Dass die Digitalisierung von Gesellschaft und Wirtschaft, gravierende Veränderungen mit sich bringt ist nicht mehr zu übersehen. Immer mehr zeigt sich, dass diejenigen Unternehmen, die sich dem Wandel verweigern oder ihn nur langsam umsetzen, ins Hintertreffen geraten. Eine der Ursachen: Vielfach können Mitarbeiter mit der Dynamik des technologischen Fortschritts nicht mithalten. Die Einstellung eines Workplace Managers kann helfen, diese Hürde zu überwinden.

Aber warum fällt es Unternehmen oder deren Angestellten überhaupt so schwer, mit der Digitalisierung Schritt zu halten? Weil es, im Gegensatz zu früheren Technologie-Trends, heute darum geht, gewohnte Arbeitsweisen und Prozesse zu verändern – eine wesentlich komplexere Herausforderung, als die reine Handhabung einer einzelnen Soft- oder Hardware-Neuerung. Im Grunde ist moderne Technologie nur Mittel zum Zweck und soll Unternehmen dabei unterstützen, dass deren Mitarbeiter bestmögliche Leistung erbringen können.

Wie „ticken“ Mitarbeiter?

Für die IT-Verantwortlichen eines Unternehmens bedeutet das, dass es ihnen gelingen muss, den Anwendern nicht nur die Vorteile der Digitalisierung nahezubringen, sondern sie auch positiv zu stimmen – bestenfalls zu begeistern. Das kann aber nur gelingen, wenn die IT weiß, wie die Mitarbeiter „ticken“, welche Bedürfnisse, Probleme oder Vorbehalte sie haben. Es geht also darum, eine Brücke zu schlagen zwischen der Notwendigkeit der Digitalisierung auf der einen und der Akzeptanz neuer Technologien durch die Mitarbeiter auf der anderen Seite. Um diese beiden Welten miteinander zu verbinden, bedarf es eines großen Maßes an Fachwissen, aber auch an Fingerspitzengefühl.

Ziel ist es, die weitreichenden Möglichkeiten der Technik mit den Geschäftsmodellen der Unternehmen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Wichtig ist dabei der Perspektivwechsel: Führungskräfte dürfen nicht den Fehler begehen, den Mitarbeitern von „oben herab“ etwas vorzugeben, sondern sollten sich bemühen, die Anwender bestmöglich einzubeziehen. Das hört sich leichter an, als es ist. Der zwischenmenschliche Faktor darf bei allem nicht unterschätzt werden. Wenn es gelingt die Anwender zu überzeugen und sie hundertprozentig hinter die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens zu bringen, ist die größte Hürde genommen.

Das richtige Händchen haben

Hierbei kann integratives Workplace Management helfen. Dabei geht es darum, ein Konzept zu entwickeln, das jeden einzelnen Mitarbeiter bestmöglich in seiner Arbeit unterstützt, unabhängig davon ob dieser technik-affin oder eher konservativ ist. Schließlich kann sich jeder vorstellen, dass sich ein eher zurückhaltender Mitarbeiter von komplexerer Technik überfordert fühlt, wogegen sich technik-affine Kollegen vielleicht ausbremst fühlen, wenn man ihnen Neuerungen vorenthält.

Damit das alles mit Maß und Ziel erfolgt, bedienen sich manche Unternehmen eines sogenannten Workplace Managers. Dieser hat die Aufgabe, die verschiedenen Anforderungen zwischen Technik, Mitarbeitern und Geschäftsführung so mit einander in Einklang zu bringen, dass für alle eine Win-Win-Situation entsteht.

Digitalisierung auf Augenhöhe

Zu den Aufgaben eines Workplace Managers gehört es, IT-Verantwortliche und Anwender gleichermaßen zu sensibilisieren. Er muss gut zuhören und zwischen den verschiedenen Bereichen vermitteln können. Ferner benötigt er kommunikatives Geschick, aber auch grundlegendes IT-Knowhow sowie ein weitreichendes, betriebswirtschaftliches Wissen, schließlich ist er derjenige, der in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern die theoretische Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens mit Leben füllt. Deshalb ist es unerlässlich, dass der Workplace Manager eine Strategie nicht nur versteht, sondern sie auch verinnerlicht. Nur dann ist er in der Lage, die Anwender „abzuholen“ und in den Digitalisierungsprozess einzubinden.

Investition in die Zukunft

Die Anstellung eines Workplace Managers ist eine Investition in Zukunft. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von diesem Fachmann, denn er verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen, sondern hat auch ansonsten „harmonisierende Wirkung“. Man hört immer wieder, dass sich seit der Anstellung eines Workplace Managers das Verständnis und der Respekt untereinander wesentlich verbessert haben. Ausschlaggebend ist sicherlich, dass sich vor allem die Anwender mehr geschätzt fühlen, weil ihnen Seitens des Unternehmens in Person des Workplace Managers mehr Gehör geschenkt wird.

So lassen sich die Herausforderungen der Digitalisierung besser in den Griff bekommen und der Wandel der Prozesse unproblematischer umsetzen. Unternehmen, die mit der Digitalisierung hadern kann man nur empfehlen, über die Anstellung eines Workplace Managers nachzudenken, denn sind erst einmal Ängste und Vorurteile abgebaut, können neue Ideen entstehen. Ein guter Boden für neue, erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.