souveränität ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen müssen sie Schritt für Schritt und mit klarer Strategie aufbauen. Wer frühzeitig in transparente, rechtssichere und interoperable Systeme investiert, schafft die Grundlage für nachhaltige Unabhängigkeit. Mit dem wachsenden Anspruch an Kontrolle steigt zugleich die Bedeutung souveräner Lösungen, die ein stabiles Fundament schaffen und gleichzeitig die digitale Transformation vorantreiben.