Wenn die Mitarbeiter fehlen: Unternehmen zwischen Zukunftsangst und Zugzwang

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HR-Prozesse durch Human Ressource
 / 14. January. 2019

Fachkräftemangel: Dauerthema und Dauersorge bei Unternehmen, vor allem wenn es um Arbeitsplätze im MINT-Bereich (Abkürzung für Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik) geht. Die Konjunktur boomt. Laut dem MINT-Frühjahrsreport 2018[1] blieben rund 490.000 Stellen im MINT-Bereich unbesetzt. Wie soll eine Firma wachsen, wenn es an Mitarbeitern fehlt? Wenn Stellen nicht schnell genug (nach-)besetzt werden, bremst das Unternehmen aus. Es scheitert an der Menge talentierter Kandidaten, ihren Qualifikationen oder den Gehaltsvorstellungen.

Unternehmen müssen sich umstellen

Alles wird digitaler – und somit schneller und agiler. Das bedeutet für Unternehmen: Um im Kampf um MINT-Talente bestehen zu können, müssen sie sich anpassen. In der Theorie macht das Sinn, aber in der Praxis nutzen Unternehmen noch nicht das volle Potenzial von digitalen Hilfsmitteln. Hier sind Personaler und Führungskräfte in der Verantwortung, digitale Prozesse und Strukturen zu schaffen, um Unternehmen flexibler zu machen. Denn digitales Denken und Agilität entscheiden im Endeffekt über den Wachstumserfolg eines Unternehmens.

Digitale Kandidatensuche bereits in vollem Gang

Laut einer Studie von monster.de[2] finden drei Viertel aller befragten Unternehmen die Digitalisierung im Personalwesen gut. Das zeigt sich vor allem bei der Kandidatenakquise in den Bereichen Stellenanzeigen schalten, Active Sourcing oder Employer Branding. Unternehmen bewegen sich zunehmend online: ob auf Social Media, Nischen-Plattformen wie www.stackoverflow.com oder www.honeypot.io oder der eigenen Karriereseite. Nur 3 Prozent von ihnen[3] bevorzugen eine Bewerbung über den Postweg. Die meisten präferieren Bewerbungen über ein Online-Formular/Karrierewebsite (55 %) oder E-Mail (42 %).

Dies deckt sich mit den Erwartungen des gefragten Nachwuchses. Denn der ist digital und bewegt sich auch digital. Auf dem klassischen Weg über Post wollen sich die Digital Natives nicht mehr bewerben. Ihre Erwartungen sind andere und dementsprechend muss sich auch das Recruiting anpassen.

Active Sourcing ist eines der effektivsten Recruiting-Maßnahmen

Apropos Erwartungen: Vor allem bei MINT-Berufen ist es mittlerweile gang und gäbe, die Kandidaten aktiv auf sozialen (Business-)Plattformen wie XING und LinkedIn anzusprechen. Jede fünfte IT-Stelle[2] wird mittlerweile über das Active Sourcing besetzt. Wen wundert’s: Hier tummeln sich aktiv suchende oder wechselwillige Kandidaten, die besonders empfänglich für einen Jobwechsel sind. Auf der anderen Seite sehen Recruiter und Personaler direkt, wer sich bezüglich Anforderungen am besten für die Position eignet.

Auf der Plattform “Experteer” sehen Personaler zum Beispiel, wie lange Mitarbeiter in einem Unternehmen bleiben – im Vergleich zur Branche oder zu anderen Firmen. So können sie leichter identifizieren, wer wechselwillig ist und wer nicht.

Voll digitalisiert ist das Recruiting allerdings nicht

Technologien wie die One-Click-Bewerbung, Künstliche Intelligenz im Auswahlverfahren oder das Mobile Recruiting werden noch vernachlässigt. Hier gibt es definitiv Nachholbedarf. Vor allem im Mobile Recruiting steckt Potenzial[2]. Im IT-Bereich sagen 9 von 10 Bewerber, dass Mobile Recruiting einen hohen Stellenwert hat. Bei IT-Unternehmen sind es knapp 68 Prozent. Die zunehmende Nutzung von mobilen Endgeräten hat also definitiv Einfluss auf das Suchverhalten nach einem Job.

Im Bewerbermanagement hinken Unternehmen noch hinterher

Beim Thema Bewerberauswahl und -verwaltung haben sich digitale Technologien noch nicht durchgesetzt, obwohl sie Personaler dabei unterstützen, agiler in ihren Entscheidungen zu sein. In der Studie “Woran scheitern Einstellungen?” von Bitkom[4] Research und Personio ist herausgekommen, dass Unternehmen schneller bei Bewerbungsprozessen sein müssen. Denn wenn Bewerber noch während des Bewerbungsprozesses absagen, tun 95 Prozent von ihnen dies, weil sie in der Zwischenzeit eine andere Stelle gefunden haben.

Unternehmen verschenken Potenzial im Bewerbermanagement

Momentan nutzen lediglich sechs von zehn Unternehmen Bewerbermanagement-Software. Vor dem Hintergrund, dass das schnellere Unternehmen erfolgreicher rekrutiert, ist diese Zahl beschwichtigend. Von denen, die eine Software nutzen, tun dies fast alle (99 %), um Bewerberdaten sowie -informationen zu verwalten und um Antworten automatisiert zu verschicken (85 %).

Aber auch bei der Nutzung einer Bewerbermanagement-Software gibt es noch verschenktes Potenzial. Nur die Hälfte der Unternehmen, bei der eine Software im Einsatz ist, nutzt diese für den Aufbau eines Talent Pools, obwohl dieser für das Active Sourcing am meisten Erfolg verspricht. Zur Erinnerung: Jede fünfte Stelle im IT-Bereich wird über das Active Sourcing besetzt. Es lohnt sich also.

Digitales Recruiting erweitert Kandidatenradius

Erst durch digitale Technologien und Prozesse ist es möglich, auch Mitarbeiter außerhalb des DACH-Raums zu rekrutieren. Das fängt bei der Ansprache auf LinkedIn an, geht über  Erstinterviews per Videotelefonie und hört erst mit dem unterschriebenen Vertrag auf.

Laut dem MINT-Frühjahrsreport 2018[1] gibt es in Deutschland momentan 490.000 unbesetzte Stellen im MINT-Bereich. Selbst wenn alle Arbeitslosen mit MINT-Hintergrund eine Stelle hätten, gäbe es immer noch eine Differenz von 314.000 offenen Arbeitsplätzen. Es reicht also nicht mehr aus, nur im Inland zu rekrutieren.

Zum Beispiel kommen bei Personio fast alle Entwickler aus dem Ausland. Allein in 2018 haben wir 18 neue Entwickler, die wir aus dem Ausland rekrutiert haben, eingestellt. Das sogenannte “Relocation[5]” gehört mittlerweile zu den erfolgreichsten Maßnahmen, um dem Fachkräftemangel im MINT-Bereich zu begegnen. Unternehmen rekrutieren Talente aus dem Ausland und unterstützen sie bei allen administrativen Belangen rund um den Umzug.

Unternehmen sehen im Employer Branding großes Potenzial

Ein Gedankenspiel: Sie sehen zwei ähnliche Stellenangebote und informieren sich auf Social Media über den Arbeitgeber. Der erste versteht es, regelmäßig Stellenanzeigen zu veröffentlichen, ohne zusätzlichen Text. Das war’s. Der zweite veröffentlicht fast täglich Einblicke ins Unternehmen und lässt seine Follower am Unternehmensgeschehen teilhaben. Welcher Arbeitgeber wäre für Sie attraktiver?

Bewerber informieren sich im Vorfeld über ihren potenziellen Arbeitgeber.

Zwei Drittel tun das auf Social Media[2] und knapp zwei Drittel wollen authentische Einblicke[6] vom Arbeitgeber in spe sehen. An diesem Punkt gilt es für Unternehmen aktiv zu werden. Denn bereits hier kann die Entscheidung fallen, ob ein Bewerber bei Ihnen arbeiten möchte oder nicht. Das sehen drei Viertel der befragten Unternehmen genauso.

Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial von Employer Branding. Doch im Schnitt geben sie sich für die Umsetzung nur die Note 4+[7]. Fehlende Budgets, keine Ressourcen und keine klare Strategie sind die häufigsten Ursachen dafür. Denn: Hier und da schöne Bilder veröffentlichen und einen kurzen Text dazu reicht nicht. Erst mit einer Strategie, die das gesamte Unternehmen involviert, kommen die positiven Effekte.

Auf diese Aspekte kommt es beim Employer Branding an:

Differenzieren Sie sich von anderen Unternehmen. Meistens sieht man die immer gleiche Bildsprache und dieselbe Art von Zitaten. Da geht man leicht in der Masse unter.

Employer Branding ist ein Prozess – kein Projekt. Eine Brand aufzubauen, dauert. Mit einem Imagevideo, ein paar Anzeigen und Posts ist das Employer Branding deswegen nicht abgeschlossen.

Schaffen Sie eine Arbeitgebermarke, die authentisch ist. Was Sie nach außen kommunizieren, muss auch nach innen gelebt werden. Es ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die zählt. Sonst kommt bei Neueinstellungen schnell die Enttäuschung – und die Kündigung.

Authentisch werden Sie, indem alle Mitarbeiter Ihre Unternehmensgeschichte erzählen. Involvieren Sie Ihre Kollegen ins Employer Branding, denn die bringen noch einmal eine ganz andere – authentische – Perspektive rein. Dies kann zum Beispiel über externe Artikel, Konferenzen oder Social Media passieren.

Unter dem Motto “Inside Personio” gewährt zum Beispiel Personio auf der Blogging-Plattform Medium[8] sowie auf Instagram[9] (neben den Klassikern Facebook, Twitter und LinkedIn bzw. Xing) Einblick in die Kultur und das Tagesgeschäft.

Über das Gemeinschaftsgefühl Mitarbeiter halten

Wer Mitarbeiter bindet, muss gar nicht erst suchen. Bis 2020 steht laut einer Studie des Manager Magazins[10] bei 40 Prozent der Unternehmen die Mitarbeiterbindung ganz oben, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Sie binden Mitarbeiter, indem Sie Ihre Zufriedenheit sicherstellen.

Wie stellen Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit sicher?

Eine repräsentative IT-Recruiting-Studie von karriere.blog[11] hat herausgefunden, dass sich IT-Fachkräfte Gehalt, interessante Aufgaben, modernes Equipment und Büro sowie flexible Arbeitszeiten wünschen.

Auf der anderen Seite sehen Unternehmen ein gutes Betriebsklima, flexiblere Arbeitszeiten, marktgerechte Entlohnung und – zum ersten Mal in der Liste – die Förderung von Beschäftigungsfähigkeit ganz oben, so eine Studie der Hays PLC[12]. Das lässt rosige Aussichten zu, denn die Mitarbeiter- und Arbeitgeberperspektive decken sich in vielen Fällen.

Was nicht außer Acht gelassen werden darf, ist die emotionale Bindung. Dafür brauchen Mitarbeiter das Gefühl, zu einer Gemeinschaft zu gehören – sie müssen sich mit dem Unternehmen identifizieren können. Für Unternehmen bedeutet das: soziale Integration schaffen und Mitarbeiter rekrutieren, die zum Unternehmen und seiner Kultur passen. Kurzum: Der Cultural Fit muss von Anfang stimmen. Dafür sollten Unternehmen einen Bewerbungsprozess definieren, der den Cultural Fit prüft. Die Ergebnisse fließen in die finale Einstellungsentscheidung mit ein.

Wie können digitale Technologien unterstützen?

Viel zu oft beobachten wir noch, dass Personaler mit veralteten Anwendungen arbeiten müssen, was die Prozesse im ganzen Unternehmen verlangsamt. Das steht im Paradoxon zu agilen Unternehmen und der Unternehmensentwicklung, die von der Personalabteilung verlangt wird.

In der Studie “Rethinking HR” von The Boston Consulting Group (BCG)[13] sagen Personalentscheider, das eine „stärkere Digitalisierung und Automatisierung der Personalverwaltung“ zukünftig in ihren Fokus rücken wird. Diese stellen sicher, dass Personaler mehr Zeit für Themen wie Mitarbeiterzufriedenheit haben.

Die Digitalisierung von Personalprozessen hat aber auch unmittelbare Auswirkungen auf die Mitarbeiter selbst, zum Beispiel:

Wertschätzung und soziale Integration beginnt bereits beim Onboarding: Mit einem strukturierten softwaregestützten Onboarding-Prozess stellen Personaler sicher, dass Mitarbeiter ein herzlicher Empfang erwartet und sämtliches Equipment einsatzbereit ist. So sind Mitarbeiter produktiv ab Tag eins.

Eine attraktive Arbeitskultur: Mit HR Software verkürzen sich Prozesse wie die Urlaubsbeantragung. Das nimmt die Komplexität aus administrativen Prozessen, damit Ihre Mitarbeiter sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Mit Tools wie Wellbeing Warrior werden Mitarbeitern per Zufall Kollegen für einen gemeinsamen Lunch empfohlen. Das stärkt die soziale Integration im Unternehmen. Ein internes Kommunikationstool wie Slack verkürzt Kommunikationswege, schafft mehr Transparenz und ermöglicht schnelles Feedback zu Projekten.

Talente ausbilden und im Unternehmen halten

Eine der Top-Maßnahmen, die Unternehmen im Kampf um die besten Mitarbeiter sehen, ist die Aus- und Weiterbildung[10]. Denn es muss nicht immer gleich der Experte sein. Unternehmen wie die Euro Engineering AG bilden Mitarbeiter in spe im eigenen Haus aus. Dies läuft entweder über berufsbegleitende Studiengänge, Ausbildungen, gemeinsame Abschlussarbeiten oder Praktika/Werkstudententätigkeiten.

Dieser Schachzug hat einen großen Vorteil: Sie kommen mit den jungen Talenten in einer sehr frühen Phase ihrer Ausbildung in Kontakt und haben große Chancen, diese Personengruppe auch nach der Ausbildung zu halten. Außerdem können Sie die Mitarbeiter nach Ihren Wünschen ausbilden und so für die Position optimal vorbereiten.

Die Digitalisierung wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Mitarbeiter müssen nicht nur neue Technologien erlernen. Ihr Aufgabenbereich kann auch beeinflusst werden. Personaler müssen gemeinsam mit Führungskräften schauen, welche Entwicklungspotenziale in jeder Position stecken und in welche Richtung ihre Mitarbeiter weitergebildet werden müssen. Dies deckt auch den häufigen Wunsch von Mitarbeitern nach Entwicklungsmöglichkeiten, die im Endeffekt einen großen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung leisten.

[1] https://www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/res/MINT-Fruehjahrsreport_2018.pdf/$file/MINT-Fruehjahrsreport_2018.pdf

[2] https://arbeitgeber.monster.de/recruiting/studien.aspx

[3] https://www.staufenbiel.de/fileadmin/fm-dam/PDF/Studien/RecruitingTrends_2017.pdf

[4] https://www.personio.de/hr-wissen/downloads/studie-woran-scheitern-einstellungen/

[5] https://www.personio.de/blog/relocation/

[6] http://magazin.quayou.de/management-kmu/personalmarketing/social-recruiting-studie-trends-2017/

[7] https://arbeitgeber.monster.de/hr/personal-tipps/rekrutierung-verguetung/rekrutierung/monster-recruitingtrends-2018.aspx

[8] https://medium.com/inside-personio

[9] https://www.instagram.com/inside.personio/

[10] http://www.manager-magazin.de/fotostrecke/fotostrecke-62486-10.html

[11] https://www.karriere.at/blog/recruiting-developer.html

[12] https://www.hays.de/documents/10192/118775/hays-studie-hr-report-2018.pdf/243a467e-bc39-6b0a-3ac1-95c5f9bd43bc

[13] https://www.bpm.de/sites/default/files/rethinking_hr.pdf

Der Autor: Hanno Renner ist Mitgründer und Geschäftsführer der Personio GmbH, die eine Software für Personalverwaltung und Bewerbermanagement entwickelt und vertreibt. Bereits seit 2015 kümmert er sich mit seinem Team um die Digitalisierung von Personalabteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen.

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