Prozess-Automatisierung reduziert Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit – Ganzheitliches IT-Management sorgt für optimierte HR-Prozesse und abteilungsübergreifende Erfolge

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 / 14. January. 2019

Der Druck, dem Unternehmen heute ausgesetzt sind, nimmt täglich zu. Daran hat auch die zunehmend schwierige Aufgabe, neue und vor allem die richtigen Mitarbeiter zu finden, ihren Anteil. Damit sich die Verantwortlichen in den HR-Abteilungen dieser Herausforderung intensiver widmen können, benötigen sie Zeit. Diese wiederum können sie sich nur „freischaufeln“, indem sie bestehende Prozesse standardisieren und im zweiten Schritt automatisieren. Ein international führender Hamburger Chemie-Mischkonzern ist genau diesen Weg gegangen und kann erste Erfolge verbuchen.

Mit mehr als 100 Niederlassungen, Verkaufsbüros und Beteiligungen in über 30 Ländern zählt dieses Unternehmen zu den größten Chemie-Marketingunternehmen der Welt. Der Mischkonzern tritt in den Bereichen Chemie, Pflanzenschutz, Pharmazie sowie Düngemittel als Händler auf und konzentriert sich vor allem auf den Vertrieb von Feedstocks und Derivatives, Pflanzenschutzmitteln, pharmazeutischen Wirkstoffen sowie Arzneimitteln, Medizinprodukten und Düngemitteln.

Dass in einem Großunternehmen mit über 1.500 Angestellten das Kommen und Gehen von Mitarbeitern, sowie deren Wechsel und Veränderungen innerhalb des Unternehmens an der Tagesordnung sind, versteht sich von selbst. Bis ins Jahr 2015 handhabte die Personalabteilung des Konzerns alle sich daraus ergebenden Aufgaben manuell. Doch dass ein solcher Workflow für einen Konzern dieser Größenordnung auf Dauer nicht zielführend sein konnte, war klar. Aufgrund der Tatsache, dass es sich bei diesen Prozessen zudem nicht um Abläufe handelte, von denen allein die HR-Abteilung betreffen war, sondern in die in der Regel weitere Abteilungen involviert waren, machte den manuellen und wenig transparenten Vorgang nur noch fehleranfälliger und erhöhte den Leidensdruck.

Prozesssteuerung auf Zuruf

„Bei Neueinstellungen konnten es bis zu 45 einzelne Aufgaben sein, deren Umsetzung die HR-Abteilung mit anderen Fachbereichen koordinieren musste“, erinnert sich der Leiter des Service Desk Departments. „Im Bedarfsfall wurde per Mail, Zettel oder auf Zuruf kommuniziert und vor allem das gegenseitige Abwarten bis eine Aufgabe erledigt war, nahm viel Zeit in Anspruch. Das hatte natürlich zur Folge, dass die darauffolgende Aktivität oft nur erst verspätet gestartet werden konnten.“

Dieser Umstand sorgte nicht nur für Unmut, Fehler und Missverständnisse, sondern vor allem dafür, dass Termine nicht gehalten werden konnten. Das wiederum führte beispielsweise dazu, dass beim Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters dessen Arbeitsplatz noch nicht ausgestattet, die notwendigen Papiere nicht vorbereitet oder der Computer nicht verfügbar waren. Das ein solcher Fauxpas kein gutes Licht auf das Unternehmen wirft und auch einen neuen Mitarbeiter eher demotiviert, war den Verantwortlichen zwar klar – aber sie hatten keine Lösung vor Augen. Der Impuls kam schließlich aus der IT-Abteilung, die vorschlug, den gesamten HR-Prozess zu standardisieren und dann eine Softwareplattform einzuführen, mit der sich der gesamte Mitarbeiter-An- und Ausstellungsprozess übersichtlich, zuverlässig und schnell steuert lässt.

Weniger Aufwand: 4 Stunden statt 4 Tage

Gemeinsam analysierten deshalb die IT-Abteilung des Konzerns, Vertreter des IT Beratungsunternehmens TAP.DE Solutions, Mitarbeiter der HR-Abteilung sowie des Facility Managements die bestehenden Prozesse. Das Ergebnis war erschreckend, denn man stellte fest, dass ein großer Teil der Aufgaben individuell „aus dem Kopf der Personaler“ heraus abgewickelt und nur unvollständig dokumentiert wurde. Spätestens jetzt war allen klar, dass sich nicht nur strukturell, sondern auch hinsichtlich des Wissensmanagements, etwas ändern musste.

Also wurden alle zentralen HR-Prozesse, die den Ein- und Austritt eines Mitarbeiters sowie dessen zwischenzeitliche Veränderung innerhalb des Unternehmens betrafen, erfasst und abgebildet, um im Anschluss, die einzelnen Prozesseschritte und die damit verbundenen Aufgaben in die zentrale Softwarelösung, den Matrix42 Service Catalog, zu überführen.

Dieser Service Catalog funktioniert im Prinzip wie ein Onlineshop – sprich die HR-Abteilung kann hierüber Services und Produkte „shoppen“ – vom physischen Arbeitsplatz über die Software und die Zugangsberechtigungen bis hin zum Firmenwagen. Über eine Schnittstelle wurde das System zudem an die bestehende Personalmanagementlösung des Konzerns angebunden, so dass Informationen und Daten automatisch ausgetauscht werden können. „So haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Zum einen hatten wir keine redundanten Daten und zum anderen dauern die Prozesse seitdem statt 4 Tagen nur noch 4 Stunden“, erinnert sich der Projektverantwortliche. Der Grund: Die verschiedenen Prozesse, etwa die Neuanstellung eines Mitarbeiters in einer bestimmten Abteilung, können jetzt von der HR-Abteilung als Service über den Service Catalog gebucht werden. Mit dieser Buchung werden im Hintergrund automatisch die dazugehörigen Aufgaben ausgelöst und umgesetzt, etwa die Bereitstellung von PC, Arbeitsplatz, Firmenwagen, Kantinenkarte etc.

Darüber hinaus wurde eine Vollautomatisierung in Bezug auf die Anlage des Active-Directory-Benutzerkontos sowie eines Office365 Mailaccounts implementiert, so dass nicht nur die Accounts der neuen Mitarbeiter aufgrund eines ausgearbeiteten Organisations- und Funktionskonzepts automatisch den dazugehörigen Standard AD-Gruppen zugeordnet werden, sondern auch beim internen Mitarbeiterwechsel automatisch Standardberechtigungen entfernt und hinzugefügt wurden.

HR-Management-Kür

Mittlerweile können sogar Plätze im hauseigenen Kindergarten über das System gebucht werden. Neben vielen anderen für die Personalabteilung wichtigen Aspekten, habe man auch die Verfügbarkeit von Kindergartenplätzen in den Service Catalog eingepflegt, heißt es. So können Angestellte oder neue Mitarbeiter inzwischen über die HR-Abteilung sogar einen firmeneigenen Kitaplatz für ihr Kind anfragen und auch die Beantragung von Firmenparkplätzen erfolgt bei Neuanstellungen oder Wechseln direkt im System. Das Unternehmen verfügt zudem über eine weitere Besonderheit: die Workplace-Abteilung. Diese ist für die Standardisierung der IT-Arbeitsmittel zuständig und stellt sicher, dass die Angestellten das bestmögliche IT-Equipment haben. Die Workplace-Abteilung sorgt dafür, dass ein Austausch bzgl. der Bedürfnisse, Anregungen und Wünsche der Mitarbeiter mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens stattfindet. Ziel ist es, dass sich die Angestellten wohl und wertgeschätzt fühlen und die von ihnen erwartete Leistung deshalb gerne erbringen.

HR-Prozesse transparent abbilden

Der Konzern, seine IT und dessen Personalarbeit sind in vielerlei Hinsicht vorbildlich. So passt auch die hochgradige Automatisierung der HR-Prozesse mittels des Matrix42 IT Service Catalogs ins Bild, beispielweise der digitale Onboarding-Prozess. Über 420 Veränderungen an Mitarbeitern wickelt das Unternehmen innerhalb eines Quartals ab – inkl. einem Bestellvolumen von knapp 1.400 Services. „Da wir die entsprechenden Hierarchien im System hinterlegt haben, ist auch automatisch immer die korrekte Freigabe gewährleistet – egal ob es sich um eine Smartphone-Bestellung, den Firmenwagen oder das Update einer Softwarelösung handelt“, sagt der verantwortliche Leiter des Service Desk Departements. Durch die Automatisierung sinke die Fehleranfälligkeit, Redundanzen würden vermieden, die Abwicklung sei schneller und die Transparenz größer geworden, ergänzt der IT-Spezialist. So erhöhe die Digitalisierung dieses zentralen HR-Prozesses nicht nur die Qualität innerhalb der HR-Abteilung und der IT, sondern trage darüber hinaus zur Qualitätssicherung und Wertschöpfung des Unternehmens bei. Positiver Nebeneffekt: Dank der mutigen Digitalisierung in der HR ist das Unternehmen für weiteres Wachstum bestens gerüstet.

Der Autor: Michael Krause ist Gründer und Geschäftsführer des IT-Dienstleisters TAP.DE Solutions. Seit über 10 Jahren setzen namhafte Unternehmen in den Bereichen Workplace, Process Consulting, Data Protection und Compliance bereits auf die Expertise von Michael Krause und seines Teams.

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