Verschiedene Faktoren sind für den Mangel an Fachkräften verantwortlich. Dazu gehört einerseits der demografische Wandel. Infolge einer Welle von Pensionierungen verlassen immer mehr Mitarbeiter die öffentlichen Verwaltungen, deren Stellen neu besetzt werden müssen. Das sorgt für einen erheblichen Verlust an Wissen in den Behörden. Andererseits verschärfen der Wettbewerb um die besten Talente – sowohl mit der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Umfeld selbst – die Situation erheblich. Zusätzlich erschwert die niedrigere Vergütung im Vergleich zur freien Wirtschaft es den Recruitern, neue Bewerber für die Arbeit in Behörden zu begeistern. Das gilt ganz besonders für die öffentliche Verwaltung, die zurzeit einen umfassenden Transformationsprozess durchmacht. Viele Verwaltungseinrichtungen müssen Personalengpässe überwinden, um auch in Zukunft ihre Leistungen und Angebote für Bürgerinnen und Bürger zuverlässig und rechtssicher erbringen zu können.

Herausforderungen des Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung meistern 

Digitale Strukturen und die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben bieten sinnvolle und notwendige Lösungen zur Optimierung und Umstrukturierung der Verwaltungsabläufe. Sämtliche Bereiche des Lebens hat die Digitalisierung in den letzten Jahrzehnten bereits grundlegend verändert. Sie hat nicht nur die Kommunikation und die Bereitstellung von Informationen revolutioniert, sondern auch die Art und Weise, wie die Menschen arbeiten. Mit digitalen Technologien sind Behörden in der Lage, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen und die zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen optimal zu nutzen.

Neue digitale Tools und Lösungen tragen entscheidend dazu bei, zeitaufwendige Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu automatisieren. Das befreit die Beschäftigten von repetitiven Aufgaben, steigert ihre Produktivität und ermöglicht ihnen, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus können Behörden mit einer digitalen Arbeitsumgebung ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Neue Technologien ermöglichen flexibles Arbeiten an jedem Ort und verbessern so die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Zudem eröffnen digitale Wissensplattformen und Lernangebote ganz neue Möglichkeiten für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung. Auch damit kann die öffentliche Verwaltung bei jungen Fachkräften und Berufseinsteigern punkten.

Effiziente Ressourcennutzung in der öffentlichen Verwaltung  

Viele Verwaltungseinrichtungen betreiben heute komplexe, gewachsene IT-Infrastrukturen, die einen enormen Support-Aufwand erfordern. Den IT-Abteilungen fehlt der vollständige Überblick über ihre Assets und daher können sie Investitionen nicht bedarfsgerecht planen. Langwierige Genehmigungs-, Beschaffungs- und Implementierungsprozesse binden zusätzlich wertvolle Ressourcen. Auch beim Service-Management gibt es in vielen Einrichtungen noch großes Optimierungspotenzial: Support-Mitarbeiter kommen mit der Bearbeitung von Anfragen nicht hinterher, sodass Anwender viel zu lange auf eine Antwort warten müssen.

Enterprise-Service-Management-Lösungen (ESM) können hier Abhilfe schaffen – zum Beispiel durch Self-Service-Tools, mit denen Anwender viele Support-Anfragen selbst lösen können. Darin lassen sich IT- und Non-IT-Assets zentral verwalten, das Incident- und Problem-Management verbessern und auch komplexe Prozesse wie die Softwarebeschaffung weitgehend automatisieren. All dies führt zu schnelleren Reaktionszeiten, besserer Ressourcennutzung und mehr Transparenz.

Verwaltungseinrichtungen sehen mit den geeigneten Lösungen beispielsweise ganz genau, wie viele Softwarelizenzen sie tatsächlich nutzen – und welche sie künftig einsparen können. Derlei Prozesse können auch in anderen Abteilungen eingesetzt werden, um Routineaufgaben zu automatisieren. Zum Beispiel in der Personalabteilung einer Behörde: Vom Bewerbermanagement über Onboarding-Prozesse bis hin zur Personalentwicklung lassen sich viele Schritte durch digitale Workflows optimieren. So können neue Kollegen schnell und effizient integriert sowie eingearbeitet werden. Den Personalabteilungen bleibt dadurch mehr Zeit für strategische Planung und Betreuung der Belegschaft.

Digitale Prozesse mit hohem Schutz personenbezogener Daten

Bei der Integration von digitalen Lösungen spielen der Schutz sensibler Daten und die Gewährleistung der Integrität dieser Daten eine zentrale Rolle. Gerade im öffentlichen Sektor sind die hohen Anforderungen an die Informationssicherheit von übergeordneter Relevanz, da hier häufig mit personenbezogenen Daten der Bürgerinnen und Bürger gearbeitet wird. Deren Vertrauen in den Schutz ihrer Daten ist von essenzieller Bedeutung. Die eingesetzten Lösungen sollten daher hohe Anforderungen an Datensicherheit und Compliance sowie höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Indem Verwaltungsinstitutionen sie mit einer Endpoint-Data-Protection-Lösung kombinieren, verhindern sie unberechtigte Zugriffe auf die sensiblen Daten ihrer Nutzer.

Effektive Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor

Flexible Arbeitsmodelle und die Möglichkeit von Homeoffice gehören mittlerweile zu den Mindestanforderungen für Arbeitnehmer. Lösungen für digitale Workspaces schaffen die Grundstrukturen dafür und ermöglichen eine optimale Nutzererfahrung – von überall und mit jedem Endgerät. Damit eröffnet die Digitalisierung dem öffentlichen Sektor eine Vielzahl an Möglichkeiten, den Herausforderungen des Fachkräftemangels effektiv zu begegnen. Personalgewinnung und Verwaltungsdigitalisierung gehen dabei Hand in Hand.

Bei der Personalgewinnung werden Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse im öffentlichen Sektor meist noch als zu langwierig und bürokratisch empfunden. Bessere Einstellungsprozesse, die zu schnelleren Entscheidungen führen, und Automatisierung im Onboarding-Verfahren sind erste notwendige Schritte, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Von entscheidender Bedeutung ist auch eine schnellere Digitalisierung behördeninterner Prozesse. Diese müssen hinterfragt, verschlankt und im besten Fall End-to-End automatisiert werden. Bürgerinnen und Bürger sollten die wichtigsten Anträge medienbruchfrei und benutzerfreundlich über Self-Service-Portale im Sinne des Onlinezugangsgesetzes beantragen können.

Eines wird dennoch weiterhin eine Herausforderung bleiben: der Mangel an Fachkräften für die Betreuung der neuen digitalen Angebote im IT-Bereich. Auch hier kann die Digitalisierung Kernprozesse stark vereinfachen und dabei helfen, Personallücken zu kompensieren. Schlussendlich profitieren nicht nur der öffentliche Dienst und seine Beschäftigten von effektiven Lösungen, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger, die ihre Behördengänge wesentlich einfacher und digital erledigen können.