Digitale Transformation: Druck führt nicht zum Erfolg

IT-Verantwortliche seufzen oft, wenn sie den Begriff „digitale Transformation“ hören. Er ist so überstrapaziert, dass er sich nur noch schwer konkret definieren lässt. Da hilft es auch nicht, dass Berater oder Lösungsanbieter eine digitale Transformation wie von Zauberhand versprechen, was dann aber nur mit einem bestimmten Produkt oder mit ausgewählten Experten funktioniert. Doch so einfach ist der digitale Wandel auch wieder nicht.

Bei der Digitalisierung handelt es sich um eine organisatorische Transformation, die durch digitale Technologie unterstützt wird. Und das hat entscheidende Auswirkungen auf den Geschäftsalltag. Es wäre merkwürdig, wenn all dies vollkommen unkompliziert vonstattengehen würde. Unternehmen sollen besser vernetzt, informiert und organisiert werden. Es geht darum, die Nutzererfahrung zu optimieren, Eigeninitiative zu belohnen und Hilflosigkeit bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Das ist ein anspruchsvoller Fahrplan. Wie lässt er sich bestmöglich umsetzen, und was sollten Firmen vermeiden?

Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg

Zur Strategie moderner Unternehmen gehört es häufig, einen Chief Transformation Officer (CTO) zu ernennen. Diese Person soll sich um grundlegende Überlegungen und deren Umsetzung kümmern: Welche Technologien werden für den Geschäftsbereich der Firma benötigt? Wo und vor allen Dingen wie sollen sie eingesetzt werden? Daher muss der CTO stets up-to-date sein. Idealerweise arbeitet er eng mit Analysten und Beratern zusammen, die sich mit innovativen Entwicklungen bestens auskennen. Auf diese Weise kann er mutige Projekte in die Wege leiten, um die digitale Transformation zu unterstützen. Allerdings scheitern solche Vorhaben oftmals – trotz tiefgreifender Investitionen und Bemühungen.

Veränderungen werden von Mitarbeitern üblicherweise nicht gerne gesehen, obwohl manche immerhin versuchen, sich damit zu arrangieren – zumindest am Anfang. Umso wichtiger ist es, dass eine Transformation gut geplant ist, und ein kleines Team kann dies kaum allein umsetzen. Werden Veränderungen von oben nach unten angeordnet, scheitern diese häufig an zwei entscheidenden Faktoren: einem Mangel an Mitspracherecht und daraus resultierend der fehlenden Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Letztlich gilt für die digitale Transformation: Kein Plan überlebt die erste Feindberührung. Ein nur zu wahres Sprichwort, denn die Umsetzung einer Strategie unterscheidet sich oftmals radikal von der ursprünglichen Planung. Selbst wenn es nur kleine, subtile Unterschiede gibt, sind gerade diese wichtiger als viele zunächst denken. Es geht nicht einfach darum, dass Mitarbeiter ihren Geschäftsalltag anders verrichten sollen. Nein, ihre Rolle muss sich ändern. Und das geht nur, wenn sie proaktiv in diese Transformation einbezogen werden.

Grundlagen einer digitalen Transformation

Demnach sollten Veränderungen besser von der Basis aus geschehen – von unten nach oben. Dieser Ansatz ist wichtig für eine erfolgreiche Veränderung. Das erhöht die Akzeptanz. Und tatsächliche Innovationen lassen sich nur einleiten, wenn die Mitarbeiter selbst mit anpacken, Probleme in Prozessen erkennen und Lösungen vorschlagen. Aus solchen Impulsen lässt sich viel einfacher das richtige Momentum für eine digitale Transformation erzeugen. Die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei jeder langfristigen und erfolgreichen Veränderung.

Sicherlich muss die Chefetage weiterhin steuernd eingreifen – je nach den Anforderungen und Strategien des Unternehmens. Doch es ist wichtig, auf die Details in der Umsetzung für den Geschäftsalltag zu achten, und hier ist die Meinung der Mitarbeiter entscheidend. Denn sie müssen letztlich mit den digitalisierten Prozessen jeden Tag arbeiten. Damit sie die organisatorischen Veränderungen mittragen, müssen sie aber auch am Entstehungsprozess mit teilhaben. Zudem ist es wichtig, genügend Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um die Einführung von Innovationen zu unterstützen. Und wenn jeder mitwirkt, steuert jeder seinen Teil bei.

Verantwortlichkeiten richtig verteilen

Allerdings sollten Unternehmen stets im Blick behalten: Alle Dinge sind Gift – wenn die Dosis nicht stimmt. Es macht keinen Sinn, einen dissonanten Chor aus Einzelstimmen zu fördern und sich in Details zu verlieren. Das kann schnell zu Chaos führen. Partizipation ist wichtig, ja, aber für eine erfolgreiche Transformation gehören vor allem drei weitere entscheidende Komponenten dazu: Kooperation, Koordination und Zusammenarbeit.

In einem vorherigen Artikel sprachen wir bereits von der „Ground Truth“ und diese heißt hier: Wenn es zu viele einzelne Meinungen gibt, ist es schwieriger, möglicherweise sogar unmöglich, in einen produktiven Dialog zu treten. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Mitarbeiter, Führungskräfte und andere Beteiligte ein Problem sehr gut erkennen und erklären können und vielleicht sogar die Ursachen optimal identifizieren. Doch letztlich weiß niemand von ihnen, wie es sich digital lösen lässt.

Alle müssen also an einem Strang ziehen: Die Mitarbeiter vor Ort kümmern sich idealerweise um das Was, die IT- und fachspezifischen Experten sowie der CTO um das Wie, und das Management um das Warum. Auf diese Weise lässt sich herausfinden: Welche Formen sollen die Lösungen annehmen? Wie lassen sie sich umsetzen? Und welche Technologien werden dafür benötigt? In Einzelfällen handelt es sich vielleicht um Lösungen, die einfach gekauft oder schnell neu aufgebaut werden können. Sicherlich wird es weiterhin eine Vielzahl individueller Projekte innerhalb dieser Transformation geben. Doch die wahre Kunst ist es, alles so zu optimieren und zu koordinieren, dass es zueinander passt, sich ergänzt und die Arbeitsumgebung im Idealfall verbessert.

Die Umsetzung ist der schwierigste Teil

Bis die digitale Transformation erfolgreich abgeschlossen ist, müssen zahlreiche Arbeiten erledigt und Anwendungen erstellt werden. Einige digitale Prozesse lassen sich abonnieren, andere extern entwickeln. Doch einen Großteil ihrer Prozesse müssen die Unternehmen selbst digitalisieren. Vielen gelingt dies bis zu einem gewissen Punkt. Wenn sie scheitern, dann an drei Elementen, deren korrekte Umsetzung nicht trivial, aber entscheidend für den Erfolg ist.

Konsistenz: Individuelle Digitalisierungen, die alle unterschiedlich aussehen und sich anders verhalten, mögen zwar vereinzelte Probleme lösen, aber sie tragen nicht zum Gesamtziel der Transformation bei. Auch einzelne Maßnahmen müssen stets im Einklang mit der Unternehmensstrategie sein. Neue Anwendungen sollten so bereitgestellt werden, dass sie sich für die User vertraut anfühlen. Nur dann lassen sich die Einführungszeit verkürzen und der Schulungsaufwand minimal halten. Dabei hilft eine konsistente digitale Sprache, die als gemeinsame Basis für das gesamte Unternehmen dient.

Governance: Sie ist einer der zentralen Gründe für einen koordinierten Ansatz. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten und sämtliche Bemühungen zu orchestrieren. Dabei geht es darum, bestimmte Aspekte einzuschränken, bewährte Verfahren sicherzustellen und erfolgreiche Konzepte wiederzuverwenden. Wichtig ist aber auch, gescheiterte Versuche zu analysieren und daraus Lehren für die nächsten Projekte zu ziehen. Zusätzlich müssen Unternehmen stets auf die Compliance achten und den Datenschutz ernst nehmen. Hierfür benötigen sie die richtigen Werkzeuge, Talente und Techniken.

Feedback: Kontinuierliche Innovation braucht fortwährende Beteiligung an der Transformation. Je stärker der Einzelne involviert ist, und je mehr Rückmeldungen er gibt, desto größer sind die Aussichten auf Erfolg. Regelmäßige Feedback-Schleifen sind daher unerlässlich, um die digitalen Prozesse zu optimieren und auch mit dem Wandel besser umzugehen. Das gelingt aber nur, wenn die Beteiligung der Mitarbeiter auch belohnt wird – durch schnelle Reaktionen auf dieses Feedback.

Fazit

Eine digitale Transformation ist ein organisatorischer Wandel. Daher ist es essenziell, dass alle – vom einfachen Mitarbeiter bis zur Unternehmensführung – ihren Teil dazu beitragen. Befehls- und Kontrollkonzepte von oben nach unten sind hier nicht passend genau wie Einzelgänge. Der gesunde Mittelweg verspricht am meisten Aussichten auf Erfolg. Unternehmen verfügen mit jedem Mitarbeiter über viel Know-how und Potenzial. Diese Ressourcen sollten sie nutzen, um erfolgreich bei einem so großen Projekt zu sein. Aber die Mitarbeiter müssen auch in die entsprechende Richtung gelenkt werden, um mit den Unternehmenszielen und -strategien übereinzustimmen.